転職の電話対応を徹底解説｜かけ方・受け方、シーン別の例文を紹介

転職活動では、企業と電話でやり取りすることもあります。
失礼のない電話対応ができるよう、どのようなマナーがあるのか事前に確認しておきましょう。

本記事では、転職活動における電話対応の基本を解説します。
かけるとき、受けるとき、折り返すときなど、シーン別の例文も紹介しているので、転職活動中の方は参考にしてください。

転職活動の電話対応で気をつけたいマナー

転職活動では、電話の対応によって採用担当者に与える印象が変わります。
まずは、電話対応で気をつけるべきマナーをチェックしておきましょう。

連絡のとりやすい時間帯・連絡方法を伝えておく

電話に出やすい時間は、あらかじめ具体的に伝えておきましょう。

働きながら転職活動をしていると、仕事中はなかなか電話に出られないものです。
しかし、かかってきた電話を取れないことが続くと、応募した企業の採用担当社に余計な手間をかけさせてしまいます。

このような事態を防ぐために、「18時以降は電話に出られます」など、連絡を取りやすい時間や方法をあらかじめ伝えておきましょう。

勤務中にかかってきたら折り返す旨を伝える

勤務中や移動中など、長く会話をしたり、メモを取ることが難しい場面では、一旦電話を取り、後ほど折り返す旨とその時間を伝えましょう。
折り返しのタイミングについては、先方の都合に配慮し、その時間で問題ないか確認を取ってください。

たとえば「ただいま移動中のため、あらためてこちらからご連絡いたします。14時以降でご都合の良い時間はございますでしょうか」といった内容です。

企業情報を確認しておく

選考を受けている企業の電話番号や、採用担当者の名前など、基本的な情報はおさえておきましょう。

自分から企業にかける場合は、企業情報を事前にチェックしておくことが大切です。
担当者の部署や名前を確認してからかけると、スムーズにつながります。

また、電話がかかってくる場合に備え、選考中企業の電話番号を登録しておくことがおすすめです。
誰だかわからない状態で出ると、すぐ話の内容に入れず、失礼な対応をしてしまうかもしれません。

用件を事前準備しておく

電話対応中にもたつかないよう、話す内容を準備しておくことが必須です。

自分からかけるときや、かかってくることがあらかじめわかっている場合は、話す内容を事前にまとめて整理しておきましょう。
また、電話をしながらメモをとれるように、手帳や筆記用具を準備することも大切です。

さらに、選考中の電話では、面接日程の調整をすることもあるため、スケジュール帳の用意も欠かせません。
すぐ対応ができるようスケジュール帳を手元に置き、自分の予定をチェックできるようにしておきましょう。

相手の営業時間内に、静かな場所で電話する

電話をかける時間にも気をつけましょう。
平日の10時〜16時頃で、休憩を外した時間が一般的です。

始業後すぐや、休憩時間、終業直前といったタイミングは避けましょう。
忙しい時間である可能性が高く、負担をかけてしまいます。

また、電話のときは静かな場所で話すことがマナーです。
雑音が多いと会話がしにくいだけでなく、聞き間違いの原因にもなってしまいます。
騒音がある場所にいるタイミングで電話がかかってきたら、静かな場所に移動しましょう。

聞き取れなかったら正直に伝える

電話が聞き取りにくいときは、以下のようにクッション言葉を使い、正直に伝えましょう。

「申し訳ございません。お電話が遠いようですので、もう一度よろしいでしょうか」
「申し訳ございません。電波状況が悪いようですので、もう一度よろしいでしょうか」

相手の声量や電波状況によって、電話の内容が聞き取れないケースは少なくありません。
しかし、聞こえているフリをすると重要なことを聞き逃してしまい、面接日程を間違えたり、持ち物を忘れたりするなど、相手に迷惑をかける結果を招く原因になります。

聞こえない場合も慌てず正直に伝えて、言い直してもらうようにお願いしましょう。

転職の電話の例文・ポイント｜自分からかけるとき

自分から企業に電話をする際の、一般的なかけ方の例文とポイントを紹介します。
応募や面接日程に関する連絡など、さまざまなシーンの参考にしてください。

1.あいさつ

まずは「お忙しいところ恐れ入ります、○○と申します」と、名乗って挨拶をしましょう。

このとき、「営業職に応募しております○○です」や「求人に応募したくお電話いたしました」など、用件を端的に伝えるとスムーズです。

また、電話をかけるときは5～6コール程度にしておくことがマナーです。
長時間鳴らしすぎると迷惑にあたります。

2.担当者につないでもらう

「人事部人事課の△△様いらっしゃいますでしょうか」と、相手の所属を伝えてつないでもらいます。
担当者名がわからない場合は、「採用ご担当者様」や「人事ご担当者様」といった言い方をしましょう。

3.用件を伝える

まずは「◯◯様でいらっしゃいますね」と確認し、あらためて名前を名乗ります。
そのうえで、「○○の件でご連絡いたしました」と用件を端的に伝えることがポイントです。

このとき「今お時間よろしかったでしょうか」と、相手の都合を確認してから話始めましょう。

なお、担当者につながらなかった場合の例文は、後述の「【シーン別】転職の電話対応の例文」で紹介します。

4.内容を確認する

相手の返答を聞きながら、大事な内容は「○○でよろしかったでしょうか」「○○ということですね」など、復唱しながら話すことが大切です。

電話をしながらメモを取り、大事なポイントは口に出して確認することで、間違いを防ぐと同時に丁寧な印象を与えられます。

5.あいさつして電話を切る

「お忙しいなかご対応いただきまして、ありがとうございます。失礼いたします」と、お礼をいってから電話を切りましょう。
用件が終わったからといって、すぐに切ってはいけません。

また、転職活動における電話は、企業側が電話を切ったことを確認できてから切ることがマナーです。
一般的にはかけた側から切ることが常識ですが、転職活動中は先に切ると相手に失礼な印象を与える恐れがあります。

転職の電話のポイント｜折り返しかけるとき

折り返しの電話は、当日中かけることを心がけましょう。

「またかけます」と留守電に入っていても、再度かかってくるのを待っているだけではいけません。
社交辞令でいっており忘れているケースもあるため、転職の電話に気付いたら、失礼にあたらない時間かを確認してすぐに自分から折り返すことが基本です。

留守電が入っている場合は、相手の名前と用件を確認しておきましょう。
折り返す際にその旨を伝えると、会話がスムーズに進みます。

また、「お電話をいただいたにも関わらず、出られず失礼いたしました」といった配慮の言葉を加えることも大切です。

転職の電話ポイント｜受けたとき

次に、電話を受けたときのポイントをチェックしていきましょう。
あいさつから電話を切るまで、3つのステップを解説します。

1.あいさつ

まずは「はい、○○です」と名乗ります。
その後、相手が誰であるかを確認したうえで、「お世話になっております」とあいさつをしましょう。

すぐに対応できないときや、長い時間話せないときも、あいさつしてからその旨を伝えましょう。

「申し訳ございません」と前置きし、「ただいま出先のため、折り返してもよろしいでしょうか」や「15分程度なら大丈夫です」と続けます。
折り返す場合は、相手の都合の良い時間もあわせて確認してください。

2.用件を確認する

用件を確認し、自分からかける場合と同様に大事な内容は復唱します。
間違いがないよう、メモをとりながら用件を確認することが重要です。

3.あいさつして電話を切る

最後に、「お電話いただきまして、ありがとうございます。それでは失礼いたします」とお礼を伝えましょう。
また、かかってきた電話は、相手が切ったあとに切るようにします。

【シーン別】転職の電話対応の例文

電話の内容によって、話すべき内容やマナーも異なります。
転職の電話対応における例文をシーン別に紹介するので、参考にしてください。

応募するとき

電話で求人に応募する際は、まず「採用担当者様いらっしゃいますでしょうか」と伝え、担当者につないでもらいましょう。
担当者に対しては以下のような内容を伝えます。

相手が不在だったとき

不在だった場合は戻り時間を確認し、あらためて自分からかける旨を以下のように伝えます。
もし戻り時間がわからない場合は、折をみて電話をかけましょう。

面接の日程調整をするとき

やむを得ない理由で面接日程の変更が必要になった場合は、まず謝罪をして調整を依頼します。
このとき、候補の日程をいくつか用意しておきましょう。

選考結果を受けるとき

選考通過や内定の連絡を受けた場合は、まずお礼の言葉を述べることが基本です。
承諾するか辞退するかに関係なく丁寧な対応をし、今後の流れについて確認しましょう。

内定・選考を辞退するとき

おわびの気持ちを丁寧に伝えましょう。
辞退の理由を聞かれる場合があるため、「別の企業に入社を決めた」「家庭の事情のため」など理由を用意しておくことも大切です。

内定を承諾するとき

名乗る際は、「内定者の○○です」と内定をもらっていることを伝えます。
また、熱意を伝えるために、今後の意気込みを一言添えておきましょう。

マナーを守って転職活動の電話対応を好印象に

転職活動の電話対応では、連絡が取りやすい時間をあらかじめ伝えておいたり、話す内容を準備しておくなど、事前の準備が大切です。

また、働きながら転職活動を進める場合は、仕事中にかかってくる場合もあります。
その場合は慌てず、自分から折り返す旨を伝えましょう。

電話のかけ方・折り返し方・受け方にはそれぞれマナーと手順があります。
基本的なやり方をおさえたうえで、シーンにあわせた対応をしてください。