ビジネスマナーで大切なこと7つを紹介｜具体例や身につける方法も

ビジネスマナーとは、仕事をスムーズに進めていくためのスキルの一つです。
習得すると相手から信頼を得られやすくなり、仕事が円滑に進みます。

ビジネスマナーはスキルであるため、内容を理解し実践していけば、誰でも習得は可能です。
会社でうまく立ち回るために必要なビジネスマナーを知りたいと思っている方に向けて、具体例や身につける方法を紹介します。

ビジネスマナーで大切なこと7つ

ビジネスマナーで大切なことは、相手に対する思いやりと、好感を与えるという意識です。
思いやりや好感を与える意識を持つと、それぞれの項目の理解が深まります。
それでは、大切なこと7つを順番に見ていきましょう。

言葉遣い

仕事を進めていくうえで対話のコミュニケーション機会は多いため、ビジネスマナーのなかでも言葉遣いは特に重要です。
言葉遣い一つで相手への印象が変わるため、適切に敬語を使い分ける必要があります。

使い方を間違えやすいフレーズは以下のとおりです。
意識して使えるようにしておきましょう。

• お疲れ様です　→　お世話になります
• 了解です　　　→　承知しました、かしこまりました
• すみません　　→　申し訳ありません
• 行きます　　　→　伺います

挨拶

人とのコミュニケーションは、挨拶から始まります。
挨拶はビジネスの基本であり、初めて会う人の第一印象となる挨拶は、大きな声ではっきりと相手の目を見て行いましょう。

社外の方と応接室で面談する際は、相手が部屋に入ってきたときにさっと立ち上がり、立ったまま挨拶するのが基本です。
そして名刺交換する際には、相手の名刺より下から差し出すと、謙虚さを表せます。
挨拶はビジネスマナーの基本となるので、自分から積極的に挨拶をしていきましょう。

身だしなみ

挨拶と同様に、相手への第一印象に影響するため、身だしなみは大切です。
身だしなみで気をつける点は、「清潔感」や「爽やかさ」であり、「おしゃれ」や「ブランド」よりも優先順位は高くなります。

シャツにアイロンがかけられているか、スーツにシワがないかと合わせて、髪の毛やメイク、爪なども相手からは見られているので注意が必要です。

相手からどのように見られるかを常に意識して、身だしなみを整えましょう。

整理整頓

執務スペースやデスク周りが整理整頓されていると、業務に集中できたり必要な書類がすぐに取り出せたりと、仕事をスムーズに進められます。
個人情報保護や機密情報の漏洩防止の観点からも、整理整頓は大切です。

また、クラウドでのデータ保存が多くなっているため、共有フォルダの整理の仕方、フォルダ名やファイル名の付け方など、職場によって異なるので確認しておきましょう。

時間厳守

商談や会議への出席、資料の提出などにあたって、社会人として時間厳守は当然です。
逆にどれほど評価が高く信用されていても、時間や期日に間に合わなければ、評価が下がるおそれがあります。

もし時間や期日に遅れる場合は、遅れる可能性がわかった時点で関係者に連絡しておきましょう。
連絡する際には、どれくらいの時間や期間、遅れる可能性があるのかを伝えると、相手は仕事の再調整ができるようになります。
時間厳守するのは当然ですが、万が一遅れる場合は相手への配慮を忘れないようにしましょう。

報連相

仕事を進めていくうえで欠かせないものが、報連相です。
報連相とは、報告・連絡・相談をさしており、社内外に関わらず、関連する仕事をしている人には必要な業務になります。

ただし、報連相には、相手の貴重な時間を奪ってしまう側面もあります。
闇雲に報連相するのではなく、必要な相手に適切なタイミングで報連相を行うことが大切です。
しかしトラブルのときには、一人で解決しようとせずに、すぐに周りの人に協力を仰ぎましょう。

守秘義務

会社には就業規則があり、会社員は就業規則を守る義務があります。
就業規則に違反すると懲戒処分の対象となるため、注意が必要です。

就業規則には、機密情報の漏洩防止のために、守秘義務が設けられています。
注意が必要な守秘義務の対象は、インサイダー情報や営業上の秘密、個人情報などで、特に社外秘情報はご家族や友人にも口外できない点は理解しておきましょう。

ビジネスマナーの重要性とは？

ビジネスマナーを習得すると相手から信頼を得ることにつながります。
相手からの信頼は、転職する際に有利になったり、仕事を進めやすくなったりするため重要です。

社内の人間関係が円滑になる

ビジネスマナーを習得して相手から信頼されると、社内の人間関係が円滑になります。
仕事を一人で行うのは稀で、多くの方が関わっているため、仕事を進めていくうえで人間関係は大切です。

人間関係が良好であると、こちらの意図が相手に伝わりやすかったり、困っているときに助けてもらったりという効果が生まれる可能性があります。

仕事がスムーズに進む

相手から信頼を得ると仕事がスムーズに進みます。
仕事はさまざまな人からのサポートを受けて成り立っているため、関係する方への感謝の気持ちを持つことが大切です。

感謝の気持ちを忘れず、謙虚な姿勢で仕事に取り組んでいれば、あなたに好感を抱いてくれる人が集まってきます。
人が集まると同時に情報も集まりやすくなるため、大きな仕事を任されたり、新たな仕事につながったりします。

つまり、相手から信頼を得て仕事をスムーズに進めるためには、基本となるビジネスマナーが重要です。

ビジネスマナーで大切なことを身につける方法

ビジネスマナーの具体的事例と重要性を解説してきました。
ここからは、どのようにビジネスマナーを身につけるのかを紹介します。
具体的には、以下の実践が近道です。

• 他の人を真似る
• ロールプレイングする
• 他者に教えてもらう

他の人を真似る

社内や社外に関わらず、普段接する人のなかでロールモデルを見つけ、真似ることが、ビジネスマナーを身につけるための一つの方法です。
ロールモデルを見つけるためには、先輩や同僚の日々の仕事ぶりやコミュニケーションの取り方、報連相するタイミングなどを観察する必要があります。

ロールモデルとなる人を見つけて言葉遣いや挨拶、身だしなみを真似て実践していきましょう。

ロールプレイングする

ロールプレイングを行い、実践を経験すると、ビジネスマナーの習得は近道となります。
挨拶や電話対応、名刺交換などは、お手本を見たあとにできるようになるまで繰り返し実践してみると良いでしょう。

実践したあとにフィードバックをもらうと、できていることやできていないこと、気になる癖など自分では気付かなかった点を理解できます。

他者に教えてもらう

普段の仕事の様子を見ている上司や同僚から指摘を受けることは、ビジネスマナーを身につけるためには必要です。
しかし、上司や同僚も忙しい業務のなかでは時間が取れず、ちょっとした違和感だけでは指摘してくれないかもしれません。

解決策として、フィードバックをもらう仕組みをつくることがおすすめです。
上司や同僚などから月に1回程度、自分のビジネスマナーの改善点を教えてもらう時間をあらかじめ設定しておきましょう。

ビジネスマナーを習得してより仕事をスムーズに進めよう

ビジネスマナーは相手への思いやりをベースとするスキルであり、誰でも習得は可能です。
習得しておくと相手との信頼関係構築に役立ち、仕事が円滑に進みます。
ビジネスマナーを習得するためには、理解と実践が必要です。

まずはあなた自身を客観的に見て、ビジネスマナーの大切な7つのうち、できていることやできていないこと、得意な点や不得意な点を明確にすることをおすすめします。
相手への思いやりを意識して実践すると、仕事でうまく立ち回れるようになるでしょう。