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入社承諾書とは?記載内容やポイントを解説|テンプレート付き

入社承諾書とは、内定者がその企業への入社意思を示すために提出する書類です。
企業は入社承諾書の提出を求めることで、内定辞退者を減らせたり、不服申し立てなどのトラブルを防げたりといったメリットがあります。

本記事では、入社承諾書を作成する意味や効力、必ず記載する内容、作成時のポイントなどを解説します。
テンプレートも掲載していますので、これから入社承諾書を作成する人事担当の方は、ぜひ参考にしてください。

入社承諾書とは

入社承諾書とは

まずは、入社承諾書を作成する意味と効力、内定承諾書との違い、新卒と中途での記載内容の違いについて解説します。

入社承諾書を作成する意味と効力

入社承諾書とは、内定者がその企業への入社意思を示すために提出する書類です。
入社承諾書は内定の意思表示を書面化したものであり、法的な拘束力もありませんが、内定者の意思を書面として残せるため、内定辞退を減らすうえで有効です。

なお、企業側は内定者へ通知を実施した時点で、正当な理由なく内定を取り消すことはできません。
ただし、卒業ができないなど、内定取り消し事由に抵触する場合は、取り消し可能です。

入社承諾書と内定承諾書の違い

企業によりフォーマットは異なりますが、入社承諾書と内定承諾書の違いはなく、どちらも同じ役割です。
そのため、企業は入社承諾書と内定承諾書のどちらかを作成して、内定者に通知すれば問題ありません。
他にも、入社誓約書や内定誓約書なども存在しますが、いずれも入社承諾書と役割の違いはありません。

新卒と中途の記載内容の違い

新卒採用でも、中途採用でも、入社承諾書の記載内容はほとんど同じです。
ただし、新卒の場合は「卒業」を条件に内定を出すため、内定取り消し事由として「卒業できなかった場合」と記載します。
卒業の取り消し事由以外では大きな違いはなく、共通していることがほとんどです。

入社承諾書に記載する内容

入社承諾書に記載する内容は次のとおりです。

必ず記載すべき内容 ● 作成年月日
● 題名
● 企業名と代表者名
● 入社承諾の旨
● 内定取り消し事由
● 本人氏名と捺印欄
● 提出書類で変更があった際は連絡する旨
必要なときに記載する内容 ● 保証人と捺印欄
● 返送期日
● 内定取り消し事由に該当した場合に内定を取り消されても不服を申し出ない旨
● 入社承諾書提出後は無断で入社を拒否しない旨
● 指示された書類は滞りなく返送する旨
● 住所変更があった際は連絡する旨

入社承諾書は企業によりフォーマットが異なります。
上記の記載内容は、あくまで参考としてとらえてください。

入社承諾書の作成ポイント

入社承諾書の作成ポイント

入社承諾書を作成する際に、不服申し立てなどトラブルを避けるためにも押さえておくべきポイントがあります。

ここから、次の入社承諾書の作成ポイントを解説します。

  • 内定取り消し事由を明示する
  • 承諾条件を明確にする
  • 課税文書に該当するか確認する

内定取り消し事由を明示する

内定取り消し事由は、万が一の際にトラブルを防ぐために必ず明示しましょう。
企業が入社承諾書を発行している時点で、労働契約が成立しているため、内定を一方的に取り消すことができません。
しかし、入社承諾書に内定取り消しとなる条件を明記し、署名・捺印した場合は、その条件に抵触した際に内定を取り消せます。
内定取り消しとなる条件の一例は次のとおりです。

  • 大学を卒業できなかった場合
  • 提出書類などに虚偽が発覚した場合
  • 怪我や病気により働けない状態である場合
  • 犯罪行為に加担していた場合

企業により、内定取り消しの条件は異なりますが、事前に決めておけばトラブルを防ぐことができるでしょう。

承諾条件を明確にする

承諾条件を明確に記載しておけば、内定者とのトラブルが起きにくいです。

承諾条件の一例は次のとおりです。

  • 無断もしくは正当な理由なく入社を拒否しない
  • 健康上の理由により勤務できない場合はただちに連絡する

承諾条件では曖昧な表現を避けて、わかりやすい内容にしましょう。

課税文書に該当するか確認する

入社承諾書は内容によって課税文書になる可能性があります。
課税文書とは印紙税が課税される対象の誓約書のことです。

課税文書に該当する一例は次のとおりです。

  • 課税事項が記載されている
  • 課税事項を証明する目的で作られた文書である
  • 非課税文書ではないこと

課税文書に該当しているか判断できない場合は、事前に弁護士や法務担当者に相談してください。

入社承諾書のテンプレート

あらかじめ必要事項を記載したフォーマットを作成しておけば、効率的かつトラブルも防ぐことができます。

入社承諾書のテンプレートを利用したい方は、こちらからダウンロードしてください。
「入社承諾書のテンプレート.docx」をダウンロード

正しい入社承諾書を作成して双方の意思の確認をしよう

入社承諾書には、作成の義務や法的な拘束力もありませんが、内定者の意思表示を書面で残せるため、内定辞退を防ぐことにつながります。
また、内定取り消し事由に該当した内定者が、後日不服申し立てをした場合に、トラブルを防ぐ効果もあります。

承諾条件や取り消し事由など、記載すべき内容を明確に記載した入社承諾書を作成し、企業と内定者の双方にとってスムーズな入社を進めましょう。

執筆者について

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