ビジネスマナーがない人の特徴は？指導するポイントも解説

ビジネスマナーは社会人として働くうえで必要不可欠ではあるものの、なかにはうまく使えない人もいるでしょう。
しかし、ビジネスマナーがない人によって企業間の信頼関係が失われるケースもあり、適切なマナーが身についていない社員には、ビジネスマナーを指導する必要があります。

今回は、ビジネスマナーがない人の特徴や、指導する際のポイントを解説します。
なぜその人にはビジネスマナーがないのかを理解し、ポイントを押さえれば、グッと指導がしやすくなるでしょう。
ぜひ参考にしてください。

ビジネスマナーがない人の特徴

ここではまず、ビジネスマナーがない人の特徴として、以下の5つを紹介します。

• 挨拶しない
• 敬語を知らない
• 態度や言葉遣いが悪い
• 期限を守らない
• 報告・連絡・相談をしない

挨拶しない

ビジネスマナーの一つに挨拶があります。
挨拶は人と人をつなぐコミュニケーションの鍵であり、人間関係を円滑に保つためのものです。
ハキハキとした元気な挨拶は、相手に安心感と好印象を与えるでしょう。

ビジネスマナーとして浸透している挨拶がしっかりできないと、相手に無愛想だと思われ、悪い印象を与えてしまうおそれがあります。

学生時代なら「単なる人見知りな人」でも済むかもしれませんが、社会人として挨拶ができないと、「ビジネスマナーがない人」ととらえられることもあるので注意しましょう。

敬語を知らない

日本語の敬語には、尊敬語や謙譲語、丁寧語などがあり、難しくて苦手という人もいるかもしれません。
また、学生時代のアルバイトなどではそこまで高度な敬語を求められてこなかったため、社会人になって慌てている人もいるでしょう。

ビジネスマナーの敬語にはよく使う言葉があるので、まずはそこからしっかりと覚えることが大事です。
例えば、「すみません」ではなく、「申し訳ありません」や「恐れ入ります」などを使います。

敬語だからといって、へりくだりすぎると相手が恐縮したり、場違いだったりすることもあるため、過剰な敬語を使う必要はありません。

ただし、明らかに丁寧語も使えず、いわゆるタメ口を使うのは失礼にあたります。
正しい敬語を理解し、状況によって使い分けられないと、ビジネスマナーのない人と思われるでしょう。

態度や言葉遣いが悪い

態度や言葉遣いが悪い場合も、ビジネスマナーがない人と思われます。
ビジネスマナーは相手に不愉快な気持ちを与えないためのものなので、悪い態度や言葉遣いで嫌な気持ちにさせてしまうこと自体が、ビジネスマナーに反しているといえるでしょう。

例えば、腕や足を組みながら対応する、書類を投げる、返事しない、呼ばれても反応しないような人がいたら、相手はどう思うでしょうか。
横柄な態度や消極的な態度などは相手に不快感を与え、ビジネスマナーが悪いと思われます。

期限を守らない

指定された期限を守ることは社会人として当然のルールであり、期限を守らない人はビジネスマナーのない人と思われます。

多くの仕事は一人で行うものではなく、相手と一緒に行うものです。
期限を守らなければ、相手にスケジュールを変更させる必要が出るなど、負担をかけてしまうかもしれません。

待ち合わせの時間や締め切りの期日などを守らないと、ビジネス相手としての信頼を失ってしまうでしょう。

報告・連絡・相談をしない

社会人が仕事をするにあたって、大切な3要素をホウ・レン・ソウといいます。
ホウ・レン・ソウとは、報告・連絡・相談を覚えやすく短縮したもので、これができなければ「ビジネスマナーがない」と思われるでしょう。

仕事は一人で行わずにチームで行うことが多く、責任も自分一人のものではありません。
メンバー全員が状況を把握し、仕事を円滑に進めるためには、ホウ・レン・ソウが欠かせないのです。

報告とは現在の状況や経緯などを共有することで、連絡は進行の変更や遅れがあったときにすぐに伝えることです。
相談とは、自分で解決や判断ができないことに対して上司や同僚に判断を仰ぐことで、これらを躊躇すると仕事が滞るかもしれません

また、無断欠席する人は信頼を失うため、仕事を休むときや早退するときには必ず連絡が必要です。

なぜビジネスマナーがわからないのか

ビジネスマナーを当たり前に使っていると、なぜビジネスマナーがわからないのか不思議に思うかもしれません。
ここでは、ビジネスマナーがわからない人がそうなった理由を3つ紹介します。

背景の理解不足

ビジネスマナーが重要視される背景には、一緒に働く人が気遣いと思いやりを持って円滑に心地よく働けるようにするという考えがあります。
つまり、相手の基準に立って考え、より良い関係を築くために行動を起こすことが大切になってきます。
こうした背景への理解なしには、ビジネスマナーの習得は難しいでしょう。

状況や場面によって価値観が変わることもあり、思いやりの形も変化することもあります。
ビジネスマナーの上辺だけを覚えていても、臨機応変に対応できず、わかっていないと思われることもあります。

価値観の変化

時代によって価値観は変わっていくため、若者が旧来のビジネスマナーを窮屈に感じ、学ばないケースもあります。

上司の言うことに従うのが当たり前だった時代とは異なり、現在は理不尽な要求には応えなくても良いと判断される場面も増えました。
例えば、ビジネスマナーだからといって、毎回挨拶しなければならないことを理不尽ととらえ、あえて挨拶しないという考えを持つ人もいるかもしれません。

また、夏の暑さを和らげるためにノーネクタイが推奨されたり、ビジネスバッグがカジュアル化されてリュック通勤でも良くなったりなど、ビジネスマナーも変化し続けています。
こうした背景からも、従来のビジネスマナーにとらわれない人が出てきているのでしょう。

コミュニケーションツールの変化

SNSが発展してコミュニケーションツールが変化したことで、敬語がうまく使えない人が増えたことも、ビジネスマナーがわからなくなる原因の一つです。
若者たちの間では長文メールを送るのではなく、SNSなどでチャット形式の気軽な文章を送ることが主流になっています。

最低限の内容で済むため、コミュニケーションを取る機会が減り、敬語を学ぶ機会も減少傾向です。
そのため、社会人になるまで敬語に触れる機会を持てず、正しい言葉遣いを学べない人もいるでしょう。

ビジネスマナーが必要な理由

ビジネスマナーが必要な理由は、信頼関係を構築し、お互いが心地良く仕事できるようにするためです。

ビジネスでは多様な価値観を持った人や、さまざまな立場の人と一緒に仕事をしなければならないため、共通の認識が必要です。
そのようなときにビジネスマナーの型が存在していると、お互いに配慮しやすくなります。

ビジネスマナーやビジネスマナーで大切なことを詳しく知りたい方は、次の記事を参考にしてください。

ビジネスマナーがない人を指導するポイント

最後に、ビジネスマナーを指導するためのポイントを5つ紹介します。

ビジネスマナーが必要な理由やメリットを伝える

まずはビジネスマナーの背景を理解してもらい、なぜ仕事の場で必要なのかを伝えましょう。
理解していない相手に無理やりビジネスマナーを教えても身につかないばかりか、相手の反抗心を生むおそれもあります。

ビジネスを円滑にするためには信頼関係が必要で、ビジネスマナーをもって相手に配慮を伝えることが大切なのだと理解してもらえると良いでしょう。
挨拶や服装などについては、具体例を挙げると伝わりやすいのでおすすめです。

ビジネスマナーの型を教える

ビジネスマナーと聞くと難しく思われるかもしれませんが、一般的な型が存在しているため、型を覚えて実践すれば基本的な内容は身につきます。

特に挨拶や電話・メール対応、身だしなみなどは、はっきりとした型があります。
もちろん、型を覚えてもすぐに使いこなせるとは限らず、また、型通りでは対応しきれない部分もあるでしょう。

しかし、型を知っているのと知らないのでは大きな差が生まれるため、まずは基本の型から教えるのも効果的です。

コミュニケーションの常識を指導する

SNSなどでの気軽な文字のやり取りに慣れた若者と、これまで対面での会話が一般的だった年配者とでは、コミュニケーションの常識が異なります。
若者のコミュニケーションツールでのやり取りが良くないわけではありませんが、ビジネスマナーとしては適さない場面もあるでしょう。

そのため、日常とビジネスの場でのコミュニケーションには違いがあることを前提として、指導する必要があります。
若者が短文やスタンプ、絵文字などで済ませてしまいがちな内容を、状況に応じて丁寧な文章で表現するよう教えましょう。

相手を尊重して否定しない

ビジネスマナーができない人に指導する際、学生のように扱ってはいないでしょうか。
社会人1年目だったとしても、相手は学生ではなく社会で働く一人前の大人と考えて接することが大切です。

また、年齢が離れているとお互いの常識が異なるケースもあります。
常識は時代とともに変化し、影響を受けた時代によって、その人の持つ常識が違うことがあるからです。
どちらの言い分も間違っていない可能性もあるため、意見を押し付けるのではなく、相手を尊重し、安易に否定しないようにしましょう。

自分で考えて動けるように見守る

ビジネスマナーを指導したら、そこで自分の役割は終わりだと思うかもしれません。
しかし、指導されたことを受け取るだけでは、その人材は育ちません。
指導されたうえで、その人材が自分で考えて、動けるようになることが大切です。

ビジネスマナーを理解した様子だったとしても、使いこなせてもらわなければ意味がありません。
ときには指導や指示を控え、相手が自分で体感して、考える能力を養えるように見守ることも大切です。

ビジネスマナーがない人には丁寧な指導で身につけてもらおう

ビジネスマナーが必要のない仕事も一部あるかもしれませんが、多くの仕事には不可欠なものです。
ビジネスマナーがない人がいると、会社の評判にも関わるおそれがあります。

この記事ではビジネスマナーのない人の特徴や理由、指導する際のポイントを紹介しました。
ビジネスマナーは、正しいやり方を理解して実践すれば誰でも身につくものです。
ぜひ丁寧に指導し、ビジネスマナーがない人にも適切なビジネスマナーを身につけてもらいましょう。