「採用面接で面接評定表って必要なの？」
「採用面接で使用する面接評定表のサンプルが欲しい」
採用面接を担当する方で、このように思っている方も多いのではないでしょうか。
新卒・中途採用での面接は、面接担当者が複数なのが一般的でしょう。
しかし、面接担当者が多ければ意見がわかれ、合格者を決めるのが難しくなります。
受験者の評価のばらつきを可能な限り減らすために面接評定表は必要です。
この記事では面接評定表のサンプルと、オリジナルの面接評定表を作成するための方法を紹介しています。
記事を読んでいただき、独自の面接評定表を作成し採用面接に臨んでください。
目次
面接評定表（面接評価シート）の必要性
面接評定表は、採用面接を受けた受験者を同じ基準で評価するために必要です。
採用面接では複数の面接官が評価を担当することも多いため、面接評定表がなければ評価項目や基準にばらつきが出てしまいます。
各面接官の評価が異なると、採用者を決める際に時間がかかってしまい、効率が悪いです。
面接評定表を用いることで、面接官全員が同じ評価項目と基準で面接を行えば、スムーズに合格者を決められます。
面接評定表の必要項目は各社で異なるため、独自の面接評価シートを作成する必要があります。
これから面接評定表の作り方を説明していくので、参考にしてオリジナルの面接評定表を作成してください。
面接評定表の作り方
面接評定表の作り方を説明します。
面接評定表の作り方は以下の流れで行います。
- 評価項目をピックアップする
- 採用する人物像を決める
- 合格ラインを決める
各工程について順番に紹介していきます。
こちらの完成サンプルを参考に、一つずつチェックしていきましょう。
評価項目をリストアップする
最初に、評価項目として考えられるものをすべてリストアップします。
リストアップする際は、とりあえず自社の評価項目として適切、不適切なのかは考えずに、思いつく限りを挙げていくのが良いでしょう。
評価項目は、評価ジャンルごとに考えるとリストアップしやすいです。
評価ジャンルの一例は以下のとおりです。
- 知識：一般教養・専門知識・語学力など
- 思考：ロジカルシンキング・創造性・問題発見力など
- 行動：積極性・協調性・リーダー気質など
- コミュニケーション：傾聴力・話し方・非言語能力など
- 精神：ストレス耐性・責任感・意外性など
上記を参考にし、思いつく限りの評価項目を洗い出します。
自社で採用する人物像を決める
評価項目をリストアップしたら、新しく採用する人物はどのような人が良いか決めましょう。
採用後の配属先が複数部署ある場合は、各部署における理想の人物像を考えます。
各部署で理想の人物像を考える理由は、営業部にとっての採用するべき人材と、製造部にとっての採用するべき人材は違うなど、部署ごとに求められる人物像が異なるからです。
過去に社内で問題となった事例を出し、避けるべき人物像も決めておくと、採用後に問題行動を起こすような人を選ぶ可能性を減らせます。
評価項目を厳選する
先の「評価項目をリストアップする」で挙げた評価項目のうち、採用するべき人物を選定するために必要な評価項目を厳選します。
評価項目を厳選する理由は以下のとおりです。
- 評価項目が多いと質問数が増え面接時間が長くなる
- 評価項目を埋めるのが目的となり受験者を正しく評価できなくなる
- 面接中に評価シートばかり見てしまい受験者への印象が悪くなる
上記の理由により、評価項目はできる限り少なくして、面接評定表を作成します。
評価基準を決める
評価基準には3段階、5段階などの数字で評価する定量評価と、面接担当者のコメントを記入する定性評価があります。
定量評価も定数評価もそれぞれにメリット・デメリットがあり、評価項目ごとに定量評価と定性評価のどちらを用いるのか決める必要があります。
定量評価と定性評価についての説明は以下のとおりです。
定量評価
定量評価は評価を数値で行う方法です。
評価項目に対して良いのか悪いのかを、3段階や5段階などの基準で評価するため、誰が見ても評価値がわかりやすいのがメリットです。
事前に評価基準の中間を決めておき、中間より上なのか下なのかを決めるだけにしておくと面接担当者も判断しやすくなります。
例えば3段階評価なら2、5段階評価なら3といった中間を基準とするとわかりやすいです。
定量評価は評価項目に対する評価なので、目的を達成するための努力や工夫、過程などを評価しづらいのがデメリットです。
定性評価
定性評価は数値化できないものに対して有効な評価方法です。
メリットは、数字で評価できない面接官が受験者から感じた良い印象や悪い印象などを評価できる点です。
デメリットとして、評価する面接官個人の価値観や感性により、評価にブレが生じます。
例えば同じ候補者に対し、面接官によっては「目標を達成するために十分努力している」と感じる人もあれば、感じなかったという人も出てきます。
定性評価で良い評価があれば5点プラス、悪い評価があれば5点マイナスといった様な設定をしましょう。
合格ラインを決める
評価項目と評価基準を定めたら、面接試験の合格ラインを決めます。
合格ラインは、定量評価の合計点数60点以上といった具合に具体的に決めましょう。
先に紹介した「避けるべき人物像」を作成した場合は、合計点数に関係なく不合格とするなどして活用できます。
面接評定表作成時の注意点
面接評定表を作成するときの注意点を紹介します。
注意点は以下の4点です。
- 新卒と中途採用で面接評定表の評価項目は変える
- 評価項目は質問の順番に合わせる
- 評価項目を見直す時期を決める
- 評価項目の説明文はわかりやすく記載する
順番に説明します。
新卒と中途採用で面接評定表の評価項目は変える
学校を卒業したばかりの新卒者と社会人経験のある中途採用者では、会社が求める基準が異なります。
新卒者の評価で重要なのは個性や人柄、将来性などの部分と、入社後に貢献できそうかどうかといった可能性です。
対して中途採用者の評価で重要なのは、今までの経験や持っているスキル、即戦力になるかといった点です。
そのため新卒者と中途採用者とで、面接評定表の評価項目をそれぞれに合った内容に変え、適した人材を採用する必要があります。
評価項目は質問の順番に合わせる
評価項目の順番は、面接で質問する順番に合わせましょう。
評価項目が質問の順番と違っていると、質問のたびに評定表内の該当項目を探さなければならず、面接官が受験者の評価に集中できません。
評価項目と質問の順番が違うと、評価項目の採点が抜けて再度同じ質問をしたり、評価し忘れたりといったミスも起きやすくなります。
声の大きさや清潔感、受け答え方などの初見で評価できる項目は冒頭に持ってくるといった工夫も有効でしょう。
評価項目を見直す時期を決める
面接評定表は一度完成させたら終わりではありません。
採用試験を行うタイミングによって、求める人材が変わる可能性があるからです。
求める人材が変われば評価項目も変わり、評価基準も変わるため、面接評定表を作り直す必要があります。
面接評定表の作り直しが面倒だと放っておくと、欲しい人材とは異なる合格者が出てしまい会社にとってメリットはありません。
面接評定表を作り直す時期を事前に決めておき、欲しい人材と面接評定表の評価項目がミスマッチしないよう常に調整を重ね、面接ごとに完璧な状態に仕上げておくようにしましょう。
評価項目の説明文はわかりやすく記載する
評価項目の説明文は誰が見てもわかる文章で作成しましょう。
受け取り方が複数ある文章で書かれていると、面接担当者により受け止め方にブレが生じ、判断基準が曖昧になります。
例えば、評価項目に「リーダーシップがあるか」と書かれている場合、「行動力がある人」なのか「問題解決能力がある人」なのか「意見をまとめられる人」なのかわかりません。
単に「リーダーシップがあるか」では、面接官により評価がわかれてしまいます。
評価項目の説明文は、受け取り方が複数ある表記をせずに、わかりやすく具体的な表現を心がけましょう。
サンプルを使って自社オリジナルの面接評定表を作ろう
面接評定表は、受験者を複数の面接官で評価する際に必要です。
適切な評価項目を設けた面接評定表を用いれば、複数の面接官で面接を行っても個人の感性によるブレを可能な限り抑えられ、採用者を決める会議も短時間で終わります。
この記事で紹介している面接評定表のサンプルはあくまで一般的なものなので、ダウンロードしていただき、オリジナルの評価項目と評価基準を設けてください。
自社オリジナルの面接評定表が完成できたら、面接時の負担も軽くなるでしょう。
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