面接辞退の連絡はメール？電話？失礼のない断り方（キャンセル）を例文で紹介

この記事の監修者

綿引 亜衣

【資格】
国家資格キャリアコンサルタント

【プロフィール】
総合人材サービス企業にて法人企業の採用支援、キャリアアドバイザー職に10年間携わる。名古屋での勤務経験があり、地域特性を踏まえた面接対策や、Uターン転職支援にも強みを持つ。これまで採用支援経験のある業界は広告・不動産・建設・消費財・通販業界など。その後求人サイトのマーケティング職を経て、現在は 総合人材サービス企業の広報業務に従事。

就職活動、転職活動をしていると、応募段階では気付かなかった企業とのミスマッチや、家庭の事情などで面接を断らなければならないことがあります。
しかし、面接辞退をどのように伝えるのが失礼にならないのか、わからないという方もいるでしょう。

本記事では、

• 面接を辞退するときのメール
• 電話のポイントや例文

を紹介します。
そのまま使える例文を紹介しているため、今すぐに企業にメールを送ることも可能です。
ぜひ参考にしてください。

面接辞退の連絡はメールと電話、どちらが適切？

面接辞退の連絡は、面接の数日前まであればメールで問題ありません。

採用担当者は、応募者の管理、面接会場の準備や日程調整などさまざまな準備を行っています。
辞退者が出ると当日までの準備を変更しなければならず、大きな迷惑がかかります。
辞退を決断したタイミングが面接の数日前であれば、速やかにメールで連絡しましょう。

また、面接辞退メールはできるだけ企業の営業時間内に送り、相手がそのあとの対応を取りやすいタイミングの連絡を心がけてください。

面接辞退メールのポイント

面接辞退メールを送るときのポイントは以下3点です。

• できるだけ早めに連絡する
• 短文でわかりやすい文章にする
• 面接前日・当日の場合は必ず電話でも連絡する

企業に対して失礼なメールを送らないために、これから紹介するポイントを押さえておきましょう。

できるだけ早めに連絡する

面接辞退を決断したら、できるだけ早めに連絡しましょう。

採用面接は企業の業務時間を割いています。
人事担当者や面接官など採用に関わる社員の時間を奪っていることを忘れないようにしましょう。
早めに連絡すれば、先方のそのあとの対応負荷が軽くなる可能性があります。

体調不良や他社の内定など面接を辞退する理由はいくつかありますが、急に行けなくなってしまった場合はもちろん、決断したらすぐに連絡しましょう。

短文でわかりやすい文章にする

面接辞退メールは、簡潔でわかりやすい文章が望まれます。

採用担当者は毎日の業務に加えて採用面接に関わっているため、日々大量のメールを受け取っているでしょう。
特に大企業の場合、応募者も多く、担当者は一つひとつのメールに多くの時間をさけません。

本文すべてを読まなければ理解できないメールは、採用担当者の時間を奪ってしまう可能性があり、なにより印象が悪くなります。
また、長文で書くと言い訳ととらえられてしまう可能性もあります。

ひと目でわかる件名と一文一意の短くシンプルな文章を心がけましょう。

面接前日・当日の場合は必ず電話でも連絡する

面接の前日や当日に面接辞退する場合はメールを送ったうえで、電話でも連絡しましょう。
採用担当者は、自身も面接官として終日面接対応をしていることも多く、面接前日・当日に届くメールをすぐに確認できない可能性があります。
万が一、面接官が事前にメールを確認できなかった場合、事前連絡なしの面接辞退扱いにされてしまうかもしれません。
この扱いを受けた場合、将来的にその会社で希望ポジションの募集が出て、再度チャレンジをしたいと思った際に非常に不利です。

面接直前の辞退は気が引けるものですが、行き違いになるとお互いの時間が無駄になります。
また、将来的に不利になってしまうこともあるかもしれません。
面接辞退を確実に伝えるために、面接前日・当日の場合は電話で連絡しましょう。

そのまま使える面接辞退メールの例文

失礼のない面接辞退メールは、普段からビジネスメールを送り慣れていない人にとっては、ハードルが高いものです。
面接辞退メールの例文を、理由別に3つ紹介します。
面接時間を用意してくれた企業に失礼のないメールを送りましょう。

他社内定が出た場合

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電話で面接辞退を伝えるときのポイント

面接日前日・当日に辞退を決断した場合、メールを送ったうえで電話連絡する必要があることは先述のとおりです。
電話で面接辞退を伝えるときは、以下のポイントに気をつけなければなりません。

• 昼休みを避け、営業時間内にかける
• 静かな場所でかける
• 緊急の場合を除き、面接開始3時間前までにかける

一つずつ説明します。

昼休みを避け、営業時間内にかける

企業への電話連絡は昼休み（12時～13時）を除く営業時間内にかけましょう。
始業直後や昼休み明けは仕事を開始したばかりで、会社が忙しい時間帯です。
担当者が不在など、電話に出られないと言われた場合は、「〇日の〇時にお送りしたメールの件で」など、用件がわかるよう伝言を残しましょう。

静かな場所でかける

面接辞退の電話は、静かな場所でかけましょう。
周りの音は自分で思っている以上に相手に聞こえます。

外出時に連絡しなければならない場合は、カフェや交通量の多い道路付近ではなく、車中や路地裏など静かな場所を選びましょう。

また、電波が悪いと電話の途中で途切れてしまいかけなおす手間がかかるかもしれません。
相手の立場に立って考え、周りが静かで電波が途切れない場所からかけましょう。

緊急の場合を除き、面接開始3時間前までにかける
面接当日に辞退を決断した場合は、遅くとも面接開始3時間前までに電話をかけましょう。
これまでもお伝えしたとおり、採用担当者は辞退連絡を受けることで追加の社内対応が発生します。
そのため、面接前のなるべく早い段階で面接辞退の意思を企業に伝える必要があります。

また、面接辞退は企業にとっても緊急度の高い用件です。
面接当日に電話連絡をした際に、担当者が不在の場合は電話に出た社員の方へ、辞退を希望している旨を伝えましょう。
その際は応募ポジション、面接予定日時、（わかるようであれば）面接を担当する社員のお名前も伝えると親切です。

電話で面接辞退を伝えるときのトーク例

面接辞退を電話で伝えるとなると、緊張してしまう人もいるでしょう。
緊張してぶっきらぼうな言い方になると、言いたいことが伝わらないばかりか、失礼にあたる可能性もあります。
迷惑をかけて申し訳ないという気持ちがきちんと伝わるよう、伝える内容を事前に準備してから電話をかけましょう。

急な用件で辞退する場合は、これから紹介するトーク例を参考にしてください。
ここでは、参考になるトーク例を3つ紹介します。

他社内定が出た場合

家庭の事情の場合

面接辞退のメールは失礼のないよう送ろう

複数の会社を対象に就職活動をしていれば、面接辞退の連絡をしなければならないことも起きてくるでしょう。
その際、マナーを守らなければ、貴重な時間を割いて面接時間を確保してくれた企業に失礼にあたります。
特に採用担当者は、多くの応募者の対応をしているため、一人スケジュールがずれると大きな迷惑がかかることになります。

また繰り返しになりますが、将来的に同じ企業からより希望に近いポジションの募集があり、再度応募をする可能性もゼロとはいえません。
仕事のなかで応募企業と接点を持つ機会もあるかもしれません。
仕事をする限り、思わぬところで接点が生まれる可能性があるため、面接辞退の連絡をするときのポイントを押さえて、相手に失礼のないメールや電話の対応をしましょう。

執筆者について

転職情報かる・ける編集部

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