面接当日のキャンセルは、面接を受ける人も企業側もできれば避けたいものです。
選考結果や今後のスケジュールへの、何らかの影響が考えられるからです。
しかし、突然の体調不良や何かしらの理由で行けない場合は、面接当日でもキャンセルすることはできます。
ただし、当日のキャンセルは企業側にも迷惑がかかるので、正しい伝え方のポイントを押さえ、失礼がないようにしなければなりません。
今回は、面接当日のキャンセルを正しく伝える方法を、キャンセル理由別の例文を交えて解説します。
目次
面接の当日キャンセルは可能だがリスクあり
面接当日のキャンセルは、できる・できないだけで判断するなら可能です。
ただし、当日の連絡は企業側に迷惑をかける行為であり、何かしらのリスクを背負う可能性があります。
面接当日にキャンセルする場合は、連絡する前にリスクを考慮したうえで判断しましょう。
具体的なリスクの例を、以下でご紹介します。
面接日程の再調整が難しい可能性がある
面接当日のキャンセルは、希望する会社での選考機会を失う可能性があります。
再度の面接日設定は、お互いの日程が合わなければ再調整が難しく、最悪の場合面接の機会を失います。
また、本来の面接日で採用人数が揃ってしまうと、募集自体が終わるので面接してもらえません。
どうしても入りたい企業の面接は、できるだけ当日キャンセルしないほうが良いでしょう。
イメージが悪くなる可能性がある
志望者の印象が悪くなるのも、面接当日のキャンセルで考慮しなければならないリスクです。
企業側は面接に向けてさまざまな準備をしており、面接当日にキャンセルすると悪いイメージを持たれる可能性があります。
面接をする・しないの決定権は企業側にあるため、悪印象を持たれると面接自体を受けさせてもらえないかもしれません。
面接当日のキャンセルは、将来の可能性を一つ失う危険があると理解しましょう。
面接当日にキャンセルを伝える常識的な手段
面接キャンセルの意向は、主に電話やメールで伝えます。
面接当日にキャンセルする場合は、できるだけ早く確実に伝わる方法で連絡しなければなりません。
面接当日にキャンセルを伝える常識的な方法を、以下で詳しく解説します。
方法1.当日のキャンセルは電話で伝える
面接当日にキャンセルを伝える場合は、採用担当者に直接電話で連絡しましょう。
メールでの連絡では、採用担当者が確認するまで時間がかかる可能性があり、情報が速やかに伝わらないかもしれません。
また、電話で直接お詫びの言葉を述べることで、礼儀正しく、誠実な謝罪の姿勢を示せます。
企業側は、時間と手間をかけて面接準備していることを心得て、電話で速やかに連絡して迷惑をかけないようにしましょう。
方法2.電話に担当者が出ないときは伝言とメールで伝える
採用担当者に直接電話したり、取次をお願いしても連絡が取れない場合は、伝言とメールで面接キャンセルを伝えます。
何度も連絡してみたがつながらなかった旨や、メールでの連絡になってしまったお詫びも添えて、丁寧な謝罪をしましょう。
伝言でキャンセルの連絡をした場合は、電話を切ったあとに採用担当者へメールを送ります。
伝言をお願いしても、お詫びのメールを送るのが礼儀なので、キャンセルの理由や謝罪の言葉を書いて、採用担当者へ送信しましょう。
方法3.前日までならメールのみで伝えても良い
面接キャンセルの連絡は、営業時間内で採用担当者に確実に読んでもらえるなら、面接前日まではメールのみで伝えても大丈夫です。
例えば、始業直後のメールチェックで確認してもらえそうなタイミングなら、前日にメールで伝えても問題ありません。
逆に、前日の終業時間間近だと読んでもらえない可能性があるため、メール連絡だけでは不十分です。
面接日前日までなら、キャンセルをメールで伝えても良いですが、確実に読んでもらえる時間帯に送りましょう。
面接当日にキャンセルする場合の注意点
面接当日にキャンセルを申し出る場合、伝えるべき内容は次の4点です。
- 自分の名前
- 面接予定日程
- キャンセル理由
- キャンセルすることへの謝罪
後日の面接を希望しない場合は、詳しいキャンセル理由を伝えなくても問題ありません。
もし再面接を希望するなら、やむをえないキャンセルだと認めてもらうためにも、理由を詳しく伝えます。
面接当日のキャンセルは、企業側に迷惑をかける行為なので、再面接の有無に関わらず誠実な態度で謝罪しましょう。
体調不良で面接をキャンセルするケースの情報は、以下のページで詳しくご紹介していますのでご参照ください。
【理由別例文】面接当日にキャンセルしたいときの伝え方
面接当日のキャンセルは、選考を辞退したいのか、面接日の変更をお願いしたいのかで、キャンセル理由の伝え方が変わります。
具体的な内容と例文を、キャンセル理由別にご紹介しましょう。
面接当日に選考辞退したい場合
選考辞退で面接当日にキャンセルする場合は、採用担当者に電話連絡して、できるだけ早く伝えましょう。
詳しいキャンセル理由はいりませんが、「会社の雰囲気が悪いから」「希望する給与額ではないから」など、企業側が不快な気持ちになる言葉を使ってはいけません。
選考辞退を伝えるときの例文は、以下のとおりです。
急なご連絡で大変申し訳ございませんが、諸般の事情により本日の面接を辞退いたしたくご連絡を差し上げました。
大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。
日程を変更してもらいたい場合
やむをえない理由があり日程を変更したい場合は、詳しい理由を伝えたうえで、あらためて面接を受けさせてもらえるかを伺います。
やむをえない理由に当てはまるのは、次のケースです。
- 仕事や家庭の都合
- 体調不良
- 交通機関のトラブル
それぞれの理由別に、例文をご紹介します。
仕事・家庭の都合
転職の面接において、現職で緊急の仕事が入ったり、ご家族の怪我や病気で面接当日にキャンセルしなければならない人は、差し支えない範囲で理由を伝えたうえで、日程変更を申し入れましょう。
具体的な例文は以下のとおりです。
急なご連絡で大変申し訳ございませんが、実は父が怪我をして緊急入院になり、付き添いが必要なため本日お伺いすることができなくなりました。
誠に恐縮ではございますが、面接の日程を変更していただけますでしょうか。
明後日以降でしたら、家族に付き添いを交代してもらえるので、伺うことが可能です。
何卒よろしくお願いいたします。
体調不良
体調不良で面接当日にキャンセルする場合は、現在の症状を可能な範囲で伝え、企業側に理解してもらいましょう。
具体的な例文は以下のとおりです。
実は昨晩から高熱が下がらず、本日の面接にお伺いできない状態です。
大変申し訳ございません。
誠に恐縮ですが、面接の日程を変更していただくことは可能でしょうか。
病院の診断では、1週間後であれば外出しても良いとのことです。
ご検討いただけますよう何卒よろしくお願いいたします。
交通機関のトラブル
交通機関のトラブルで面接当日にキャンセルする場合は、現時点での状況と今後の見通しを説明し、キャンセルを謝罪して日程変更のお伺いをしましょう。
すぐに電話できない場合は、まずメールで第一報を伝えて、落ち着いたらあらためて電話連絡します。
具体的な例文は、以下のとおりです。
現在〇〇線でそちらに向かっている最中ですが、△△駅を過ぎたあたりで事故により緊急停車し、現在電車から降りられない状態です。
復旧の目処も立っていないため、本日の面接時間に間に合いそうにありません。
大変申し訳ないのですが、面接日程の変更は可能でしょうか？
お手数をおかけして恐縮ですが、ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願いいたします。
当日の面接キャンセルでも悪い印象を与えにくい伝え方
面接当日のキャンセルでも、ポイントを押さえた伝え方をすると、悪印象を与える確率を軽減できます。
具体的な方法を、以下で詳しく解説します。
ビジネスマナーを守り誠実に伝える
面接当日にキャンセルの連絡をするときは、相手に不快感を与えないよう、ビジネスマナーに気をつけて連絡しましょう。
丁寧な言葉遣いや、申し訳ない気持ちが現れる声音など、ビジネスマナーを守った電話には、企業側も誠実に応えてくれるでしょう。
誠実な対応は、入社後の職場関係を円滑にするためにも役立つので、メールでも電話でも、ビジネスマナーを守った連絡を心がけてください。
お詫びとお礼を丁寧に伝える
電話で面接のキャンセルを連絡したうえで、あらためてメールでもお詫びとお礼を伝えるとより丁寧で、悪い印象を与えにくくなります。
例えば、面接当日の朝に高熱が出たとします。
病院へ行く前に電話で面接のキャンセルを伝え、診察後にメールで診察結果とあらためてのお詫びを伝える連絡を入れると、採用担当者も状況を把握しやすく悪い印象を持ちにくいでしょう。
電話をかけるタイミングで相手を気遣う
面接当日のキャンセルを伝える電話は、相手の状況を気遣ったタイミングでかけることも大切です。
例えば、業務時間外や休憩時間はNGです。
業務時間内であっても、朝礼時間や終業間際は慌ただしい可能性があるため、避けたほうが良いでしょう。
ただし、面接予定が午前中の場合は連絡を急がなければならないため、始業から15分過ぎた頃を目安に連絡してください。
電話をかけるタイミングが難しくても、絶対に無断キャンセルは避けましょう。
2度目の日程調整のお礼を伝える
面接当日のキャンセルをお願いしたあと、2度目の日程調整をしてもらえたら、日時を確認してその場でお礼を伝えましょう。
電話を切ったあと、あらためてお礼のメールを送ると、あなたの誠実な態度が伝わり悪い印象を与えにくくなります。
再面接日は、最初の挨拶で日程再調整のお礼と感謝の気持ちを伝え、面接がスムーズに進むような雰囲気を整えましょう。
面接当日のキャンセルは慎重に伝えよう
面接当日でもキャンセルはできますが、日程の再調整ができず選考の機会を失ったり、悪印象を持たれたりする可能性はあります。
ビジネスマナーを守った電話連絡をし、再調整のお礼メールも入れておくなど、慎重な姿勢と対応が大切です。
選考を辞退するなら詳しい理由を話す必要はありませんが、日程の再調整をお願いするなら、可能な範囲で理由を伝えます。
急病や仕事・家庭の事情など、やむをえない理由なら企業側に納得してもらえる場合もあるので、話せる範囲で事情を説明し、失礼のない態度で日程の再調整を依頼しましょう。
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