退職証明書は何に使う？提出が必要なシーンや提出時の注意点を解説

在職期間や契約内容などを前の職場に証明してもらう書類に、退職証明書があります。
転職や行政の手続きにおいて必要になる場合がある書類ですが、具体的な用途や必要性がわからない方もいるでしょう。

退職証明書と似た書類に離職票や離職証明書がありますが、手元に届くまでに時間がかかる場合があります。
そのような時でも、退職証明書が用意できれば、スムーズに手続きを進められるでしょう。
本記事では退職証明書の使い道や、どのように発行してもらうのか、提出時のポイントを詳しく解説します。

退職証明書は何に使うもの？提出が必要なシーン

退職証明書には、申請者の以前の在職や契約内容を証明する役割があります。
離職票と離職証明書が公文書である一方で、退職証明書は私文書です。
要望された場合のみ発行義務が生じる文書ですが、企業は正当な理由なく発行を拒否できません。
以下では、退職証明書が必要となる、よくあるシーンを紹介します。

転職先が退職の証明として提出を求めたとき

退職証明書が必要なシーンの一つ目は、転職先に提出を求められるケースです。
退職証明書の作成は企業が行うため、求職者自身が作成した履歴書や職務履歴書よりも信頼性が高いといえます。

求職者に退職証明書を求める企業の意図には、以下の内容が考えられます。

• 退職理由
• 複数の企業に所属していないかどうか
• 履歴書や職務履歴書の記載内容と不一致がないか

転職先の企業は、正確な情報をもとに採用を決定したいため、前に所属した企業が証明する書類を用いて事実を確認するのです。

国民健康保険や国民年金に加入するとき

社会保険から国民健康保険や国民年金に切り替える手続きの際に、退職証明書が利用できる場合があります。
上記の手続きを行うためには、退職した日がわかる、以下のような書類が必要です。

• 離職票
• 社会保険資格喪失証明書
• 退職証明書

国民健康保険や国民年金の手続きにおいて、離職票や社会保険資格喪失証明書が手元にない場合の代わりとして、退職証明書が使用できます。
ただし、手続きの際に社会保険資格喪失証明書しか認められない自治体もあるため、事前に問い合わせておきましょう。

失業保険の手続きをするとき

ハローワークでの手続きを進めるときに、退職証明書を離職票の代わりに使用できます。
一般的に、失業保険の給付手続きに使用する離職票の発行までは10日前後です。
一方、退職証明書は私文書であり、比較的早く発行してもらえます。

退職者としては、失業保険の手続きは、できる限り早急に済ませたいところです。
そのようなときに退職証明書があれば、失業保険の仮手続きができる場合があります。
離職票がなかなか届かない場合は、ハローワークに相談してみましょう。

退職証明書を前の会社に依頼する方法

退職証明書を前の職場に申請するときの進め方は、以下のとおりです。

1. 退職証明書の記載事項を決める
2. 前の職場に発行を申請する

手順を把握し、スムーズに退職証明書を入手しましょう。

1.退職証明書の記載項目を決める

最初に退職証明書に記載する内容を決定しましょう。
退職証明書には、次の項目が記載可能です。

• 在籍期間
• 従事した業務
• 地位・役職
• 賃金
• 離職した理由（解雇の場合の理由も含む）

退職証明書には決まったフォーマットはなく、会社ごとに異なります。
転職先から指定された書式がある場合は、所定の用紙を前の職場の担当者に渡しましょう。

なお、退職者が望まない項目は省略できます。
省きたい内容がある場合は、事前に申し出ましょう。

2.前の職場に発行を依頼する

記載する内容を決定したら、前の職場に発行を申請しましょう。
発行を申請する方法には、以下の3つが挙げられます。

• 直接窓口を訪問する
• 電話で申請する
• メールで依頼する

退職理由によっては、直接のコミュニケーションが難しい場合もあるでしょう。
そのような場合は、メールでの申請がおすすめです。

以下に、退職証明書の依頼に役立つ例文を紹介します。

【メールで退職証明書を依頼するときのテンプレート】

退職証明書を提出する際の注意点・ポイント

退職証明書を提出するときの注意点やポイントは、次のとおりです。

• 退職証明書は退職から2年以上経過していると発行できない場合がある
• 退職証明書の写しを残しておく
• 退職証明書の記載内容に不備がないか確認する

以下で詳しく解説します。

退職証明書は退職から2年以上経過していると発行できない場合がある

退職証明書の発行は、退職から2年以上経つと発行できない可能性があります。
退職後の2年間に発行の依頼があった場合、会社側は正当な理由がない限り拒否できません。
発行の期日に明確な決まりはないものの、申請されたら「遅延なく交付すること」が義務付けられています。
離職から2年を超えると企業は発行する義務がなくなり、申請を断られるおそれがあるため、依頼する時期に注意しましょう。

退職証明書の写しを残しておく

転職の応募先への退職証明書の提出は、原本ではなくコピーでも良い場合があります。
写しを残しておけば、複数の提出を求められた際に対応できます。

企業は発行を依頼されれば拒否できず、退職から2年以内であれば何度でも発行を依頼できます。
万が一、紛失した場合でも再発行が可能です。

とはいえ、何度も前の職場に依頼するのは、気が引けるでしょう。
複数枚コピーを保管しておけば、必要な場合に利用できます。

退職証明書の記載内容に不備がないか確認する

退職証明書を受け取ったら、記載内容に誤りがないか確認しましょう。
退職証明書は、在職中の契約内容や勤務していた時期を証明する書類で、離職票と重複する項目が含まれています。
それらの内容に相違があると、申請手続きが滞る可能性があるため、記載内容を十分にチェックして、誤りがある場合は再発行を依頼する必要があります。

退職証明書をもらえないときの対処法に関しては、以下をご覧ください。

退職証明書を再就職で利用する際のよくある質問

退職証明書は新しい職場に必ず提出を求められるのでしょうか。
発行に時間がかかるのか、必要となる部数はどの程度かといったポイントも気になることでしょう。
ここからは、退職証明書を再就職で利用する際のよくある質問にお答えします。

退職証明書は転職時に企業から必ず求められる？

退職証明書は、次の会社から必ず提出を求められるわけではありません。
実際には、提出を求められるケースのほうが少ないといえます。

経歴チェックを厳しく行う金融系や外資系などの企業、あるいは重要ポストの採用に際し、経歴確認のために提出を求められる場合があります。

退職証明書はすぐもらえる？

退職証明書は、早ければ即日で交付してもらえる場合があります。
労働基準法の第22条では、離職者から退職証明書の依頼があった場合、企業に発行義務があるとしています。

また、要請された場合は速やかに交付しなければなりません。
発行の期日に明確な規定はありませんが、発行が遅延したり、拒否したりすると罰金が科せられる可能性もあるため、企業は早急に対応する必要があるのです。

退職証明書は何枚必要？

前にも述べましたが、退職証明書が使用されるのは主に以下の場面です。

• 国民年金・国保への加入
• 転職先への提出
• 失業保険の手続き

離職票や離職証明書が手元に無い場合は、複数の場面で代わりの書類として提出が認められる可能性があります。
上記の各場面で1枚ずつの使用を想定すると、3枚程度の発行を依頼する、あるいは原本の他に少なくとも2枚以上の写しを保有しておくと良いでしょう。

退職証明書は自分で作成できる？

退職証明書は、退職者が自ら作成する書類ではありません。
退職した事実や、在職中の契約内容を前の会社に証明してもらうことが、退職証明書の役割です。
退職者が退職証明書を自分で作成した場合、情報の正確性に疑念が生じ、履歴書や職務履歴書との整合性が取れなくなる可能性があります。
退職証明書は私文書ではありますが、企業が発行し角印などが押されていることで、はじめて高い信頼性が得られるといえます。

退職証明書の用途を理解してスムーズな手続きを

退職証明書は、以前の勤務について、前の職場に証明してもらう文書です。
離職票や離職証明書とは違い、公的な文書ではありません。
しかし、離職票の代わりとして、国民年金・国民健康保険や失業保険などの手続きの際に利用できる場合があります。

退職証明書の依頼には期限があり、退職から2年が経過すると発行を断られる可能性があるので注意が必要です。
転職先から提出を求められるケースはわずかではあるものの、必要になった場合に備えておくことは重要です。
退職証明書の用途や注意点を理解して、申請が必要になった際には速やかな対応を心がけましょう。