officeたまこぶ 代表
・国家資格キャリアコンサルタント
・2級キャリアコンサルティング技能士
・産業カウンセラー
【プロフィール】
大学卒業後、地方新聞社のスポーツ記者などを経て、キャリアコンサルタントに転身。
公共機関や都内私立大学で学生や既卒者の就職支援に当たった後、フリーランスとして独立。現在は、「その人のありのままを受け止める」を大切に、複数の大学で学生のキャリア支援に従事。また、氷河期世代や高校生向けの講座へ講師として登壇、ライティングと幅広い活動を展開している。
新聞記者経験で積み上げた文章力が強み。エントリーシートや履歴書、職務経歴書など応募書類の作成のサポートを得意としている。
インターンシップは、企業で就業体験できる貴重な機会ですが、参加予定のインターンシップを辞退しなければならない状況に陥ることもあります。
インターンシップの辞退を決めたら、企業にいち早く連絡しなくてはなりません。
そんなときに、連絡方法や、辞退の伝え方に悩む就活生も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、インターンシップ辞退の連絡方法や、メールで辞退する際の注意点、例文などを詳しく解説します。
インターンシップ辞退の正しい方法を知って、企業へ失礼のない連絡を心がけましょう。
目次
インターンを辞退したい！断る場合の連絡はメールで良い？
インターンシップを辞退しなければならなくなった場合は、必ず企業に連絡するようにしましょう。
企業はインターンシップに向け、準備を重ねています。
企業に多大な迷惑をかけるだけでなく、「ビジネスマナーを守れない人」という印象を与えてしまうからです。
インターンシップを辞退する際の連絡は、基本的にメールで問題ありません。
ただし、企業から事前に辞退連絡の方法について案内があれば、その指示に従います。
メールであれば、連絡した記録が残るため、トラブルを避けることができます。
より丁寧に伝えたい場合は、まず電話で辞退の意向を伝えてから、あらためてメールを送ると良いでしょう。
電話で直接話すことで、謝罪の気持ちが伝わりやすくなります。
また、辞退を連絡するタイミングがインターンシップの前日や当日など直前の場合は、まずは電話で連絡するようにします。
企業側がどのタイミングでメールを確認するかわかりません。
電話であれば確実に辞退する旨を伝えられるだけでなく、直接お詫びすることもできます。
インターンを辞退する旨のメールはいつまでに送れば良い？
インターンシップの辞退は、辞退すると決めた時点でできるだけ早く企業に伝えましょう。
企業側は、インターン当日に向けて事前準備を行っているため、直前の辞退連絡は避けるようにします。
どうしても直前にキャンセルせざるを得ない場合は、まず電話で事情を説明し、追ってメールで詳細を伝えましょう。
企業の営業時間外に辞退を決めた場合には、まずメールで連絡したうえで、翌営業日の早めの時間帯に電話を入れると丁寧です。
いずれにしても、辞退の連絡は早ければ早いほど企業側が対応する時間を確保でき、悪い印象を避けられるでしょう。
インターンの辞退をメールで伝える際のポイント・マナー
インターンシップの辞退をメールで伝える際は、ビジネスマナーを守ったうえで、誠意をもって対応することが大切です。
メールは面と向かって話すコミュニケーションと異なり、文章の端々から送り手の意図が伝わってしまいます。
失礼のないメールを送るために、以下の3つのポイントを意識しましょう。
件名をわかりやすく記載する
インターンシップ辞退のメールを送る際は、件名を明確にすることが大切です。
件名は、宛先の企業担当者が一目で内容を理解できるよう、「インターンシップ辞退のご連絡」などと簡潔に記載しましょう。
加えて、送信者の名前や所属も件名に含めることで、開封してもらいやすくなります。
企業の採用担当者は、1日に多くのメールを受信しており、件名で優先順位をつけていることも少なくありません。
件名が曖昧だと、メールが読まれない、返信が遅れるなどのリスクが高まります。
内容と宛先をしっかりと明記した、わかりやすい件名を意識しましょう。
インターンを辞退する理由を明確にする
インターンシップを辞退するメールでは、辞退理由を具体的に伝えるようにしましょう。
辞退理由を明確にすることで、企業側の理解を得やすくなるからです。
例えば学業優先や健康面の理由、家庭の事情など、やむを得ない理由であれば、事実を伝えるようにします。
一方で、安易な理由でインターンシップを辞退すると、企業に対して失礼な印象を与えかねません。
「他社のインターンを優先したい」「興味がなくなった」など、企業側が納得しづらい理由である場合は、「一身上の都合により」といった少し曖昧な表現で伝えるようにすると良いでしょう。
どのような理由であっても、インターンシップの参加を辞退することには変わりありません。誠実な対応を心がけることが大切です。
お詫びの気持ちをしっかり伝える
インターンシップの辞退は、企業にとって大きな迷惑となります。
メールの文面では、辞退することへのお詫びの気持ちを丁寧に伝えましょう。
企業の採用担当者は、インターン準備のために多くの時間と労力を費やしています。
それを踏まえたうえで、メールの結びには「このたびは申し訳ございませんでした」など反省の言葉を添えるようにしてください。
また、電話連絡ができずメールのみで辞退を伝える場合は、メールに頼らざるを得ない状況を正直に説明し、お詫びするのも良いでしょう。
連絡が遅くなった場合はその点を謝罪するなど、丁寧な言葉遣いを意識することが大切です。
状況を理解してもらえるよう、誠実に対応することを心がけましょう。
インターンを辞退するメールの例文
ここからは、インターンシップを辞退する際のメール例文をご紹介します。
辞退理由別に全5パターンの文例を用意しました。
以下の基本構成を参考に、状況に合わせて文面を作成してみてください。
- 件名
- 宛名
- 挨拶
- 氏名・大学名
- インターン辞退の旨とその理由
- 謝罪
- 締めの言葉
- 氏名・連絡先
学業との両立が難しい
件名：インターンシップ辞退のご連絡（〇〇大学 〇〇学部 〇〇）
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇と申します。
このたびは、貴社で×月△日に行われるインターンシップへの参加案内をいただき、誠にありがとうございました。
誠に申し訳ありませんが、その日に急な補講授業が入ってしまい、インターンシップへの参加が難しくなってしまいました。
そのため、インターンシップへの参加を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
貴重な体験ができる機会をいただきましたにも関わらず、このようなご連絡を差し上げることとなり、大変申し訳ございません。
貴社の今後のますますのご発展をお祈りしております。
〇〇大学〇〇学部〇年
〇〇〇〇
電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇@〇〇〇〇
他のインターンや就職活動を優先する
件名：インターンシップ辞退のご連絡（○○大学 △△）
○○株式会社
△△部
□□様
平素よりお世話になっております。
○○大学経済学部の△△です。
このたびは、貴社のインターンシップに参加できる案内をいただきまして、大変感謝しております。
大変申し訳ありませんが、一身上の都合により、誠に勝手ながら今回のインターン参加を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。
インターンシップに参加できる貴重な機会をいただいたにも関わらず、このようなご連絡となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
貴社の今後益々のご発展をお祈り申し上げます。
○○大学経済学部4年 △△
連絡先：xxx-xxxx-xxxx
健康上の理由
件名：インターンシップ辞退のお詫び（○○大学 △△）
○○株式会社
人事部
□□様
お世話になっております。
○○大学法学部3年の△△と申します。
来週から予定しておりましたインターンシップについて、数日前から体調を崩してしまい、医師から安静にするようにとの指示を受けました。
つきましては、インターンシップへの参加を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
インターンシップに参加できるご案内をいただいたにも関わらず、直前のご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
貴社のさらなるご発展をお祈りいたします。
○○大学法学部3年 △△
連絡先：xxx-xxxx-xxxx
家庭の事情
件名：インターンシップ辞退のご連絡（○○大学 △△）
○○株式会社
採用ご担当者様
お世話になっております。
○○大学工学部の△△と申します。
今月末から予定しておりましたインターンシップですが、家族の介護が必要な状況になり、インターンシップに参加するための時間を確保することが難しくなりました。
つきましては、誠に勝手ではございますが、インターンシップへの参加を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
インターンシップ参加へのご配慮を賜りましたにも関わらず、このようなご連絡となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
貴社の今後ますますのご発展をお祈りしております。
○○大学工学部 △△
連絡先：xxx-xxxx-xxxx
インターンの内容と自分の興味・関心が合わない
インターンシップの内容が自分の興味・関心と合わないと感じたり、インターンシップ先の企業の文化や雰囲気に違和感を覚えたりしてインターンシップを辞退する場合は、「一身上の都合」などの表現で辞退の理由を記載するようにしましょう。
広く業界研究を進めるなかで、一度は辞退した企業にあらためて興味を持つ可能性があるからです。
件名：インターンシップ辞退のご連絡（○○大学 △△）
○○株式会社
人事部
□□様
お世話になっております。
○○大学情報学部の△△と申します。
先日は、〇月×日からのインターンシップへの参加案内をいただき、ありがとうございました。
誠に申し訳ありませんが、一身上の都合で、誠に勝手ながら参加を辞退させていただきたい所存です。
インターンシップ参加へのご配慮を賜りましたにも関わらず、このようなご連絡となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
貴社の今後益々のご発展をお祈り申し上げます。
○○大学情報学部 △△
連絡先：xxx-xxxx-xxxx
インターン参加を辞退する場合は慎重にメールしよう
インターンシップの辞退は、準備をする企業に迷惑をかけてしまうものの、やむを得ず参加ができなくなる場合もあります。
どうしても辞退せざるを得ない場合は、本記事で解説したメールのマナーを守り、誠意が伝わるような文面を心がけてください。
辞退する理由が正当なものであれば、本選考への影響は最低限にとどめられます。
またインターンシップの辞退をきっかけに、自分に合った企業研究を進めていきましょう。
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