退職のあいさつメールを同僚へ送るポイントを解説｜好印象の例文も

退職するとき、同期で入社した人や仲が良かった同僚へ向けて、あいさつメールを送る機会があります。
退職のあいさつメールは、お別れを告げる内容ではあるものの、暗い印象を残すのはあまり良くありません。

一緒に頑張ってきた人へ向けて、ポジティブなメッセージを書き綴ると、読んだ人の気持ちも明るくなり好印象を与えられます。
今回は、同僚へ退職のあいさつメールを送るときのポイントを、例文とともに詳しく解説します。

退職のあいさつメールを同僚に送るポイント

同僚へ向けて退職のあいさつメールを送る際のポイントは、次のとおりです。

• 一斉送信のときは宛先に注意する
• 硬くなりすぎない文章にする
• 不安を与える退職理由を伝えない
• ポジティブな思い出やお礼を伝える
• 今後もお付き合いしたい人には連絡先を添える

各項目を、以下で詳しく解説します。

一斉送信で送るときは宛先に注意

同僚へ向けて、一斉送信で退職のあいさつメールを送るのは、失礼にはあたりません。
ただし、一斉送信の前には宛先を良く確認し、送り先を間違えないようにしましょう。
一斉送信の場合、bccに相手のメールアドレスを、Toに自分のメールアドレスを入れます。

また、同僚のなかでも特に仲が良かった人や、お世話になった人には、個別にメールを送ると好印象です。
ごく内輪の思い出話や感謝の気持ちを添えると、より一層感謝の気持ちが伝わるでしょう。

硬くなりすぎず軽く伝える

同僚へのあいさつメールは、ビジネスシーンを意識しつつも硬くなりすぎず、シンプルにまとめると読みやすくなります。

硬くて長い文章は読み終わるのに時間がかかるため、せっかくあいさつメールを出しても内容が伝わりにくいです。
読みやすさを重視し、要点だけを手短にまとめた文章にすると良いでしょう。

退職理由で同僚に不安を与えないように配慮する

退職のメールを同僚へ送るときは、ネガティブな退職理由を書かないよう配慮します。
現職への不満を滲ませるような退職理由を書くと、今後も同じ現職で働く同僚に不安を与えかねません。

退職メールでは、退職理由を「一身上の都合」だけにとどめ、残る人に悪影響を与えないよう気をつけましょう。

同僚とのポジティブな思い出話やお礼を伝える

同僚への退職メールでは、一緒に頑張った思い出や楽しかったできごとを書き添え、全体的にポジティブなイメージでまとめてお礼を伝えましょう。
たとえ本当の退職理由が社内トラブルだったとしても、ネガティブな内容は避けたほうが賢明です。

同僚への退職メールは感謝の気持ちを伝える機会と考え、読んだ人も前向きになれる内容でまとめましょう。

今後も付き合いたい同僚には連絡先を記載する

今後も付き合いを続けたい同僚には、連絡先を記載したメールを送りましょう。
個人使用のメールアドレスやSNSのアカウントを書き添えておくと、退職後も連絡を取り続けられます。
最終出社日に送る場合、現職の連絡先や署名は、退職後に使用できないため記載しません。

特定の同僚だけに連絡先を伝えたい場合は、全体送信へのメールには連絡先を記載せず、個別送信のメールで別途伝えると良いでしょう。

退職のあいさつに関する情報は、以下の記事でも詳しくご紹介しています。
ぜひご参照ください。

退職あいさつを同僚にメールするときのフォーマット

同僚への退職あいさつのメールは、ある程度の形式を知っておくとスムーズに作成できます。
ここでは、同僚への退職あいさつメールのフォーマットを見ていきましょう。

件名は退職の旨がわかるようにする

退職挨拶のメールを送るときは、退職することが一目でわかるよう、件名に「退職」の文字を入れましょう。
例えば、件名の最初に「退職のごあいさつ」と書き、続けて現職の所属部署と名前を入れると、本文を読まなくても誰がどのような目的でメールを出したのかわかります。

件名で退職の事実と名前がわかれば、ほかのビジネスメールに埋没しにくく、見落としも防げるでしょう。

退職日とメールでの連絡のお詫び

メールの本文は、退職日の伝達から始めます。
最初に「お疲れ様です、〇〇事業部の〇〇です」と所属部署名・氏名を書き、「〇月〇日をもって退職いたします」とつなげてください。

退職日のあとは、メールでごあいさつすることへのお詫びと、これまでお世話になったお礼を伝えましょう。

同僚とのエピソード・感謝・後任・未来について書く

本文では、同僚への感謝や現職でのエピソード、感謝の言葉、後任者の紹介、未来の展望などを書いていきます。

例えば、同僚と一緒に頑張ったプロジェクトや、心に残った励ましの言葉を添え、感謝の気持ちを伝えると良いでしょう。

自分の仕事の後任が決まっていたら、後任者の名前を伝えて、今後の業務も滞りなく進められることをアピールします。
自身の前向きな気持ちや、退職後も良い関係を続けたいなど、明るい未来を思わせる内容も良いでしょう。

結びは同僚の活躍を祈る言葉を書く

文章の最後は、同僚の今後を祈る言葉で締めます。
「〇〇様の今後ますますのご活躍を、心よりお祈りいたします」や、「〇〇様のご健勝とご活躍を祈念いたします」など、相手の明るい未来を慮った言葉を選んでください。

祈りの言葉を綴ったあと、もう一度「ありがとうございました」と感謝を伝えると、より一層あなたの気持ちが伝わるでしょう。

ラインで退職のあいさつをする場合の注意点や方法は、以下の記事でご紹介しています。
併せてご参照ください。

同僚や同期に送る退職あいさつメール例文

同僚や同期への、退職あいさつメールの例文を紹介します。
使えるフレーズもご紹介するので、文章を作成するときの参考にしてみましょう。

同僚や同期に送る例文【一斉送信】

同僚や同期に一斉送信で退職メールを送る場合は、全員に当てはまるようなエピソードと感想・思い出を添えて、文章を考えましょう。
具体的な例文は、以下のとおりです。

特にお世話になった同僚や同期に送る例文【個別送信】

特にお世話になった同僚や同期に、個別で退職あいさつメールを送信するときは、個人的なエピソードを掘り下げて書くと、親密な関係性が伝わるでしょう。
具体的な例文は、以下のとおりです。

同僚や同期向けの使えるフレーズ

同僚や同期へ向けたメールの文章は、使えるフレーズを知っておくと、文章の幅が広がります。
同僚・同期向けの使えるフレーズを、以下でご紹介しましょう。

愚痴を吐きながらも励まし合った同僚へ使えるフレーズ

仕事の愚痴を吐きつつも、お互いに励まし合いながら頑張ってきた同僚へ送るメールでは、次のフレーズがおすすめです。

• △△さんの意見やアドバイスは、迷ったときの良い指針となりました。
• △△さんの言葉に救われたことも数知れません。
• 仕事で落ち込んだり悩んだりしたときも、△△さんのおかげで気持ちを切り替え乗り越えられました。

 

切磋琢磨した同僚へ使えるフレーズ

お互いに切磋琢磨した同僚へのメールは、競い合いつつ成長できたエピソードを添えると、気持ちが伝わりやすくなるでしょう。
おすすめのフレーズは、以下のとおりです。

• △△さんと、ときには意見をぶつけ合いながら仕事ができたことで、より一層仕事のおもしろさを感じられました。
• △△さんの評判を耳にするたび、自分も負けられないと頑張ったおかげで今があります。
• △△さんと競い合い、意識しながら高みをめざした体験は、私にとって宝物です。

サポートをしてくれた同僚へ使えるフレーズ

現職でサポートしてくれた同僚へのメールは、具体的なエピソードに感謝の気持ちをのせましょう。
おすすめのフレーズは、以下のとおりです。

• 〇〇のプロジェクトを最後までやり遂げられたのは、△△さんのサポートのおかげです。
• 何気なく気を配ってくださる△△さんのサポートに、何度も助けられました。
• △△さんの的確なサポートのおかげで、新しい業務にひるむことなくチャレンジできました。

朝礼で退職の一言あいさつをするときのポイントは、以下のページでご紹介しています。
ぜひご参照ください。

同僚にも退職のあいさつメールを送り感謝の気持ちを伝えよう

同僚へ向けた退職のあいさつメールは、現職でお世話になったお礼や、成長できた感謝の気持ちを伝える良い機会です。
過去のエピソードを添えて、読んだ人の気持ちも温かくなる文章を考えましょう。

あいさつメールの一斉送信は失礼にはあたりませんが、特に仲が良かった同僚へは個別送信がおすすめです。
退職後も付き合いを続けたい同僚へのメールは、個別送信で個人用のメールアドレスや携帯番号を知らせると良いでしょう。