転職時の履歴書に送付状は添えるべき？書き方をテンプレート付きで紹介

転職活動で応募先の企業に履歴書を郵送する際には、送付状を添えるのがマナーです。
本記事では、送付状を添える理由や書き方を解説しています。
テンプレートも併せて紹介しているので、転職を検討中の方は参考にしてください。

転職時の履歴書に添える送付状の意味とは？

まずは、履歴書の郵送時に送付状を添える理由を見ていきましょう。

あいさつと送った人を知らせるもの

履歴書に送付する送付状は、応募先の企業に対するあいさつ状です。
送付状を通じて、企業は候補者の人柄やマナーを推し量ることができます。
加えて、送付状には郵送物の中身を知らせる役割があります。
「誰が」「誰に」「何を」送ったのかを明記しておきましょう。

補足を伝えることもできる

添え状を通して、履歴書や職務経歴書に書ききれなかった補足事項を伝えることもできます。
特に転職回数が多い場合や、前職を短期間で辞めている場合は、何らかの説明をしないと「すぐに辞めてしまうのでは」といった不安を採用担当者に与えがちです。
転職活動に至ったやむを得ない理由を添え状に記載しておけば、採用担当者は安心して履歴書を読み進めることができるでしょう。
また、履歴書だけでは伝えきれない自己PRがある場合は、記載することでさらなるアピールにつながるケースもあります。

転職時向けの送付状の書き方【テンプレート付き】

「送付状.docx」のサンプルを確認

転職の際に履歴書に添付する送付状の具体的な書き方を解説します。
テンプレートを参考に、以下の流れで作成しましょう。

①日付	必ず右上に記載。 履歴書を投函する日を必ず年月日で書くこと。 西暦・和暦はどちらでも問題ないが、履歴書などの同封書類と合わせる。
②送付先	株式会社などを省略せずに記載する。 担当者の名前がわかっている場合は、記載して敬称の様を必ず付ける。 わからない場合は「採用ご担当者様」または「人事部御中」と記載。
③自分の連絡先や氏名	上から「郵便番号」「住所」「電話番号」「氏名」を記載する。 「メールアドレス」を記載しても良い。 住所は省略せずに都道府県から書くこと。
④前文	本題の前置きとして記載。 「頭語の拝啓」「時候の挨拶」「相手の発展に対する言葉」を入れる。 時候の挨拶は季節によって変わるので調べておく。
⑤応募理由	応募にいたった理由を簡潔に記載する。 募集している職種が複数ある場合は、自分が募集する職種を記載する。
⑥自己PR	自己PRを入れるなら簡潔に記載する。 長々と書くと相手にも読まれない。 ネガティブな内容を補足する場合は、言い訳ととらえられるケースもあるので注意。
⑦結びの言葉	結びの言葉として、面接を希望している旨を記載する。 最後の言葉は「何卒よろしくお願い申し上げます。」で締める。
⑧結語	結語も時候の挨拶同様に、ビジネス文書で書く際に必要なもの。 「拝啓」で始めた場合は「敬具」で終わりにする。
⑨同封書類	履歴書など同封書類を部数も含めて記載する。

転職時向け送付状の正しいマナーやポイント

ここでは、送付状を書く際のマナーやポイントを解説します。

志望動機・自己PRを盛り込むなら簡潔に

志望動機や自己PRは簡潔に書きましょう。
だらだらと長い自己PRは確認する採用担当者の負担になるだけでなく、「わかりやすく相手に伝える能力が低い」ととらえられるおそれがあります。
また、不利な経歴に対する補足が長いと、「言い訳をしている」とマイナスな印象を持たれる可能性もあるので注意が必要です。

送付状に志望動機・自己PRを書く際は、3行から長くても5行程度に抑えましょう。
そもそも、しっかりとした自己PRがすでに履歴書に書いてある場合は、無理に記載する必要もありません。
送付状の自己PRは、あくまで補足ととらえておきましょう。

パソコン作成なら横書き、手書きなら縦書きが一般的

送付状は、パソコンで作成する場合は横書き、手書きの場合は縦書きにするのが一般的です。
用紙のサイズは、同封する履歴書などの他の書類に合わせると良いでしょう。

例えば、履歴書や職務経歴書のサイズがA4サイズの場合は、送付状もA4で作成することで書類の収まりも良くなります。

応募書類の一番上に重ねて封入

あいさつの役割を持つ送付状は、採用担当者が開封した際、最初に読んでもらえるのが理想です。
よって、封筒に入れる際は、各書類の一番上に重ねておくと良いでしょう。

また、他の書類とまとめてクリアファイルに入れて送ると、郵送の際に汚れたり折れたりすることを防げるのでおすすめです。

面接で履歴書を持参する場合は不要

書類選考がなく、面接に直接履歴書を持参する場合、送付状は不要です。

送付状は応募書類に合わせて送るあいさつ状なので、対面で行うあいさつの代わりの役割があります。
もし、履歴書や職務経歴書を対面で渡す場合は、口頭で中身を説明すれば問題ありません。
その際、「履歴書と職務経歴書をお持ちしましたので、よろしくお願いいたします」と一言添えて渡しましょう。

転職時の送付状はマナーに気をつけて作成しよう

履歴書を郵送する際、送付状にはあいさつのほか、人柄やマナーのアピールであったり、採用担当者の不安を払拭したりといった役割があります。

しかし、マナーを守らずに作成してしまうと、逆にマイナスな印象を与える可能性もあるため注意が必要です。

また、自己PRは無理に書こうとはせず、簡潔な記載を心がけてください。