面接の電話対応マナーは？受け方・かけ方の流れや注意点を紹介

電話対応は、就職や転職活動で面接を受けるために欠かせないスキルです。
対応の仕方次第で、企業に与える印象が変わってきます。
電話でしっかり話を聞き良い受け答えをして、企業に好印象を与えて面接につなげたい方は多いのではないでしょうか。

この記事では、就職や転職活動で印象良く面接を受けるための電話のマナーや前準備などを紹介します。
電話のかけ方や受け方についても紹介するので、参考にしてみてください。

面接の電話のマナー

面接の申し込みを行うときの電話マナーとして、どういったことに注意する必要があるのでしょうか。
ここでは電話のマナーについて紹介します。

応募受付の電話番号を確かめる

はじめに、応募受付の電話番号を確かめましょう。
よく確認せずに別の窓口の電話番号にかけてしまうと、相手に手間をかけさせてしまうことになります。
さらには、しっかりと確認ができない人という印象を持たれてしまう恐れもあります。
電話をかける際は、事前によく電話番号を確認しましょう。

通信環境の良い場所で電話する

通信環境の良い場所で電話することも、電話のマナーです。
通信環境が悪いと音声が途切れ、スムーズな会話ができなくなってしまいます。
相手に負担をかけてしまい、配慮ができない人という印象を与えてしまう恐れがあります。

スムーズに会話ができるよう、通信環境の良い場所で電話するようにしましょう。

静かな場所で電話する

通信環境と合わせて、静かな場所で電話することも心がけたいポイントです。
相手の声をしっかりと聞き、自分の声を雑音なく相手に届けることで、聞き間違いなどを防ぎます。
また、相手の質問や回答を聞き取りづらいことから遠慮してしまい、事前に聞きたかったことを聞けないなどの状態では本末転倒になってしまいます。
落ち着いて対応するためにも、できるだけ静かな場所を選びましょう。

時間帯に配慮する

電話をかける時間帯にも配慮が必要です。
業務中の時間でも、休憩中や終業間際などの忙しい時間帯を避けると、相手も余裕をもって対応できます。
応募先によって忙しい時間帯は違うので、あらかじめ調べておくと良いでしょう。
忙しい時間帯にかけてしまい、かけ直すように言われたときは、しっかりと謝罪しましょう。

面接の電話をかける前の準備

続いて、電話をかける前の準備について紹介します。
電話をかけてから慌てないように、やっておきたい準備を把握しましょう。

要点をまとめておく

電話をかける前に何を話すのか要点をまとめていないと、結果的にダラダラと話すことになってしまいます。
希望する求人が見つかったら、すぐ電話をかけるのではなく、事前に要点をまとめ、スムーズに電話をかけられるように準備をしましょう。

企業情報や想定質問をメモしておく

企業情報や想定質問をメモしておくことで、質問への回答も焦ることなく対応できるでしょう。
企業のホームページを閲覧できる場合には、パソコンなどで見られる状態にしておくと良いです。

なお、応募先の企業を理解するために、事前にホームページを見ておきましょう。

メモと筆記用具を用意しておく

電話に限ったことではないですが、問い合わせの際にメモと筆記用具を用意することは基本的なマナーです。
面接の日程や準備するものなどを忘れてしまうことがないように、その場でしっかりとメモを取るようにしましょう。
また、電話をする前には質問や聞いておきたいことをあらかじめピックアップしたメモを用意しておくことも大切です。

面接の電話のかけ方

ここでは、面接の電話のかけ方について紹介します。
良い印象を与えられるように、電話をかけるときや、相手が不在でかけ直す場合の流れなどを把握しておきましょう。

電話のかけ方の流れ

求人に応募するときの電話の流れを、会話の例文で紹介します。

電話を切るタイミングは、自分が発するのを最後に電話を切りましょう。

不在の場合のかけ直し方の流れ

続いて、採用担当者が不在の場合の流れを紹介します。

なかなか連絡が取れない場合は、必要に応じてかけ直しをしてもらっても良いでしょう。

留守番電話の入れ方

応募先に電話して留守番電話となった場合には、メッセージを残しましょう。

留守番電話へ残すメッセージは、採用担当者の不在時と同じように、自分の名前と要件を含め、かけ直す旨も伝えます。
そして、しばらく時間をおいてから、あらためて電話をかけ直してみましょう。

面接の採用担当者からかかってきた電話の受け方

ここでは、面接の採用担当者からかかってきた電話の受け方を紹介します。
良い印象を与えられるように、電話を受けるときの流れや折り返しの電話になるときの流れも把握しておきましょう。

電話の受け方の流れ

面接の採用担当者からかかってきた電話を受けるときの、会話の流れを紹介します。

もし都合が合わない場合は、代案を出すとスムーズに話が進みます。

折り返しの電話になるときの流れ

電話に出られない場合や、気付かない場合もあるでしょう。
その場合は、着信に気付いた時点ですぐに折り返しの電話を入れます。

折り返しても相手が不在の場合もあります。
その場合は、相手が何時に戻るかを聞いて再度電話するか、相手から折り返してもらうようにしましょう。

面接の電話はしっかりと事前準備して挑もう

面接の電話対応で相手に良い印象を与えるには、しっかりとした事前準備が欠かせません。

電話対応のマナーやかけ方、受け方に注意する必要があるため、企業に応募する際は今一度確認しておきましょう。
焦らず落ち着いて電話対応ができると相手へ好印象を与え、次のステップに進める可能性が高まります。

この記事を参考に、求人で面接を受けるための電話対応の方法を理解して、採用をめざしましょう。