アルバイト先へのメール返信の基本｜マナーと例文を紹介

アルバイトに応募したとき、面接予定日や採用・不採用などの連絡をメールで受けるケースはよくあります。
また、アルバイト先にメールで質問したり、面接辞退を伝えたりする機会も少なくありません。

特に、アルバイトに応募したあと企業・店舗から届くメールへの返信は、ビジネスマナーを守ったタイミングや文章が大切です。
今回は、応募したアルバイト先へメール返信するときの基本マナーと、困ったときに使えるメール返信の例文を詳しく解説します。

アルバイトに応募するときや、採用に対するお礼を伝えるメールについて知りたい方は、以下のページをご参照ください。

アルバイト先へのメール返信の基本マナー

応募したアルバイト先からのメールに返信するときは、次のポイントが重要です。

• 早急に返信する
• 返信時間に配慮する
• 件名の「Re:」と返信元の本文を残す
• 読みやすい内容にする
• 送信前に内容を再確認する

上記のポイントに気をつけて返信すると、アルバイト先への印象が良くなるでしょう。
応募先からのメールへ返信するときの、基本マナーをご紹介します。

早急に返信する

ビジネスメールの基本は、速やかな返信です。
応募したアルバイト先からのメールも立派なビジネスメールなので、可能な限り早急に返信しなければなりません。

即時返信が望ましいですが、所用で手が離せなかったり、外出中でメール確認できないこともあるでしょう。
すぐの対応は無理でも、メールを受け取ってから12時間〜24時間以内に返信してください。
遅れた場合は理由を書き添え、お詫びの言葉を添えて悪印象を与えないようにしましょう。

返信時間に配慮する

メールを返信するときは、時間への配慮も大切です。
アルバイト先の営業時間や、採用担当者のスケジュールを尊重し、営業時間内やメール確認しやすい時間帯に送信しましょう。
できるだけ早い返信が望ましいとはいえ、深夜や早朝にメール送信して相手に手間をかけるのは、ビジネスマナー上、良くありません。

理想的な返信時間は、朝礼後の慌ただしさと昼休みを避けた午前10時〜12時、またはメールに気付きやすい午後2時〜5時です。
「お忙しい時間に失礼します」と配慮の言葉を添えると、印象も良くなるでしょう。

件名の「Re:」と返信元の本文を残す

応募先から受け取ったメールの返信は、件名と受信したメール内容を残したまま、続けて文章を書いて送るのがマナーです。
返信の際に件名に挿入される「Re:」の記載も消してはいけません。
件名に「Re:」を残していれば、応募先が出したメールへの返信だと一目でわかります。

また、返信元のメール内容を残したままなら、受け取った側は過去に送った内容を探す手間がありません。
「消した方が丁寧なのでは？」と思いがちですが、ビジネスメールでやり取りする場合は、件名の「Re:」と受信内容を残すことを覚えておきましょう。

読みやすい内容にする

読みやすい内容でメールを返信すると、受け取った応募先も理解しやすく、やり取りがスムーズに進みます。
例えば、本題に入る前に世間話や自己アピールを書き込んだり、絵文字・顔文字や過度な敬語を入れてしまうと、応募先も全体的に読みにくく感じるでしょう。

伝えるべき内容にポイントを絞り、簡潔にまとまったメールが読みやすく、好印象を与えられます。
箇条書きや改行を適度に取り入れ、読みやすさを重視した内容でまとめましょう。

送信前に内容を再確認する

アルバイトの応募先への返信メールは、書き終わったあと複数回読み返し、内容を再確認してから送信しましょう。
メール返信で大切なのは、「的確な答え」と「正しい言葉遣い」です。

例えば、応募先からメールで面接の日時を提案された場合、「指定の日時で問題ない」「別日に変えて欲しい」など、内容に対する答えを書いて返信しなければなりません。
また、誤字脱字があると文章自体に違和感を与え、相手にも失礼です。
返信メールを書いたら、声に出して複数回読み返し、相手が求める答えを書いているか、誤字脱字がないか、入念に確認してから送信しましょう。

【パターン別】アルバイト先へのメール返信の例文

アルバイト先へメールを返信するときは、状況に応じて書く内容を吟味し、すっきりした文章を送りましょう。
アルバイト先への返信メールの例文を、パターン別にご紹介します。

面接日程の承諾

応募先から送られてきた面接日程に対し、承諾の意を伝えるときは要件のみを短く伝えます。
具体的な例文は以下のとおりです。

面接日程の再調整

応募先から指定された面接日程を確認し、どうしても都合がつかず再調整を乞う場合は、お詫びの言葉を添えて希望日時をいくつか提案しましょう。
具体的な例文は以下のとおりです。

面接辞退

アルバイトの面接を辞退するときは、できるだけ早急に電話連絡することが望ましいです。
ただし、電話連絡する時間が取れず、面接予定日の2日以上前ならば、メールで面接辞退を伝えても良いでしょう。

辞退する理由を明確に記載し、感謝とお詫びの言葉を添えてください。
具体的な例文は以下のとおりです。

質問をする場合

アルバイトの面接に関する疑問があるときは、応募先にメールで質問しても問題ありません。
ただし、募集要項に書かれている内容を尋ねるのはマナー違反です。
事前に募集要項を再確認し、それでもわからない点があれば質問しましょう。

件名で、自分の名前とメール内容を明らかにしておくと、応募先で受け取った人も素早く理解できます。
具体的な例文は、以下のとおりです。

アルバイトのメール返信に関するQ&A

アルバイトの応募先へメール返信するとき、次の疑問点に悩む人がよく見られます。

• 返信はどこまで必要？
• 「了解」の丁寧語はなに？
• アルバイト先から連絡がない場合は？

各質問への答えを、以下で詳しくご紹介します。

返信はどこまで必要？

応募先からのメールに返信したあと、相手からも丁寧に返信をされると、どこまで続ければ良いのか悩むケースがあります。
応募先からのメールには返信が基本ですが、内容を読んで話の終わりを感じたら、終了させても問題ありません。

例えば、応募先からのメールが「では、〇月〇日にお待ちしています」で終わっていた場合、「よろしくお願いいたします」と返信したら、やり取りは終了です。
「以上です。よろしくお願いいたします。」や「返信は不要です。よろしくお願いいたします。」も、やり取り終了のときによく使われるフレーズなので、状況に応じて使い分けると良いでしょう。

了解の丁寧語はなに？

メールのやり取りだけではなく、ビジネスシーンで目上の人に「了解」と伝えるのは、失礼になるため使わないようにしましょう。
了解を丁寧に言い換えるなら「かしこまりました」、もしくは「承知いたしました」です。
例えば、応募先から「〇月〇日〇時からの面接でよろしいですか」と問われ、了承する場合は、「かしこまりました」または「承知いたしました」と答えましょう。

アルバイト先から連絡がない場合は？

アルバイト先へメールを送信したのに連絡がない場合は、まず自分の受信メールフォルダや送信履歴をチェックしましょう。
送信アドレスを間違ってメールが送られていなかったり、受信したメールが勝手に迷惑フォルダへ格納されるのは、よくあるケースです。

送信アドレスを間違っておらず、迷惑フォルダにも受信メールがない場合は、前回と同じ内容でメールを送り直します。
メール再送信後、2〜3日待っても返信がないときは、直接電話で問い合わせましょう。

アルバイトでもメール返信マナーを押さえて印象をアップさせよう

アルバイトも、立派な雇用契約の一つです。
応募先とのメールのやり取りは正式なビジネスシーンとなるので、メール返信のマナーを守り、失礼のない対応をしましょう。

アルバイト先へのメール返信で気をつけなければならないのは、言葉遣いだけではありません。
メールを受け取ったら早急に返信したり、送信時間に配慮したり、受け取る相手のことを考えた姿勢が大切です。

マナーを守ったメールは、送った人の印象を左右します。
送信前に誤字脱字や読みやすさをチェックして、印象の良いメールを返信しましょう。