国家資格キャリアコンサルタント
【プロフィール】
総合人材サービス企業にて法人企業の採用支援、キャリアアドバイザー職に10年間携わる。名古屋での勤務経験があり、地域特性を踏まえた面接対策や、Uターン転職支援にも強みを持つ。これまで採用支援経験のある業界は広告・不動産・建設・消費財・通販業界など。その後求人サイトのマーケティング職を経て、現在は 総合人材サービス企業の広報業務に従事。
転職活動で複数の企業から内定をもらった場合、入社する企業以外は内定を辞退する必要があります。
しかし、相手に失礼のないように辞退するにはどうすれば良いのか分からず、悩んでしまう人も多いでしょう。
この記事では、内定辞退の伝え方とマナーについて紹介しています。
具体的な例文も紹介しているので、内定辞退でお悩みの人はぜひ参考にしてください。
目次
転職活動で内定辞退しても問題ないのか？
転職活動で内定を辞退しても問題ありません。
内定辞退は、民法第627条1項に定める「期間の定めのない雇用の解約の申入れ」に該当し、原則14日以上前に告知すれば、理由に関わらず内定者の自由に解約することができます。
企業は内定辞退を考え直すように説得はできますが、実際に止めたり、拒否することはできません。
転職活動をしていれば、複数の企業から内定を受けるケースもあります。
その場合は、入社する企業以外の内定を辞退しなければなりません。
内定を辞退する際は、トラブルにならないためにマナーを覚えておきましょう。
転職で内定を辞退する際のマナー
企業は、あなたに働いてもらいたいと思い内定通知を出しています。
いただいた内定を辞退することになるため、社会人として礼節ある態度が求められます。
内定辞退することを決めたら、素早く連絡する
内定を辞退することが決まっている場合は、できるだけ早く連絡をするのがマナーです。
企業が採用人数を決めている場合、内定を出した時点で採用活動を一時的にストップしている可能性があります。
内定辞退の連絡が遅くなれば、企業は従業員の確保が遅れてしまい、事業運営に支障をきたすかもしれません。
自分のために時間を割いてくれたお礼を伝える
企業に内定を辞退する際、自分のために時間を割いてくれたことにお礼を伝えることを忘れないようにしましょう。
企業は内定を出すまでに、面接官の手配や求人掲載にお金と時間を使っています。
また、内定通知を行うため関係者との調整や、決済獲得のための社内稟議対応も行っています。
これまでの面接でのやり取りを通じて、あなたと働きたいと思い内定を決めているのです。
これらの事情を考慮し、まずは内定をいただいたことに感謝の気持ちを伝えましょう。
転職での内定辞退の伝え方
内定辞退を伝える方法は、電話とメールがあります。
企業に誠意を伝えるため、できれば電話とメールの両方で伝えたほうが良いでしょう。
電話で直接伝えることで丁寧な印象を与えると同時に、企業のメール確認漏れを防ぐことができます。
また、電話と合わせてメールに辞退理由を記載しておくことで、人事担当のその後の対応負荷を減らすことができます。
人事担当者は、内定辞退連絡を受けた際、必ず面接官・配属予定の部門に内容を報告するものです。
あらかじめ内容がまとまったメールが送られていることで、報告をスムーズに進めることができるでしょう。
連絡を入れる際は、出社時や退社時などの忙しい時間はできるだけ避ける配慮が必要です。
以下に、電話とメールそれぞれの例文を紹介します。
電話例文
電話での内定辞退は緊張するものですが、焦らずに落ち着いて話すようにしましょう。
以下が電話で内定を辞退する際の例文です。
〇月〇日に内定の通知をいただきました、〇〇と申します。
採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？
〈採用担当者に変わる〉
お世話になっております。この度内定通知をいただきました〇〇と申します。
お忙しいところ恐れ入りますが、今お時間よろしいでしょうか？先日は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、この度は一身上の都合で内定を辞退させていただきたいと思い連絡いたしました。
貴重な時間をいただきながら、このような形になってしまい申し訳ございません。
それでは失礼いたします。
企業によっては、内定辞退を伝えた際に理由を聞かれるケースもあります。
内定を辞退する理由を答えられるように、事前に準備しておきましょう。
併願していた会社に入社を決めた場合は、決め手となった理由を求められることがあります。
メール例文
電話で内定辞退を伝えたあとは、追加でメールを送ることで誠意を伝えることができます。
また、万が一「内定辞退の話を聞いていない」と言われたときの証拠としても有効です。
以下がメールの例文です。
件名：内定辞退のご連絡
本文：
〇〇株式会社
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇と申します。
先程はご多忙のなか、お電話にてご対応いただき誠にありがとうございました。
お電話でも伝えさせていただいたのですが、内定を辞退させていただきたいと思います。
貴重な時間をいただきながらこのような形になってしまい、申し訳ございません。
末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
転職で内定を辞退する際の注意点
転職で内定を辞退する際に、注意が必要なケースとして、次の2つを紹介します。
- 内定承諾後に辞退するケース
- 企業から内定辞退はできないと言われるケース
一つずつ確認していきましょう。
内定承諾後に辞退するケース
内定承諾をしたものの、個人や家庭の事情でやむを得ず、内定を辞退したいケースです。
内定承諾後でも辞退できますが、できるだけ早く連絡しましょう。
入社まで2週間をきってから内定を辞退した場合、損害賠償を請求される可能性があります。
内定を承諾したということは、企業は入社を前提に行動するでしょう。
そのため、入社に向けて備品や書類などの準備を進めているかもしれません。
企業が準備を進めたあとに内定辞退を伝えた場合、備品の購入費用を請求される可能性もあります。
内定承諾後に辞退する場合は、早めの連絡を心がけましょう。
企業から内定辞退はできないと言われるケース
企業によっては、内定辞退はできないといったニュアンスの話をされる可能性もあります。
内定辞退を断られた場合は、自分の意思をはっきりと伝えたうえで誠意を持って謝罪することが重要です。
企業はお金や時間をかけて内定を決めています。
どうしても入社してほしいという思いから、繰り返し説得されるかもしれません。
しかし、法律上は内定を辞退することは可能なので、貴重な時間をいただいたことに対してはきちんとお礼を伝えつつ、入社の意思がないことを伝えましょう。
転職の面接で内定が決まっても辞退することはできる
転職の面接で内定が決まっても、内定辞退は可能です。
しかし、企業は採用までにお金と時間を使っているため、誠意をもった対応が求められます。
転職は今後の人生にも大きく関わることなので、自分の意思をしっかりと持ち、慎重な判断が必要です。
また、内定を辞退する際にトラブルにならないためにも、マナーを守って内定辞退を伝えましょう。
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