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職歴証明書とは?書き方やもらい方、もらえないときの対処法

職歴証明書は、過去の勤務を証明するために使用します。
転職する際に前の職場で作成した書類を求められたり、自分で書かなければいけなくなったりしている人も多いのではないでしょうか。

職歴証明書は自分でも作成できますが、必須項目が決まっているので、記載漏れがないように書かなければいけません。
今回は、職歴証明書の書き方やもらい方をくわしく解説します。

職歴証明書とは

職歴証明書とは

職歴証明書とは、会社や公的機関などに勤務していたことを証明する書類です。
民間企業への転職や国家試験を受ける際、公務員試験の合格後などに提出します。
なお、複数の会社に在籍していた経歴がある場合は、各社の職歴証明書が必要になります。

職歴証明書と似た書類に「在籍証明書」がありますが、これは在職中に発行される書類です。
在籍証明書は「在籍していること」を証明します。

転職や就職の際には「退職証明書」や「採用証明書」などの書類も必要になるケースがあるので、各書類の用途を混同しないように注意しましょう。
退職証明書は「退職した事実を証明する書類」です。
退職時に必ず発行されるわけではなく、希望に応じて発行されます。

採用証明書は、失業保険を受給している人の再就職を証明する書類です。
ハローワークを利用して再就職先が決まった場合には、採用証明書が必要になります。

職歴証明書のもらい方

職歴証明書のもらい方は、退職後と在職中で異なります。
発行してもらう段階になって困らないように、もらい方を確認しておきましょう。
職歴証明書のもらい方をくわしく解説します。

在籍中の職歴証明書のもらい方

在籍中に職歴証明書をもらいたいときは、勤務先の総務部や人事部に依頼するのが一般的です。
提出先からフォーマットや記入項目が指定されている場合は、申請する際にあわせて伝えましょう。

職歴証明書は、退職後に発行するものというイメージもありますが、転職にあたっては前職の在籍中から提出を求めてくる企業も少なくありません。

退職後の職歴証明書のもらい方

退職後に職歴証明書をもらいたいときは、勤務していた会社に電話かメールで依頼するのが通常です。
相手に時間をとらせないためには、メールでの依頼のほうが喜ばれるでしょう。
決まった書式がある場合には、持参か郵送とともに依頼します。

職歴証明書が発行されたら、勤務していた会社まで直接受け取りに行きます。
郵送を希望する場合は、依頼の際に切手を貼った返信用封筒を同封するのがマナーです。

職歴証明書を発行依頼する際のメール例文

職歴証明書の発行をメールで依頼する際の例文を紹介します。

○○株式会社
総務部 ○○ ○○様

拝啓

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
貴社に◯年◯月まで在籍していた△△です。

在籍期間中は大変お世話になりました。
早速ですが、再就職のため職歴証明書が必要となりました。

ご多忙のところ誠に恐縮ですが、職歴証明書のご発行をお願いできますでしょうか。
以下の項目にて職歴証明書を発行していただきたく、お願い申し上げます。

◯月◯日までにご返送いただければ幸いです。

敬具

1. 雇用期間
2. 仕事内容・役職
3. 勤務形態
4. 給与総支給額

以上

氏名

住所

電話番号

職歴証明書を自分で書く方法

職歴証明書のフォーマットが指定されていない場合は、自分で書いても問題ありません。
ただし、必須項目があるので、記入忘れには注意しましょう。
職歴証明書を自分で書く方法をくわしく解説します。

職歴証明書のフォーマット

職歴証明書は、手書きとパソコン入力のどちらでも問題ありません。
提出先から指定がない限り、無料で入手したテンプレートを使用することも可能です。
必須項目さえ記載されていれば、職歴証明書として有効になります。

職歴証明書の必須項目

職歴証明書の必須項目は「氏名・発行年月日・在籍期間・会社名・社印」です。
自分で作成する際には、項目の記載忘れがないかどうかをしっかりと確認しましょう。

提出先によっては、下記のような項目も必要になります。

  • 業務の種類
  • 役職
  • 賃金
  • 退職の事由

なお、企業によっては職務内容や雇用形態の記載を求めてきます。
職務内容や雇用形態の記載を求められた場合には、下記のような形式で書きましょう。

・氏名

・発行年月日

・在籍期間(使用期間)

・会社名

・社印

自作する場合でも、証明者となる会社の社印か雇用主による捺印が必要となるので、郵送や直接出向くなどして押印してもらいましょう。

アルバイト歴や休職期間は記載不要

指定されない限り、職歴証明書にアルバイトの勤務歴や休職期間を記載する必要はありません。
過去の給与や退職理由の記載も不要です。
アルバイト歴を記載すれば転職で有利になるケースもあるように思えますが、必須項目が書かれていれば、記載がなくても特に問題はありません。

ただし、公務員への転職時にアルバイトの在職証明書が必要になる自治体もあります。
思わぬトラブルを防ぐためにも、公務員試験の受験前に各自治体の規定を確認しておきましょう。

職歴証明書がもらえないときの対処法

職歴証明書がもらえないときの対処法

職歴証明書は申請さえすれば、基本的に発行してもらえます。
しかし、何らかの事情で職歴証明書がもらえなかったという人もいるでしょう。
職歴証明書がもらえないときには、どのようにすれば良いのでしょうか。
以下でくわしく解説します。

職歴証明書の発行は会社の義務

労働基準法では「退職者から職歴証明書を請求された企業は、滞りなく発行しなければならない」と定められています。
そのため、企業側から発行依頼を拒否されるケースはありません。

退職後に作成を依頼するのには気まずさを感じることもあるかもしれませんが、正当な権利として申請できます。
ただし、依頼する際にはマナーを守り、相手の手間をかけないようにしましょう。

なお、労働基準法では、証明書を請求する権利の時効を「退職後2年間」と定めています。
すでに退職後2年以上が経過している場合は、会社側が発行の可否を判断します。

代替書類はハローワークで入手可能

退職後2年が過ぎていたり、勤務していた会社が倒産して存在していなかったりする場合は、代替書類になる「雇用保険の加入履歴」を準備しましょう。
雇用保険の加入履歴は、「雇用保険被保険者資格取得届出確認照会票」と「本人確認書類」を、ハローワークに提出すれば発行してもらえます。

なお、近年ではマイナポータルでも雇用保険の加入記録を確認可能です。
マイナポータルで加入履歴を確認するためには、マイナンバーカードを持っているだけではなく、ハローワークにマイナンバーを届け出る必要があります。

職歴証明書の書き方ともらい方を確認して転職に活用しよう

職歴証明書は、転職する際に過去の勤務歴を明確にするための書類です。
すでに退職している場合でも問題なく発行を申請できます。

発行依頼はメールか電話で行いますが、近年ではメールを使うのが一般的です。
依頼メールの書き方はある程度決まっているので、事前に確認してマナー違反にならないように注意しましょう。

労働基準法によって企業は職歴証明書の発行を拒否できないため、依頼さえすれば問題なく発行されます。
ただし、退職後2年以上が経過しているときや、勤務していた会社が倒産している場合には発行されません。

職歴証明書がもらえなかったときは、ハローワークで「雇用保険の加入履歴」を発行してもらいましょう。

執筆者について

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