面接日程メールの企業側からの送り方は？マナーや例文も紹介

「求職者への面接日程の送り方がわからない」「面接日程メールを送る際のマナーは？」などと悩む採用担当者は多いのではないでしょうか。
面接日程メールの企業側からの送り方を知らなければ、マナー違反となる可能性があります。
求職者からの印象が悪くなり、採用活動に影響を及ぼす可能性もあるでしょう。

本記事では、面接日程メールの企業側からの送り方やマナーを紹介します。
具体的な例文も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

企業側からの面接日程の連絡はメールがおすすめ｜3つの理由

企業側からの面接日程の連絡は、メールがおすすめです。
おすすめする理由は、以下の3つです。

• 電話よりも連絡しやすい
• あとから記録を確認できる
• メモを取ってもらう必要がない

電話よりも連絡しやすい

メールは電話よりも、連絡しやすいのがメリットです。
企業側からの面接日程を電話で連絡する場合には、採用担当者と求職者のスケジュールが合わず通話が叶わないことがあります。
そのような場合、採用担当者はあらためて時間をとって何度も電話をかけなければなりません。

採用担当者の負担が大きくなり、ストレスとなる可能性があります。
さらには採用活動の効率が低下することもあるでしょう。

その点メールであれば、時間や場所を問わずに連絡ができます。
電話よりもメールのほうが連絡しやすいので、面接日程の連絡に適しているのです。

あとから記録を確認できる

メールでのやり取りでは、あとから記録を確認できることもメリットです。
面接日程が決定したあとは、採用担当者と求職者の両者が確実に日程を把握できなければなりません。

それぞれのカレンダーやスケジュール帳に予定を入れる場合もあるでしょう。
その際、メールでの連絡であればあとから確認しやすいため、日程の確認ミスやスケジュールの重複を防ぐことができます。

また、メールであれば記録として残るため、「言った」「言わない」などのトラブルも起きにくいです。

メモを取ってもらう必要がない

面接日程を電話や直接会って口頭で伝える場合、求職者はメモを取らなければなりません。
日程だけではなく、注意事項や持参物なども伝えるため、情報量が多くなることもあるでしょう。

しかし、面接の日程や詳細がメールで送られてくれば、求職者はメモを取る必要がありません。
メールを保存さえしておけば、あとから見返して内容を確認することができるからです。

また、メモに頼る電話や口頭での連絡では、聞き間違いや書き間違いなどのトラブルの可能性があります。
メールで連絡をすれば、それらのトラブルも回避できます。

企業側が送る面接日程メールの基本構成

企業側が送る面接日程メールの基本構成は、7つの要素があります。
それぞれ詳細や注意点を以下の表にまとめたので、ぜひ参考にしてください。

構成要素	詳細や注意事項
件名	● ひと目で内容がわかるものに設定 ● 社名と面接日程などの内容を明確に記載 ● 機種依存文字は使用しない＜例＞「面接日程について 〇〇（企業名）」など
宛名	● 誤字脱字はマナー違反であり、悪い印象を与え採用活動に影響が出る可能性があるため注意 ● 送信先に合わせて肩書きや敬称を調整する＜例＞新卒の求職者：「大学名・学部名・氏名（敬称）」 ＜例＞中途の求職者：「氏名（敬称）」 ＜例＞複数に一斉送信：「各位」「学生の皆様」など
冒頭の挨拶	● 本文の前に挨拶を一言記載 ● 応募してくれたことへの感謝などを記載すると、求職者に良い印象を与えられる＜例＞「お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。このたびは、数ある求人から応募していただき誠にありがとうございます」など
本文	● 日時や場所を具体的に記載 ● 日程調整のメールであれば、複数の候補を提示＜例＞「日時：〇月〇日（〇）、場所：〇F会議室」など
持ち物	● 履歴書や筆記用具、印鑑など必要なものを記載 ● 面接によって必要となる持ち物は異なるため、求職者が迷わないよう具体的に提示する＜例＞「記入済みの弊社指定履歴書（前回選考時に配布）、筆記用具、印鑑（ネーム印不可）」など
注意事項	● 注意事項があれば記載
署名	● 社名、部署名、担当者名を記載 ● トラブルの発生に備え緊急連絡先と住所を記載しておく

企業側が面接日程メールを送る際のマナー

企業側が求職者に面接日程メールを送る際のマナーは、以下の5つです。

• 面接候補日は3つ程度提示する
• ひと目でわかる件名にする
• 宛名は個人or複数で変える
• 礼儀正しい言葉遣いを心がける
• 面接前日にリマインドメールを送る

面接候補日は3つ程度提示する

面接の候補日は、企業側が提示するのがマナーです。
求職者から提示してもらう場合、企業側の都合が悪ければ再度提示してもらう必要があります。

求職者が手間に感じてしまうと、やり取りの途中で連絡がこなくなるなど、採用活動の機会を逃しかねません。
企業側から候補日を提示することでやり取りの負担を軽減でき、忙しい求職者が選択権を持つことができます。

また、候補日が一つでは都合がつけられない場合があるため、3つ程度は提示しましょう。
提示する日程は、余裕を持ったスケジュールであることも大切です。

ひと目でわかる件名にする

一見して「面接に関するメール」だとわかる件名にすることも大切です。
送信元である「社名」と「面接日程」を伝えるメールであることは、件名に明記したほうが良いでしょう。
できるだけシンプルな件名が望ましいです。

求職者はほかにも多くのメールを受け取っており、わかりにくい件名であればメールを見てもらえない可能性があります。
迷惑メールに振り分けられる可能性もあるでしょう。

宛名は個人or複数で変える

面接日程メールの宛名は、求職者ごとに個別に設定することが好ましいでしょう。
求職者が応募した際に提出した履歴書に記載された氏名を記載し、「様」をつけた敬称を使います。

大学在学中の個人宛であれば「大学名・学部名・氏名・敬称」の順で記載し、中途採用者の個人宛であれば「氏名・敬称」とします。
相手が複数であれば「学生の皆様」や「各位」と記載するのが一般的です。

複数の候補者に同時にメールを送信する場合は、Bcc（Blind Carbon Copy）機能を使い、候補者同士のメールアドレスを隠すことがマナーです。

礼儀正しい言葉遣いを心がける

丁寧で礼儀正しい言葉遣いを心がけましょう。
敬称も忘れないように使用します。

また、丁寧な表現を心がけることはもちろんのこと、求職者の負担とならないように読みやすい文章、構成を意識することも大切です。
二重敬語や過度な敬語などは、伝わりにくくなるため注意しなければなりません。

面接前日にリマインドメールを送る

求職者の日程忘れを防ぐために、前日にリマインドメールを送ることも大切です。
リマインドメールには、面接の場所や時間を間違えないようにする効果が期待できます。
求職者の勘違いによるトラブルやドタキャンを防ぐ効果も期待できるでしょう。

前日だけではなく、複数回にわけて送る企業も少なくはありません。
採用の機会を逃さないように、適切なタイミングでリマインドメールを送りましょう。

企業側が送る面接日程メールの例文

企業側が送る面接日程メールの例文を紹介します。
以下の3つの例文です。

• 例文1:面接日程の提案
• 例文2:面接日程確定の案内
• 例文3:採用面接の案内

例文1:面接日程の提案

本文で日程の調整に触れる前に、挨拶、お礼を述べており、求職者に良い印象を与えることができるでしょう。
最後に署名の記載があるため、緊急時なども求職者はスムーズに連絡できます。

例文2:面接日程確定の案内

確定した日時や場所についてあらためて記載することで、企業と求職者の双方が適切に認識できます。
面接の日程調整は、求職者に一定の負担をかけるものです。
お礼を述べることも忘れないようにしましょう。

例文3:採用面接の案内（リマインド）

箇条書きなどを使うことで見やすくなり、日時や場所を間違えないように配慮しています。
また、持ち物の記載があるためわかりやすいでしょう。

企業側と求職者双方が気持ちよく面接に臨める日程メールを送ろう

面接日程の連絡は、求職者の負担の少なさや後日再度確認できることから、電話よりもメールのほうが適しています。
しかし、適切な方法でメールを送信しなければ、マナー違反となり求職者に悪い印象を与える可能性もあります。
求職者からの印象が悪くなると、採用活動に影響を及ぼすこともあるでしょう。

本記事で紹介した面接日程のメールの送り方やマナーを参考に、企業側と求職者双方が気持ちよく臨める日程メールを送りましょう。