選考中の企業から電話が入った際に、毎回すぐに出られるとは限りません。
電話に気付かず不在着信が入っていて、折り返し電話をかけなければならないことも、長く就活を続けていればあるでしょう。
この記事では、面接の電話へ折り返すときのマナーについて解説します。
折り返す際の事前準備やタイミング、折り返し電話の流れをみていきましょう。
目次
面接の電話で折り返しは必要？
面接を受けた企業からの電話に出られず不在着信が入っていたら、折り返しは必須です。
不在着信に気が付いたら、時間を確認したうえですぐに折り返すことがビジネスマナーであり、かけなおすことでマナーを守った丁寧な人だと思ってもらえる可能性があります。
反対に、折り返し電話をしないと意欲が低いととらえられ、マイナス評価をつけられる恐れがあるため要注意です。
なお、留守電に先方から「またかけなおします」とのメッセージが残っていることもありますが、そうしたケースでも折り返し電話をしましょう。
社交辞令や定型文としていっている場合や、採用担当者がかけなおすと言ったことを失念していることもあります。
またかけなおすとのメッセージがあっても、こちらから連絡を入れることが基本です。
面接について折り返し電話をする際の適切なタイミングは
折り返しの連絡は必須ですが、タイミングによっては逆にマイナスな印象を与えかねません。
折り返し電話をかけるのに適したタイミングと、謝意を伝えるメールの例文を紹介します。
平日の営業時間内なら時間を確認してすぐに
不在着信に気が付いたらすぐにかけなおすことが基本ですが、時間には注意しましょう。
気が付いたタイミングが平日の営業時間・ビジネスアワー内であれば、すぐに折り返し電話をして問題ありません。
しかし、以下のような時間帯であれば、タイミングを改める必要があります。
- 始業時間直後：8時～10時頃
- 休憩時間：12時～13時頃
- 終業時間直前：17時～18時
始業時間直後は朝礼などを行っている可能性があり、終業時間直前に架電をしては、相手に残業をさせてしまう恐れがあります。
また、昼休憩に入っているであろう時間帯は避け、念のため上記時間に食い込んでしまう恐れがある前後30分程度も避けると安心です。
夜に気付いたら翌日または翌営業日に
着信に気付いたのが営業時間外の夜遅くや土日祝日だった場合は、翌日にかけなおしましょう。
翌日が土日祝日であれば、翌営業日にかけなおすことがマナーです。
例えば、電話に気が付いたタイミングが金曜日の夜であれば、翌週月曜日にかけなおします。
このとき、折り返しは午前中に済ませるようにしましょう。
あまりに遅いとマイナスな印象を抱く恐れがあるため、午前中には連絡し、折り返し連絡が遅くなってしまった旨を謝罪しましょう。
すぐに折り返せない場合はいったん謝意をメールで送っておく
すぐに折り返せない場合、メールアドレスを知っていれば、いったんメールで連絡をもらったことに対する謝意と、翌日電話をかける旨を伝えておきましょう。
必須ではありませんが、より丁寧な印象を与えられます。
人事部人事課 ○○様お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○○と申します。
本日はお電話をいただいていたにも拘わらず、出ることができず誠に申し訳ございませんでした。
営業時間外となってしまいましたので、明日午前中にあらためてお電話させていただきます。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒宜しくお願いいたします。
面接の電話を折り返すときの事前準備
かかってきた電話にその場で出るケースとは異なり、不在着信への折り返し電話ではいくつかの準備が必要です。
留守電に残された企業名・担当者名の確認など、折り返し電話をかける前に行っておくべき準備を4点紹介します。
留守電を確認する
着信に気付いたらまず留守電の内容をチェックすることが必須です。
電話番号でどの企業からの架電かわかったとしても、誰から、どのような用件で電話がきたのか確認しなければなりません。
留守電に「明日は休みです」「17時までにご連絡ください」「○○宛にご連絡ください」などと指示や連絡事項が入っていることがあります。
また、「折り返しは不要です」と留守電が入っているケースでは、かけなおさないことがマナーです。
「こちらからかけます」とは異なり、折り返し不要と言われた場合はかけなおすと逆に迷惑をかけてしまう可能性があります。
留守電を確認しないと、大事な指示を聞き逃して評価がマイナスになる恐れがあるため、折り返し前にチェックしましょう。
企業名・担当者名を確認する
着信があったら、まず企業名と担当者名を確認することが第一です。
かけてきた相手がわかっていれば、どのような内容なのか大まかな予想が立てられます。
留守電が入っておらずどの企業からかかってきたかわからない場合、番号を検索して確認しましょう。
一般的には電話番号で検索すれば企業名が出てくるため、すぐに確認できます。
ペン・メモ・スケジュール帳を用意する
面接の日程調整、内定後の手続きや内定式の日程など、情報を正確に残しておくことが必要です。
そのため、折り返し電話をかける前に、ペン・メモ・スケジュール帳を準備しましょう。
「内容を覚えておいて電話が終わってからスマートフォンにメモしよう」と考える人もいるかもしれません。
しかし、それでは正確な情報を残せない可能性があるため、電話をしながらメモできるよう事前に準備しておきましょう。
静かな場所で電話する
地下や駅のホーム、交通量の多い道路脇などにいると、電話の内容が聞き取れず話しにくい状況になってしまい、相手に不快感を与える恐れがあります。
電波状態が良く、周囲が静かな場所で折り返すことがマナーです。
電話に気が付いたタイミングで電話をしにくい環境にいた場合、静かな場所に移動してから落ち着いて電話をかけ直しましょう。
面接の折り返し電話の流れ
折り返し電話の流れを順番に確認していきましょう。
担当者が不在だった場合など、イレギュラーなケースもあわせて解説します。
1.あいさつ
まずはあいさつをして自分の名前を名乗りましょう。
大学名と学部もあわせて伝えます。
あいさつは日常的な電話のように「もしもし」と言わず、「お忙しいところ恐れ入ります」「お世話になっております」などを使うことが基本です。
【例文】お忙しいところ恐れ入ります。○○大学○○学部の○○と申します。
2.取り次いでもらう
部署共通の固定電話の場合、担当者が必ず出るとは限りません。
担当でない相手が電話に出た場合、電話があった旨を伝え、担当者に取り次いでもらいましょう。
○○様はいらっしゃいますでしょうか。
担当者の名前がわからなかったら？
留守電が入っていない場合、担当者の名前がわからないことがあります。
そうしたケースでは、状況や想定される用件などを伝え、電話を受けてくれた相手に確認しましょう。
例えば、「14時頃電話をもらった」「先日一次面接を受けた」など電話をもらった時間や選考状況を伝えます。
【例文】御社の選考を受けており、14時頃にお電話をいただいたため、折り返しお電話いたしました。
担当者が不在だったら？
担当者が不在であれば、戻る時間を確認しあらためて連絡する旨を伝えましょう。
のちほど、あらためてお電話させていただきますので、そのようにお伝えいただけますでしょうか。
また、不在でなくても電話対応中や急ぎの要件で手が離せない場合もあります。
そうしたケースでは、いつ頃であれば都合が良いか確認しましょう。
【例文】いつ頃でしたら、ご都合よろしいでしょうか。
3.担当者へあいさつ
担当者へつながったら、まずはあいさつから入ることが基本です。
最初にあいさつしたときと同じく大学名・学部・名前を述べ、電話をかけてくれたお礼と出られなかったことへの謝罪を伝えます。
さらに、今電話していて大丈夫かを確認するとより丁寧です。
相手の状況によっては「今忙しいのでまたかける」と言われる可能性もあります。
相手の状況を確認する気遣いが大切です。
さきほどお電話いただいた○○大学○○学部○○と申します。
お電話ありがとうございました。
さきほどは出られず申し訳ございませんでした。
ただ今、お時間よろしいでしょうか。
4.用件
用件の大事な部分は復唱すること、わからない部分は丁寧に聞き返すことが大切です。
復唱して確認することで、担当者に理解したことが伝わり、安心してもらえます。
次回面接は○月○日○時、御社ビル会議室Aですね。
声の大きさや電波状況によって、うまく聞き取れない場合もあります。
聞き取れなかった部分を確認する際は、丁寧にお願いしましょう。
【例文】申し訳ございません。お電話が遠いようで、もう一度お願いいたします。
【例文】申し訳ございません。恐れ入りますが、○○についてもう一度伺ってもよろしいでしょうか。
合否結果連絡の場合
用件が内定や選考通過など結果の連絡であった場合、感謝の言葉を伝え、明るく対応しましょう。
明るく元気よく対応し、熱意を伝えることが大切です。
内定を伝えられた場合、感謝の気持ちを伝えるとともに、あわせて手続きや内定式の日程について確認しましょう。
今後の予定について、決まっていることがあればご教示願えますでしょうか。
面接日程調整の場合
面接日程を決めることが想定される場合、スケジュール帳を出しておくことが基本です。
お互いの都合が良い日程を確認し、調整していきます。
提示された日程が難しい場合、正直に無理なことを伝えましょう。
申し訳ございません。あいにく都合が悪く参加できません。
お忙しいところ恐縮ですが、他の日程でお願いできますでしょうか。
（それでは、○月○日○時ではいかがでしょうか）
かしこまりました。○月○日○時ですね。
日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。
5.電話を切る
最後にあいさつをしてから電話を切ります。
時間をとってくれたことへ感謝の気持ちを伝えましょう。
電話を切る際は、相手が切ったことを確認してから電話を切りましょう。
基本的には、電話をかけたほうから切ることがビジネスマナーです。
しかし、就活の場合は明らかに企業側が目上の状況であるため、相手が切ることを待ちましょう。
それでは、失礼いたします。
企業からの電話には折り返しのマナーを守って印象よく
選考中の企業から電話があった際は、折り返し架電が必須です。
「またかけます」と留守電が入っていた場合でも、基本的にはすぐかけなおす必要があります。
ただし、電話をする前には時間を確認しましょう。
営業時間外や昼休憩の時間などは避け、タイミングによっては翌営業日にかけなおすことがマナーです。
折り返さない、折り返す時間帯に配慮が不足しているといった場合、評価がマイナスとなる可能性があるため、マナーを守って折り返しましょう。
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