体調不良などの個人的な事情によって会社を休職している方のなかには、休職中に今後の仕事との向き合い方を見つめ直す人もいるはずです。
そのなかで、休職中に退職の意思が固まることもあるでしょう。
休職中に退職意思を伝えることは、「会社に迷惑がかかるのではないか」「そもそも休職中に退職はできるの？」と不安に感じるかもしれません。
しかし、休職したままでも退職は可能です。
まずは退職意思を会社に伝えることからはじめましょう。
今回の記事では、休職中の退職の伝え方について紹介していきます。
目次
休職中に退職したい場合の会社への伝え方は？
休職中に退職を決めた場合は、休職によって職場の上司や同僚に迷惑をかけている意識があることから「何となく退職を言い出しにくい」と感じてしまうかもしれません。
しかし、会社に退職の意思を伝えないことには、退職できません。
労働者には労働基準法で退職の自由が保証されており、退職するのに臆する必要はないことをあらためて認識しましょう。
体調に合わせて電話やメールで退職の意思を伝える
退職の意思は、対面で直接伝えることが基本です。
しかし、仕事の精神的・身体的ストレスによる体調不良で休職している場合は、会社に行くことが難しいと感じる人もいるでしょう。
そのようなときは、電話やメールなどを利用して退職の意思を伝えても特に問題ありません。
退職の意思表示方法は規定されているわけではないので、自身の体調を優先して伝え方を選びましょう。
しかし、退職の意思は大事な内容であるため、対面で伝えるべきと考えている人もいます。
電話やメールで退職を伝える際は、対面で話すことが難しい理由を添えることも大切です。
最初に直属の上司に伝える
退職の意思は、最初に直属の上司に伝えます。
休職中であっても、直属の上司は適宜連絡を取ったり、復職できるよう調整したりと、あなたのことを気にかけてサポートをしてくれているかもしれません。
直属の上司に誠意を示すためにも、他の人に伝える前にまず上司に連絡しましょう。
もし、上司との相性が悪い、休職に至る要因が上司にあるなど、退職の意思を上司に伝えることが難しい場合は、上司ではなく人事に伝えることを検討しても良いでしょう。
退職理由・退職日も明確にする
退職を伝える際は、退職理由や退職希望日も一緒に伝えましょう。
退職理由を伝えることで、退職への強い意思を示すことができ、上司からも退職を納得してもらいやすくなります。
体調不良による退職であれば、「体調の回復を優先したいため」などと伝えると良いでしょう。
医師の診断書などがある場合は、一緒に見せることでスムーズに話が進められます。
また、退職希望日を伝えることで、退職までのスケジュールを双方が具体的にイメージしやすくなります。
一方的に退職日を決定してしまうと自分の都合しか考えていない強引な印象を与えてしまうので、「3月末に退職を希望しています」「4月末までに退職できればと考えております」などと、希望として退職日の候補を伝えましょう。
【休職中の退職の伝え方】ポイントとメッセージ例文
退職を伝える際のポイントと実際のメッセージ例を、電話編とメール編に分けて紹介します。
「どのように伝えたら良いのかわからない」と悩んでいる場合は、このメッセージ例やポイントを参考にして伝えてみましょう。
電話編
電話で退職を伝える場合は、事前に話すことを決めてから電話をかけるようにしましょう。
電話は直接的に言葉を交わせる手段であるため、より詳細な気持ちを話すことができるとともに、相手の反応も知ることができます。
メールと比較して、齟齬が生じる可能性を低くできるでしょう。
電話をかける時間帯に注意を払う
多忙な時間帯がわかっている場合は、比較的業務が落ち着いているであろう時間帯に電話をかけるようにしましょう。
忙しい時間帯に電話をしてしまうと、上司に話を聞く時間的・精神的余裕がなく、退職の意思を十分に伝えられない、話が流されてしまうなど、退職がスムーズに進まなくなる可能性があります。
また、電話は相手の時間を一方的に奪う行為でもあるため、多忙な時間の電話は相手の気分を害してしまうかもしれません。
退職の意思をきちんと伝えるためにも、電話をかける時間帯には注意しましょう。
退職を伝える電話は、ある程度まとまった通話時間が必要です。
可能であれば、事前にメールなどで電話のアポイントを取っておくと良いでしょう。
退職意思を伝えた証拠を残す
電話で話したことは記録として残るものではありません。
上司から、「退職は決まっていない」「退職について聞いていない」などと言われ、退職の引き止めにあうケースも少なからずあります。
このようなトラブルに適切に対処できるように、以下のような対策を事前にとっておきましょう。
- 電話の内容を録音する
- 電話終了後に電話のお礼を添えたメールで、退職の意思を伝えたことを再度共有する
退職の意思を伝えた証拠を残しておくことが大切です。
メッセージ例文
電話の際のメッセージ例文は以下のとおりです。
お忙しいところお電話してしまい申し訳ございません。
今後の勤務についてご相談したいのですが、15分ほどお時間よろしいでしょうか？休職中、定期的に通院しながら体調の回復に努めておりましたが、回復に時間がかかっているのが現状です。
先日の受診時に医師から、早期での復職は難しいとの話があり、一度仕事のことを考えずにじっくりと自分の体調と向き合ったほうが良いとの結論に至りました。
そのため、3月末をもって退職させていただきたいと考えております。
本来であれば、対面にてお話しすべきところ、体調が優れず電話にて突然のご報告となり、申し訳ございません。
退職に必要な手続きなどあれば、教えて頂けますでしょうか？
メール編
電話が難しいと感じる場合は、メールで上司に退職を伝えても問題ありません。
メールは直接的なやり取りがないため、精神的なハードルを下げられるのがメリットです。
上司にメールを送っても返信がない場合は、再度連絡したり、人事にメールを送るなどして対処しましょう。
上司に配慮する
メールでの連絡は直接言葉を交わすことがないため、一方的な連絡になることを念頭におきましょう。
相手の立場に立った丁寧な文章を心がけて、今までお世話になった上司へ配慮します。
また、電話と同様にメールでの連絡となってしまった経緯も一緒に伝えると、上司の理解を得られやすくなります。
メッセージ例文
件名:退職のご相談
田中さん
お疲れ様です。
山本です。
1月より急遽休職となってしまい、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
また、休職の手続きなどをサポートしていただき、誠にありがとうございます。
本日は、退職のご相談をさせて頂きたくご連絡いたしました。
医師から、体調の回復には時間がかかるため一度治療に専念すべきとの話がありました。
私自身も仕事をいったん辞めて、自分自身の体調の回復に専念したいと考えています。
急な申し出となり恐縮ですが、3月末をもって退職させていただきたいと考えております。
本来であれば、会社に伺い直接お話すべきところ、体調不良によりメールでのご連絡となり申し訳ございません。
退職に向けて実施すべき手続きなどございましたら、教えていただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
退職時の挨拶については、こちらの記事でも紹介していますので、参考にしてみてください。
休職から退職までの手続き
休職のまま退職することは可能ですが、退職が決まったら以下の手続きが必要です。
あらかじめ退職までの流れを把握しておきましょう。
退職届の提出
退職届の提出は必須ではありませんが、会社によっては提出を求められます。
退職が決まったら、社内規定を確認するとともに、退職届のフォーマットの有無を上司や人事に確認しましょう。
会社へ行くことが難しい場合は、郵送での提出も可能です。
私物の回収、会社から借りていたものの返却
会社に私物がある場合はそれらを回収するとともに、社用携帯やパソコン、セキュリティーカードなど、会社の備品を返却します。
会社に出向いた際には、今までお世話になった上司や同僚に退職の挨拶をする機会もあるでしょう。
「どのような挨拶をすれば良いのかわからない」という方は、以下の記事も参考にしてください。
必要書類の受け取り
退職にともない、税金や失業保険の手続きをしなくてはいけません。
会社から以下の4つの書類を受け取るようにしましょう。
- 離職票
- 雇用保険被保険者証
- 年金手帳
- 源泉徴収票
休職中の退職は適切な伝え方で円満に
休職中でも退職は可能です。
休職中に退職する決意が固まった場合、まずは退職の意思を会社に示すことが必要です。
対面で上司に退職の意思を伝えられない場合でも、上司へ配慮しながら丁寧に気持ちを伝えましょう。
伝え方がどうしてもわからない場合は、今回の記事で紹介している例文も参考にしてみてください。
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