面接は日程変更しても大丈夫？メールや電話での伝え方を解説

この記事の監修者

宗像 陽子

【資格】
officeたまこぶ 代表
国家資格キャリアコンサルタント・2級キャリアコンサルティング技能士・産業カウンセラー

【プロフィール】
大学卒業後、地方新聞社のスポーツ記者などを経て、キャリアコンサルタントに転身。公共機関や都内私立大学で学生や既卒者の就職支援に当たった後、フリーランスとして独立。
現在は、「その人のありのままを受け止める」を大切に、複数の大学で学生のキャリア支援に従事。また、氷河期世代や高校生向けの講座へ講師として登壇、ライティングと幅広い活動を展開している。
新聞記者経験で積み上げた文章力が強み。エントリーシートや履歴書、職務経歴書など応募書類の作成のサポートを得意としている。

「面接の日程変更ってマイナスの評価につながらない？」
「企業に面接日を変えたいことをどのように伝えれば良いの？」

就職活動中には、予期せぬ事態で企業に面接の日程を再調整してもらわねばならない場合が起こり得ます。
面接日の変更がマイナスの評価につながらないか不安なうえ、メールの文面や送るタイミングなどの適切なマナーがわからなければ困惑してしまうこともあるでしょう。

そこで今回は、面接の日程変更が与える採用への影響や、適切な日程変更依頼の伝え方を、メール、電話などの方法別に解説します。

面接の日程変更で落ちることはない

採用面接の日程を変更しても、それだけで不採用になったり、マイナスの評価につながったりすることはありません。
正確にスケジューリングしていても、急用や止むを得ない用件が発生する可能性は、誰にでもあるものです。
採用担当者にとって面接の日程変更は想定の範囲内であるため、「面接の日程変更を申し出てしまって大丈夫だろうか」と、過度に気を揉む必要はありません。

重要なのは、面接の日程を変えたい旨を、採用担当者にどのように伝えるかです。
適切なマナーと相手への配慮を忘れなければ、マイナスにとらえられがちなことでも、むしろ採用担当者の目には好印象に映る場合もあります。

面接の日程変更は一度に留める

先にお伝えしたように、面接の日程を変えること自体は問題ありません。
とはいえ、同じ企業に対して何度も日程変更を繰り返すと採用担当者にマイナスの印象を与えてしまう恐れがあります。

いかなる理由があろうと、度重なる面接日の変更は、企業に約束をないがしろにされているととらえられても仕方がありません。

採用担当者には約束にルーズであったり、入社への意気込みがなかったりするのではないかと、疑念を抱かれてしまうでしょう。
特に選考が進むにつれ、面接に役職者が参加するので、調整が難しくなってくるものです。
だからこそスケジュールの変更は1回限りで済むようにします。

「何かトラブルがあれば日程を変更してもらえば良い」と軽く考えるのではなく、できる限り日程変更しなくても良いように、念入りなスケジューリングを心がけましょう。

日程変更の理由はストレートに伝えるべきか

面接の日程を変更しても不採用にはなりませんが、日程変更の理由を率直に伝えても良いかどうか迷うというケースもあるでしょう。
以下では、シチュエーションごとに、面接日を変えたい理由の伝え方を紹介します。

学業を優先したい場合

面接の日程を変えたい理由が、履修科目の試験や必須科目の授業への出席などの学業都合である場合、理由をストレートに伝えても差し支えはありません。
なぜなら、学生の本分が学業であることは、採用担当者も認識しているからです。
授業や試験と面接の日時が重なってしまった場合、包み隠さず正直に事情を伝えましょう。

他の企業との面接が重なった場合

他の企業との面接が重なって面接日を変えたい場合、理由の伝え方には配慮が必要です。
他社の選考が進んでいる旨を軽はずみに伝えてしまうと、採用担当者に志望度が低いのではないかと受け止められてしまう可能性があります。

企業から変更理由を質問された場合は正直に答えても問題ありませんが、他の企業を優先しているようなニュアンスが伝わらないように意識しましょう。
あくまで大切にすべきなのは、今やり取りを進めている企業への配慮です。

急用が入った場合

身内の不幸や予想外の事故、トラブルなどの急用で面接日を変更せざるを得ない場合、大切なのは正直かつ迅速に採用担当者に伝えることです。

面接に行けないとわかった時点でお詫びと事情を伝え、日程の調整を相談しましょう。
面接の前日や当日の場合は、メールではなく電話で連絡するようにします。

体調不良の場合

体調不良が理由で面接の日程を変える場合も、正直に不調である旨を伝えて詫びる姿勢が大切です。

企業は学生との面接のために時間をつくり、忙しいなか面談の準備を進めているものです。
面接当日に突然の不調に見舞われたなら、企業の立場を考慮して、迅速にキャンセルせざるを得ない事情を伝えましょう。
メールでは企業の確認が遅れてしまう可能性があるため、電話で伝えるのがベストです。

日程の勘違いの場合

日程の勘違いで面接の日程を変更せざるを得ない場合、正直な理由は伝えづらいでしょう。
だからといって採用担当者に嘘をつくのも良くありません。

その場でついた嘘がバレてしまったとき、日程をミスした以上のマイナス評価が下されてしまう可能性もあります。

採用担当者には自らの失敗を誠心誠意で謝罪し、面接日の再設定を相談してみましょう。

寝坊した場合

「寝坊」は面接日を変えたい理由として、日程ミス以上に伝えづらい内容です。
しかし、自己管理を欠いて生じた寝坊でも、採用担当者には正直に伝える必要があります。

大切なのは、まずは冷静になって自身が取れる行動を把握したうえで、面接に間に合うかどうかを判断することです。
タクシーを用いてなんとか間に合う場合や30分ほど遅れる場合、完全に間に合わない場合などを見極め、採用担当者に現況を電話連絡します。

遅刻してでも当日に面接を受けられる場合、予想到着時刻をあらかじめ採用担当者に伝えておきましょう。
少しでも面接時間を早めようと余裕のない時刻に設定してしまうと、再び遅刻してしまう恐れがあります。
採用担当者に連絡を入れる前に、一呼吸して気持ちを落ち着ける心がけが大切です。

面接の日程変更・リスケの相談はメールが基本

企業に面接日の変更を相談する場合、通常はメールでやり取りを行います。
メールには都合のつく時間帯に確認が可能なほか、返信できるメリットがあるからです。

よほどの事情がない限り面接の日程変更は時間に余裕を持って行われます。
そのため、メールでも問題ありません。
急ぎの用件でなければ、企業とのやり取りは自由度の高いメールを使いましょう。

メールを送る時間帯は企業の営業時間内にとどめたり、昼休みのタイミングを避けたりする配慮が大切です。
以下では、マナーあるメールの送り方を紹介します。

日程変更相談メールの送り方

学業都合で面接の日程を変えたい場合の文面を紹介します。

採用担当者にメールを送る際のポイントは下記のとおりです。

• 件名を一目見て本文の内容がわかるようにすること
• こちらから面接日程の候補日や時間を挙げること
• 謝罪をしっかりと伝えること

採用担当者とのやり取りをスムーズにするためにも、候補日は3つほど挙げておくと良いでしょう。

日程変更対応へのお礼メールの送り方

企業に面接の日程変更の承諾を得られたら、お礼のメールを送りましょう。

面接日変更のお礼メールは、電話で変更を申し出た場合も同様に送信しましょう。

メールにはやり取りの内容が履歴に残り、あとから確認がしやすいというメリットがあります。
「電話でちゃんと伝えたはずなのに……」と困惑する事態にならないためにも、お礼のメールにも変更後の面接日時を記載しておくと良いでしょう。

面接の直前に別日変更なら電話がベスト

面接の日程を前日や当日に変更しなければならない場合、企業への連絡は電話を使いましょう。
メールには確認に時間を要したり相手が読んでいるかどうかが判断できなかったりするデメリットがあるからです。

万が一機器トラブルなどでメールが企業に届いていなかった場合、面接を無断でキャンセルしたことになってしまうでしょう。
迅速かつ確実に採用担当者に伝えるには、電話での連絡がベストです。

面接の日程変更を電話で申し出る場合、直前の連絡となってしまったことや面接日を再調整してもらわねばならないことを謝罪しましょう。
無事電話で面接日程を変更してもらったあとは、すぐにお礼のメールを送る姿勢も大切です。

日程変更の電話のかけ方

面接の日程変更を電話で申し出る場合、下記のポイントを意識しましょう。

1. 大学名・名前を名乗る
2. 担当者に代わってもらう
3. 日程を変更したい旨を伝える
4. お詫び・お礼の言葉を述べる

まず、電話口で自身の大学名と名前を名乗ります。
このとき大切なのは、面接予定だった日時も同時に伝えることです。

応募者が多数いる場合、名前と大学名だけでは採用担当者が応募者のなかから該当者を見つけづらくなる可能性があります。
面接予定だった日時を伝えると、スムーズに話を進められるでしょう。

採用担当者には、面接に行けなくなったことへの謝罪とともに、日程を変更したい理由を正直に伝えます。

その後、3日程度候補日を挙げ、企業に調整可能な日程を聞く流れが理想です。
無事に面接日の再調整ができれば、あらためてお詫びとともに感謝の気持ちを伝えます。

面接当日の対応も大切

面接の日程変更は、電話やメールで連絡すればそれで終わりではありません。

面接当日には、入室後の挨拶のタイミングで「この度は面接日をご調整いただき、誠にありがとうございました」と一言伝える姿勢が大切です。
電話やメールに加え、実際のやり取りを通して、礼儀正しい印象が伝わればベストです。

面接の日程変更は問題ないが、マナーは守って連絡を

企業との面談には誰しも緊張します。
特に、インターンシップや就職活動に励む新卒の学生にとっては、人生の転機ともなる貴重な機会なので、なおさら緊張と不安が入り混じることでしょう。

面接の日程を変えざるを得ない事態が生じたら、まずは焦らず企業への伝え方や再調整の候補日時などを落ち着いて検討しましょう。
面接の日程変更自体が不採用の理由になることはありません。
適切なマナーや相手への配慮、丁寧さがあれば、かえって好印象を残せる場合もあります。
就職活動をスムーズに進めるために、ビジネスマナーの知識を身につけておきましょう。

執筆者について

転職情報かる・ける編集部

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