アルバイトを雇用する際の必要書類は？法律・税金・社会保険関係の提出書類を紹介

アルバイトを雇用する際には、マイナンバーが記載された書類や労働条件通知書など、必要書類があります。
アルバイトを雇用する際の必要書類を知っておかないと、雇用してからトラブルが発生するかもしれません。
アルバイトを雇用する際の必要書類を知って、トラブルを避けたいのではないでしょうか。
この記事では、アルバイトを雇用する際の必要書類を紹介します。

アルバイトの契約関係の必要書類

アルバイト雇用の際に必要な書類は、どういったものがあるでしょうか。
ここでは、契約の際の必要書類を紹介します。

マイナンバー

アルバイト雇用の際は、マイナンバーが必要です。
例えば、アルバイトを雇用する際は、雇用保険に加入するために、マイナンバーが記載された書類が必要になります。
そのため、マイナンバーカードのコピーか、マイナンバーが記載された書類を提出してもらいましょう。

なりすましを防止するために、身元を確認する必要もあります。
マイナンバーが記載された書類に加えて、運転免許証や旅券、写真付きの身分証明書などで身元も確認することが重要です。

とはいえ、従業員にマイナンバーの提出義務はないため、提出を拒否されたら、経緯を記録して義務違反ではないことを証明できるようにしておきましょう。

労働条件通知書

労働条件通知書も、アルバイトを雇い入れる際に必要です。
雇用者はアルバイトと労働契約を結ぶ際に、賃金や労働時間などの労働条件を明確に書面で提示しなければならないことになっているからです。

労働条件通知書には、契約期間や就業場所、業務内容などを記載します。
さらに、休日や勤務日、退職に関する事項などの明示も必要です。
アルバイトは、労働条件が事実と違う場合には、すぐに労働契約を解除できるようになっています。

アルバイトの社会保険関係の必要書類

アルバイトの社会保険関係の必要書類は、どのようなものがあるでしょうか。
ここでは、社会保険関係の必要書類を紹介します。

雇用保険被保険者証

アルバイトの社会保険関係の必要書類には、雇用保険被保険者証があります。
雇用保険被保険者証は、雇用保険への加入を証明するための書類です。

雇用する企業が、被雇用者の雇用保険への加入手続きをして発行します。
期間の定めなく31日以上雇用することが見込まれ、1週間の労働時間が20時間以上であれば、雇用保険の加入対象です。

適用条件を満たす労働者を雇用する場合、アルバイトでも雇用保険の加入手続きが必要です。
実際に手続きに必要となるのは被保険者番号であり、番号さえ確認できれば問題ありません。

年金手帳

年金手帳もアルバイトの社会保険関係で必要となる書類です。
健康保険や厚生年金保険といった社会保険に加入する際に、年金手帳に記載されている基礎年金番号が必要となるからです。

社会保険に加入するためには、週の労働時間が20時間以上30時間未満で、所定の賃金が月額88,000円以上である必要があります。
さらに、雇用見込みが2ヵ月を超えており、学生でないことも条件です。

なお、2022年4月から年金手帳に代わり、基礎年金番号通知書が発行されています。
そのため、対象となる層を雇用する場合は、年金手帳の代わりに基礎年金番号通知書を提出してもらいましょう。

アルバイトの税金関係の必要書類

アルバイトの税金関係の必要書類には、どういったものがあるでしょうか。
ここでは、税金関係の必要書類を紹介します。

源泉徴収票

アルバイトの税金関係の必要書類として、源泉徴収票があります。
源泉徴収票に記載されているのは、給与や給与所得控除後の金額、源泉徴収税額などです。
年度途中でアルバイトを雇用する場合は、被雇用者が前の会社から受け取っている源泉徴収票を提出してもらう必要があります。

年末調整をする際に必要となるものですが、年末になってからではなく、入社時に受け取って手続きを準備しておきましょう。

扶養控除等申告書

扶養控除等申告書も、アルバイトの税金関係で必要な書類です。
年末調整で扶養控除を受けるためには、扶養控除等申告書が必要となります。
年末調整を行うすべての従業員が対象であり、アルバイトも例外ではありません。

扶養控除等申告書は、最初に給与を支払う日の前日までに提出してもらうことになっています。
アルバイトから扶養の範囲内で働きたいという要望があった場合は、勤務時間や休日を調整しましょう。

アルバイトのその他の必要書類

アルバイトのその他の必要な書類は、どのようなものがあるでしょうか。
ここでは、その他の必要書類を紹介します。

通勤経路に関する申請書

アルバイトのその他の必要書類として、通勤経路に関する申請書があります。
交通費を支給する場合には、通勤に使う交通機関や経路、費用などが記載された申請書が必要です。

交通費を支払わないことになっている場合は、通勤経路に関する申請書は不要です。
とはいえ、何かあったときのために居住地を把握しておきたいなどという場合には、簡単な経路を書いてもらうと良いでしょう。

給与振替口座の登録申請書

給与振替口座の登録申請書も、アルバイトの必要書類です。
銀行振り込みにて給与を支払う際に必要となります。
給与を現金で手渡しする場合は不要です。

給与は、労働基準法で毎月1回以上を直接本人に支払うことになっています。
多くの企業が、給与の支払いに銀行振込を取り入れています。
本人名義の銀行口座の銀行名や支店名、口座番号などを確認するために、給与振替口座の書類を提出してもらいましょう。

アルバイト入社の際の必要書類を知ろう

アルバイトを雇用する際には、マイナンバーや労働条件通知書などの必要書類があります。
アルバイトを雇用する際の必要書類を知っておかないと、雇用してからトラブルになるかもしれません。

アルバイトを雇用するにあたって、社会保険や税金の手続きが求められるケースでは、マイナンバーや労働条件通知書だけでなく、年金手帳や源泉徴収票なども必要です。
この記事を参考にして、アルバイトを雇用してください。