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【転職】応募企業へのメール返信の書き方は?シーン別の例文を紹介

転職活動中は採用担当者とのメールでのやりとりが多くなりますが、企業からのメールへの返信に悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

今回の記事では、返信メールの書き方や注意するポイントをシーン別の例文を交えて解説しています。
転職活動中でメール返信の基本的ルールや書き方を知りたい方は、参考にしてみてください。

転職希望企業からのメールには返信するのが基本

転職希望企業からのメールには返信するのが基本

転職活動中に企業から送られてくるメールには、返信することが基本です。
企業からメールが送られてくることは、あなたに要件を伝えるためであり、採用担当者はメールの返信で、要件が伝わっていることを確認できます。

メールの内容は、面接の日時や場所、当日の持参物、選考結果など大切な内容です。
メールを受け取り、内容を理解したことを伝えるために返信し、自分のメールで終えるようにしましょう。

一方で、返信不要と書かれたメールや一斉送信メールへの返信は不要です。

メールへの返信時の注意すべきことを2点紹介します。

  • 返信時はマナーを守って送る
  • 企業の就業時間内の返信が望ましい

返信時はマナーを守って送る

返信時には、メールのマナーを守って送りましょう。

特に気をつけたい点は敬語と文面の装飾です。
メールは文書として残るため、話し言葉以上に気をつけなければなりません。

文面の誤りは、採用担当者に悪い印象を与える可能性があるため、不安な場合は調べてから送信することをおすすめします。

間違いやすい敬語を以下に挙げます。

  • 了解しました → かしこまりました、承知しました
  • 御社 → 貴社
  • 見ました → 拝見いたしました

また、文面の装飾は不要です。
メールのやりとりもすべて評価対象であり、ビジネスメールであることを忘れないようにしましょう。

企業の就業時間内の返信が望ましい

メールの送信時間にも注意が必要です。
現職を続けながら転職活動をしていると、日中は忙しくメールの返信が深夜から早朝になってしまうケースもあります。

採用担当者からは、時間の管理ができない人と思われる可能性があるため、就業時間内に送信を行いましょう。
どうしても難しい場合は、予約送信機能で送信時間をあらかじめ設定しておくことがおすすめです。

応募企業へのメール返信【転職活動のシーン別例文】

応募企業へのメール返信のテンプレートを、シーン別に紹介します。

  • 履歴書を添付する場合
  • 面接日程を調整する場合

履歴書を添付する場合

履歴書を添付する場合の例文を紹介します。

◯◯株式会社
人事部 △△様お世話になります。
(氏名)です。

先日ご依頼いただきました履歴書をお送りいたします。
添付ファイルをご確認いただけますと幸いです。

ご多用のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーー
氏名
〒000-0001
●●県●●市(自宅住所)
電話:090-0000-0001
メールアドレス:shimei@×××.com
ーーーーーーーーーーーーーーーー

ポイントは以下のとおりです。

  • メールの文面は、簡潔にする
  • 添付ファイルのサイズが大きすぎないか確認する
  • 添付ファイルの名前は、指定されたとおりにする(指定がなければ、「氏名・履歴書」などわかりやすくする)
  • 送信前に添付されているか、添付ファイルが正しいかを確認する

面接日程を調整する場合

面接日程を調整する際の各場面ごとに紹介します。

  • 面接候補日を提示する場合
  • 提示された面接候補日の中から指定する場合
  • 面接の日程変更を依頼する場合

面接候補日を提示する場合

こちらから面接候補日を提示する場合の例文とポイントを紹介します。

◯◯株式会社
人事部 △△様お世話になります。
(氏名)です。

書類選考通過のご連絡をいただきありがとうございます。
面接の候補日をお送りします。

候補日
・◯月◯日(◯)●時〜◆時
・◯月◯日(◯)●時〜◆時
・◯月◯日(◯)●時〜◆時

ご多用のところ大変恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーー
氏名
〒000-0001
●●県●●市(自宅住所)
電話:090-0000-0001
メールアドレス:shimei@×××.com
ーーーーーーーーーーーーーーーー

ポイントは以下のとおりです。

  • 候補日を複数提示する(最低3候補)
  • 時間は就業時間に設定する

提示された面接候補日の中から指定する場合

提示された面接候補日の中から指定する場合の例文とポイントを紹介します。

◯◯株式会社
人事部 △△様お世話になります。
(氏名)です。

面接の候補日をお送りいただきありがとうございます。
以下の日程にて、貴社へお伺いさせていただきたいと存じます。

◯月◯日(◯)●時

ご多用のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーー
氏名
〒000-0001
●●県●●市(自宅住所)
電話:090-0000-0001
メールアドレス:shimei@×××.com
ーーーーーーーーーーーーーーーー

ポイントは以下のとおりです。

  • 候補日を提示してもらったことへの御礼を伝える
  • 日時・曜日に誤りがないかを確認する

面接の日時変更を依頼する場合

面接日時の変更を依頼する場合の例文とポイントを紹介します。

◯◯株式会社
人事部 △△様お世話になります。
(氏名)です。

先ほどお電話でお伝えした件を、メールでもご連絡させていただきます。
◯月◯日(◯)●時からの面接ですが、貴社へお伺いすることが難しくなりました。
日程を調整していただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

差し支えなければ、以下の日程にて再調整いただくことはできませんでしょうか。

候補日
・◯月◯日(◯)●時〜◆時
・◯月◯日(◯)●時〜◆時
・◯月◯日(◯)●時〜◆時

ご多用のところお手数をおかけして大変恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーー
氏名
〒000-0001
●●県●●市(自宅住所)
電話:090-0000-0001
メールアドレス:shimei@×××.com
ーーーーーーーーーーーーーーーー

ポイントは以下のとおりです。

  • 日程変更は、あらかじめ電話で伝えて了承をもらっておく
  • 謝罪の気持ちを伝える
  • 再調整の候補日は、複数提示する(最低3候補)

企業から内定をもらった場合

企業から内定をもらった際の返信を、各場面ごとに紹介します。

  • 内定を承諾する場合
  • 内定を保留にする場合
  • 内定を辞退する場合

内定を承諾する場合

内定を承諾する場合の例文とポイントを紹介します。

◯◯株式会社
人事部 △△様お世話になります。
(氏名)です。

このたびは、内定のご連絡をいただきありがとうございます。
謹んでお受けいたします。

これまでの経験を活かして、1日でも早く貴社へ貢献できるよう努力する所存です。
今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーー
氏名
〒000-0001
●●県●●市(自宅住所)
電話:090-0000-0001
メールアドレス:shimei@×××.com
ーーーーーーーーーーーーーーーー

ポイントは以下のとおりです。

  • 返信が遅れると「内定辞退」と見なされる可能性がある
  • 内定企業の労働条件を再度確認してから返信する

内定を保留にする場合

内定を保留にする場合の例文とポイントを紹介します。

◯◯株式会社
人事部 △△様お世話になります。
(氏名)です。

このたびは、内定のご連絡をいただきありがとうございます。
大変光栄です。

誠に申し訳ございませんが、◯月◯日まで返答のお時間をいただけませんでしょうか。
選考が進んでいる企業が他にもあり、そちらのお話も聞きたいと考えております。

当方の都合で大変恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーー
氏名
〒000-0001
●●県●●市(自宅住所)
電話:090-0000-0001
メールアドレス:shimei@×××.com
ーーーーーーーーーーーーーーーー

ポイントは以下のとおりです。

  • 猶予期間は、通常2〜3日程度である
  • 企業によっては、内定取り消しとなる可能性がある

内定を辞退する場合

内定を辞退する場合の例文とポイントを紹介します。

◯◯株式会社
人事部 △△様お世話になります。
(氏名)です。

このたびは内定のご連絡をいただき、ありがとうございます。
誠に恐縮ですが、内定を辞退させていただきたく存じます。

自分のキャリアをあらためて考えた結果、このような結論となりました。

書類選考から面接と貴重なお時間を頂戴したにも関わらず、内定辞退のご連絡となり申し訳ございません。

また、メールでのご連絡となり、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーー
氏名
〒000-0001
●●県●●市(自宅住所)
電話:090-0000-0001
メールアドレス:shimei@×××.com
ーーーーーーーーーーーーーーーー

ポイントは以下のとおりです。

  • 時間を割いていただいたことへお礼を伝える
  • 可能な限り早い返信を心がける

応募企業からのメールにはルールを守って返信しよう

採用担当者とのメールは貴重なコミュニケーションであり、すべてのメールに早い返信が望ましいです。
一方で、誤ったメールを返信すると書面として残り、企業からの印象が悪くなる可能性があります。

例文や注意点を参考にしながらメールのルールを守り、応募企業に返信しましょう。

執筆者について

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