面接当日の体調不良！メールでのキャンセルや日程変更はできる？

面接当日になって、突然の体調不良になったときは、応募する企業に迷惑をかけないよう対処することが大切です。
しかし、「面接を当日にキャンセルしたら落とされてしまうのでは」「メールで連絡するのは失礼なのでは」など、適切な対処方法に悩むケースもよく見られます。

そこで今回は、面接当日に体調不良になったときの連絡方法について、具体的な例を挙げて詳しく解説します。
伝え方の例文もご紹介するので、万が一のときの参考にしてみてください。

面接当日に体調不良になったらキャンセルして良い？

面接当日のキャンセルは、企業側への印象を考えると、本来避けるべき行動です。
しかし、面接当日に体調不良になった場合は、無理をしてまで出向くほうが迷惑をかけるので、キャンセルをしても問題ありません。

例えば、体調不良の原因が感染症だった場合、面接官に感染させてしまい、結果として企業に悪影響を及ぼしてしまうかもしれません。

オンライン面接の場合でも、感染こそしませんが本来の力が発揮できないため、体調不良によるキャンセルを申し入れるほうが賢明です。
微熱程度ならオンライン面接を受けても問題ありませんが、症状が重い場合は無理せず、キャンセルの連絡を入れましょう。

体調不良で面接当日にキャンセルする連絡はメールでも可能？

面接予定を体調不良で当日にキャンセルする場合、企業側への心証を考慮して適切な方法で連絡しなければなりません。
連絡方法には、電話・メールなどがありますが、状況を考えた使い分けが大切です。
面接当日に体調不良でキャンセルするときの連絡方法を、ケース別にご紹介します。

体調不良による面接キャンセルは原則電話でする

面接当日に体調不良を起こしたときは、電話でキャンセルの連絡を入れるのが基本です。
面接当日ということは、すでに企業側は面接の用意を整えています。

すでに動き出している予定を変更する必要があり、担当者に確実に伝える必要があります。
たとえ体調不良であっても、確実に、そして謝罪の気持ちを添えて伝えるため、電話でキャンセルや面接日変更の交渉をしましょう。

面接のキャンセルや面接日変更の申し入れを検討してもらえたら、早めにメールでお礼の連絡をします。
特に、面接日の変更は日時を間違える可能性があるので、確認の意味も込めてメールに書き記し、記録しておくと良いでしょう。

無断で面接を当日キャンセルするのは絶対に避ける

体調不良であっても、面接当日でも必ず企業へ連絡し、無断でキャンセルしないようにしましょう。
無断キャンセルは、企業側が面接のために用意した時間を無駄にし、今後のスケジュールを狂わせる原因になります。
たとえ体調不良という正当な理由があっても、印象が悪くなることは避けられません。

一度企業側が悪い印象を持ってしまうと、体調が良くなってからお詫びの連絡を入れても、受け付けてもらえない可能性もあります。
体調不良も含めて、どのような理由であっても無断キャンセルにはリスクがあると理解しましょう。

前日でも体調の回復見込みがない場合キャンセル連絡をする

面接キャンセルの連絡は、できるだけ早いほうが企業に迷惑がかかりません。
面接をキャンセルしたくなくて、ギリギリまで様子を見る人もいますが、連絡が早ければ企業側も対応しやすくなります。
面接前日の段階で体調不良が続くようなら、早めにキャンセルの連絡をしましょう。

前日であれば、まずはメールで連絡してみても良いでしょう。
反応がないようであれば、あらためて電話で連絡します。

ただし、企業側も通常勤務を行っている状態なので、電話は忙しい時間を避けるのがマナーです。
営業時間や、比較的手が空いている時間などを考慮して連絡しましょう。

体調不良で面接をキャンセルする際の連絡方法【例文あり】

体調不良で面接をキャンセルするときは、電話かメールで連絡します。
基本は電話連絡ですが、状況によってはメールで連絡しなければならないので、失礼にならない文章で伝えることが大切です。
具体的な連絡方法を、例文を交えてご紹介します。

電話で連絡する場合の伝え方

電話で面接のキャンセルを連絡する場合、次の2つのポイントを押さえます。

• 体調不良の内容を簡潔に述べる
• 謝罪の気持ちを伝える

電話で連絡する場合の、基本的な例文は以下のとおりです。
新卒者の場合は、名乗る際に「〇〇大学の〇〇と申します。」と大学名も伝えましょう。

電話で面接の日程変更をする場合

電話で面接の日程変更を依頼する場合は、謝罪に続ける形で申し入れましょう。
ただし、体調不良でキャンセルをお願いしているので、日程は企業側の都合を優先して伺いを立ててください。

具体的な例文は以下のとおりです。

当日の面接を辞退・キャンセルする場合

当日に面接辞退・キャンセルする場合は、次のポイントに気をつけて申し入れましょう。

• 自分側の詳しい事情は伏せて良い
• 謝罪を伝える

特に、選考に時間をかけてもらったことへの謝罪の言葉は、誠実な姿勢を示すうえでも大切なので、忘れないようにしましょう。

具体的な例文は以下のとおりです。

採用担当・面接官が不在の場合

体調不良での面接のキャンセルは、採用担当者や面接官に電話で直接話すのがマナーです。
しかし、先方に所用があり電話で対応してもらえなかったり、メールを出しても返信がないときは、代理の方に伝言をお願いしましょう。

代理の方の名前をたずねておき、電話が終わったらあらためてメールを送ります。
具体的な例文は以下のとおりです。

メールで連絡する場合の伝え方

電話での連絡が基本ですが、体調不良での面接キャンセルでは、声が出なかったり電話自体ができなかったりして、メールで連絡するケースも見られます。
やむにやまれぬ事情がありメールで連絡する場合は、以下のような内容の文章を送りましょう。

面接の日程変更をする場合

メールでキャンセルの連絡を入れ、面接の日程変更を希望する場合は、次のポイントを押さえた内容にします。

• 体調不良の内容を簡潔に伝える
• キャンセルしたことへのお詫びを伝える
• 都合を合わせやすい日程の候補を3つ程度挙げる

具体的な例文は以下のとおりです。

面接を辞退・キャンセルする場合

面接当日に体調不良での面接辞退・キャンセルをメールで伝えるときは、次のポイントを押さえつつ、簡潔な文章にまとめると良いでしょう。

• 面接の辞退・キャンセルのお詫びを伝える
• 辞退の理由を簡単に書く
• 誠実な文章を心がける

具体的な例文は以下のとおりです。

メール連絡後に返信がない場合の対処法

メールで面接日の変更や辞退・キャンセルの連絡をしても、採用担当者や面接官が忙しいと、メールを確認できない可能性があります。
返信がない場合は、電話かメールで直接確認しましょう。
それぞれの確認方法を、以下でご紹介します。

メールで確認する場合

メールで確認するポイントは、採用担当者や面接官に読んでもらえたかどうかです。
端的な文章で良いので、メールの確認をお願いするメッセージを送りましょう。
具体的な例文は以下のとおりです。

電話で確認する場合

電話での確認は、連絡先番号にかけて、採用担当者と直接話して確認します。
会話形式での具体例は以下のとおりです。

日程変更ができたらお礼のメールをする

体調不良で面接を当日にキャンセルし、日程変更をしてもらえたら、メールでお礼を伝えましょう。
現在の体調も書き添え、面接への意気込みが感じられる文章にすると、印象も良くなるでしょう。

具体的な例文は以下のとおりです。

体調不良による面接の日程変更はどれくらい期間を空ける？

体調不良で面接をキャンセルし、日程の変更をお願いするときは、キャンセルした日から1週間程度空けたほうが良いでしょう。
症状が収まっても、体力・気力が回復しなければ万全の体制で臨めません。
完治だけではなく、体力の回復まで考慮した期間を空けてください。

ただし、企業側の都合でどうしても日程が合わないときは、十分な期間を空けられなかったり、思った以上に先の日程になる可能性もあります。
また、日程が合わないことを理由に日程変更を断られるケースもあるので、理解しておきましょう。

体調不良による面接キャンセルが採用に影響するケース

体調不良で当日に面接をキャンセルしても、正当性がある理由なら採用・不採用には影響しません。
ただし、次のようなケースに当てはまると、面接のキャンセルが採用に影響する可能性があります。

• 無断キャンセル
• 連絡がギリギリ過ぎる
• 日程調整の意思表示をしない
• 誠意や謝罪の意思が感じられない

以下で詳しく解説します。

無断キャンセル

面接当日のキャンセル理由が体調不良だったとしても、連絡を入れなかった場合は無断キャンセルと判断され、採用に影響します。
本人の意思で辞退したと判断されるケースもあるので、体調が悪く面接を受けるのが難しいときは、速やかに採用担当者へ連絡しましょう。

連絡がギリギリ過ぎる

面接キャンセルの連絡がギリギリ過ぎるのも、採用に影響する可能性があるケースです。
企業はスケジュールどおりに面接が行えるよう、会議室を用意したり、リモート面接の準備を行ったりします。

体調不良の連絡がギリギリになってしまうと、準備にかかった時間が無駄になり、業務に影響する可能性があります。
体調不良で面接をキャンセルするときは、企業側の事情を考慮して、できるだけ早く連絡しましょう。

日程調整の意思表示をしない

体調不良を理由にした面接のキャンセルでは、日程調整の意思表示をしないのも採用に影響します。
応募者からの日程調整の意思表示は、「この会社で働きたい」と希望する気持ちのあらわれです。

体調不良が理由なら、日程調整すれば後日面接を受けられるはずなのに、意思表示をしないと「うちでは働きたくないのかも」と思われてしまいます。
体調不良でキャンセルしたことを気にする人もいますが、やる気が伝わるので日程調整の意思表示は積極的に行いましょう。

誠意や謝罪の意志が感じられない

体調不良は、不測の事態ともいえる理由です。
しかし、面接をキャンセルしたことで企業に迷惑がかかったのは事実なので、誠意や謝罪の意思が感じられない連絡では、企業側に良い印象を与えません。

体調不良であったとしても、わざわざ時間を作って準備してくれた企業に対し、迷惑をかけて申し訳なかったと伝わるよう、誠意を持った口調・文章を心がけましょう。

体調不良で面接をキャンセルする場合は適切な方法で連絡を

面接日まで気をつけていても、当日になって体調不良になり、キャンセルするケースは珍しくありません。
無理をして面接を受けると、かえって企業に迷惑をかける可能性があるので、できるだけ早く連絡を入れることが大切です。

面接キャンセルの連絡方法は電話が原則ですが、採用担当者につながらなくても伝言を頼んだりメールで連絡したりするなど、状況に合わせて連絡方法を使い分けるのも重要なポイントです。

適切な連絡方法や言葉遣い・文章だと、あなたの誠実な姿勢が伝わり、体調不良で面接当日にキャンセルしても、印象は悪くなりません。
適切な方法を選んで、企業側に迷惑がかからないよう、面接キャンセルの連絡を入れましょう。