特定社会保険労務士／AFP／2級ファイナンシャル・プランニング技能士／第一種衛生管理者
やまもと社会保険労務士事務所 代表
【プロフィール】
企業の情報システム、ならびに人事部門で28年の実務経験あり。クラウドソフトなどを推進している「システムのわかる社会保険労務士」です。
労働相談、人事労務管理、就業規則作成、給与計算が得意です。労働相談は、労働局での総合労働相談員の経験を生かした対応ができます。各種手続きは電子申請対応ですので全国対応可能です。 また、各種サイトでの人事労務関係記事の執筆や監修も行っています。
就職や転職活動中、やむを得ない事情で面接を辞退しなければならない場面があるかもしれません。
特に面接本番まで日が迫っている場合、電話もしくはメールなど、どのような手段で伝えればマナー違反にならないのか判断に迷う方も多いでしょう。
本記事では、面接辞退の適切な連絡方法とマナーについて解説しています。
辞退理由を聞かれたときの対処法も紹介しているため、ぜひ参考にしてみてください。
目次
面接辞退の連絡は電話で行っても良い？
面接を辞退するとき、その旨を伝える方法は電話でも問題ありません。
伝えるタイミングによっては、メールより電話のほうが望ましい場合もあります。
ここでは、面接辞退の適切な連絡手段について解説します。
面接日の数日前なら電話でもメールでも大丈夫
面接辞退の連絡は、面接本番の数日前までであれば、電話でもメールでも構いません。
注意点としては、企業の営業日をしっかり確認しておくことです。
メールで連絡したにも関わらず返信がない場合、担当者の見落としやエラーで送信できていない可能性もあるため、後日電話連絡もしておくと安心です。
面接辞退のメール連絡について、詳しくはこちらの記事もご覧ください。
面接前日・当日の辞退は電話連絡で
面接前日や当日の辞退は、メールではなく電話で連絡してください。
基本的に前日や当日の辞退は極力避けるべきですが、やむを得ない場合は担当者に電話で一報を入れておくのが社会人として当然のマナーです。
メールでの連絡は、担当者が面接の時間までに確認できない可能性があるため避けましょう。
面接辞退を電話で伝えるときのマナー
面接辞退を電話で伝えるときは、以下のマナーを念頭に置いておきましょう。
- 早急に連絡する
- 連絡無しの辞退はマナー違反
- 電話をする時間帯に注意
- 静かで電波の安定した場所からかける
- 担当者不在、つながらないときの対応
それぞれ詳しく説明します。
早急に連絡を入れる
面接を辞退することが確定したら、早急に連絡しましょう。
面接に辞退者が出てしまうと企業側は新たに募集を行ったり、面接スケジュールの調整など、さまざまな対応に追われます。
可能な限り早めに連絡を入れて、企業側の負担に配慮することが大切です。
連絡無しの面接辞退はマナー違反
無断欠席はマナー違反であり、社会人としてやってはいけない行為です。
採用担当者からの印象が悪くなるだけでなく、出身校や現在の職場へのネガティブイメージにもつながりかねません。
また、面接辞退した企業が就職先の取引相手となる可能性もあります。
辞退する場合は忘れず事前に連絡をし、その際におわびと感謝をきちんと伝えましょう。
面接辞退の電話をする時間帯に注意
電話をかける際には、相手の迷惑にならない時間帯を考慮する必要があります。
担当者が勤務している時間内に電話をかけるのはもちろんですが、営業時間のなかでも始業直後の9：00頃と終業直前の17：00頃、昼休みは避けましょう。
担当者が忙しい時間帯や休憩に入っているタイミングに電話連絡をしてしまうと、印象が悪くなる可能性もあります。
企業によって多少異なりますが、10：30～11：30もしくは14：00～16：00くらいが無難でしょう。
電波の安定した静かな場所で電話をかける
面接辞退の電話は、電波が安定していて静かなところでかけるようにします。
電波が悪い場所や騒がしい場所で電話をすると、お互いに言葉が聞き取れず何度も聞き返す手間が生まれるでしょう。
また、重要な内容を聞き逃してしまう可能性もあります。
会話が困難だと判断したら、「場所を変えて再度ご連絡いたします」などと伝えたうえで、ひとまず電話を切りましょう。
この場合、相手を待たせている可能性もあるため早めにかけ直すのが基本です。
担当者不在の場合は、戻る時間を聞いておく
電話をしたときに担当者が不在で面接辞退の旨を伝えられなかった場合は、担当者の戻る時間を聞いておいてください。
その時間になったら、自分から担当者へ再度電話をします。
戻る時間を聞く際は「面接辞退の件でお電話を差し上げました、〇〇（自分の名前）です。担当の△△様はいつ頃戻られる予定でしょうか？」などと伝えましょう。
戻る時間がわからない場合は、担当者へメールを送ります。
面接日が近い、もしくは面接時間が迫っているときは伝言を依頼するのがベターです。
その際に「メールでも同様の内容をお送りします」と一言伝えておきましょう。
電話がつながらないときはいったんメールを送っておく
何度電話をかけてもつながらない場合や、営業時間外にどうしても連絡をしなくてはならないときには、ひとまずメールを送ります。
そのうえで、別の日の営業時間内に電話をかけてみてください。
メールには「〇日〇時頃にお電話いたしましたが、ご不在とのことで取り急ぎメールで失礼いたします」と書いておくと丁寧な印象になります。
面接辞退を電話で伝えるときに理由は必須？
面接辞退の旨を電話で伝えるとき、理由をこと細かに説明する義務はありません。
ただし、担当者から理由を聞かれる可能性はあるため、答えられるように準備しておくと良いでしょう。
ここからは、面接辞退の理由をどのように伝えるべきか解説します。
辞退の理由を詳しく説明する必要はない
面接を辞退する理由は、詳しく説明しなくても構いません。
何かしらの理由をつける際は、「一身上の都合により」「諸般の事情により」などと伝える程度で十分でしょう。
ただし、志望度の高い企業の面接にも関わらず急遽行けなくなったという場合は、事情を伝えたうえでスケジュール調整を相談するのがおすすめです。
理由を詳細に聞かれた場合は簡潔に答える
詳細な辞退理由を聞かれた場合のために、簡潔な返答も用意しておきましょう。
他社の内定が出たのであれば、「他社から内定をいただいたので」とそのまま伝えても問題ありません。
ただし、第一志望だとアピールしていた企業の面接を辞退する場合、この理由を正直に伝えるのは避けるべきです。
また、体調不良で面接辞退をするときも正直に話して良いでしょう。
場合によっては再度日程を組んでもらえる可能性があります。
理由を聞かれたときに口ごもってしまうと嘘を疑われかねないため、台本をある程度準備しておくと安心です。
面接辞退は誠意を持って電話連絡で伝えよう
面接を辞退するときには、できる限り早めに電話連絡をするのがマナーです。
面接辞退が決まったタイミングによってはメールで伝える方法もありますが、返信がない場合、担当者に確認の電話をかけることになります。
このことを鑑みると、電話連絡のほうが確実です。
感謝とお詫びの言葉を自分の声で伝えられるため誠意も伝わります。
また、担当者から辞退理由を聞かれることを想定し、簡単な台本を作っておきましょう。
転職情報かる・けるは、転職や就職を目指している人の「知りたい」に応えるメディアです。
全国71,000件以上の求人を扱う弊社スタッフが、編集部として情報発信！
“いい仕事が見つかる・いい仕事を見つける”ための、有益なコンテンツをお届けします。
とは?