面接が決まり、採用担当者と日程調整をしているときに、自分が送ったメールになかなか返信がこないことがあります。
大事なメールなので、返信がこないと不安や焦りでメールの返事を催促したくなることもあるかと思いますが、ビジネスマナーの観点からもメールの催促は行っても良いのでしょうか。
この記事では、面接の日程調整メールに返信がこない場合の対処法や、催促する際のポイントをご紹介します。
目次
面接の日程調整メールに返信がない場合催促しても良いのか
人事担当の方のメールの確認が漏れている場合があるため、返信がない場合は催促しても問題ありません。
ただし、返信を催促するタイミングが早すぎたり、「返信してください」などの急かすような内容を送信してしまうと、採用担当者に与える印象が悪くなってしまいます。
以降の見出しでは、メールの返信を催促する適切なタイミングや、マナーに沿った内容などについて解説しているため、参考にしてください。
面接の日程調整メールに返信がこない場合のベストな連絡タイミング
面接の日程調整メールに返信がこない場合は、催促をしても問題ないと先述しました。
ですが、催促のメールは適切なタイミングで送る必要があります。
ここでは、以下の3ケースを例に、ベストなメールの催促タイミングを見ていきましょう。
- 最後の連絡から1週間以上経っている場合
- 返信期限日から2日程度経過している場合
- 面接候補日の2日前になっている場合
また、いずれのケースであっても、メールの返信を待つ間に「自分が最後に書いたメールが正しく送信されているか」「担当者とのやり取りで不備がなかったか」「迷惑メールフォルダに返信がとどいていないか」といった事柄を再度確認しましょう。
メールが送られていなかった場合や、担当者とのやりとりに漏れがある場合は、話が前に進みにくくなります。
最後の連絡から1週間以上経っている場合
他の業務との兼ね合いや、担当者が体調不良などで休んでいる場合を考慮して、1週間は返信を待ったほうが良いでしょう。
1週間以上経っても返信がなければ、催促のメールを送ります。
返信期限日から2日程度経過している場合
「〇月〇日までに返信します」といった回答期限がある場合は、その期限日から2日程度メールの返信を待ちましょう。
2日経過してもメールの返信がない場合は催促メールを送ります。
担当者の方は複数の仕事を抱えています。
メールの返信をする日時の約束をしていても、必ずその日に返信ができるとは限りません。
面接候補日の2日前になっている場合
先方から面接候補日をいくつか提示されており、確定メールが来ないままその候補日の前々日になっている場合は、確認メールを送っても問題ありません。
面接の日程調整の催促メールを送る場合のポイント
面接の日程調整の催促メールを送るにあたり、担当者にマイナスなイメージを与えないために、気を付けたほうが良いポイントを3点紹介します。
催促メールのみならず、ビジネスマナーとして覚えておくと役に立つ項目もありますので、ぜひご一読ください。
責め立てるような表現を使用しない
責め立てるような言い方をせず、お伺いするといった低姿勢で連絡をすることが基本です。
責め立てるような言い方とは「〇日までにご連絡を頂けるとのことでしたが」「他の採用にも影響が出ており困っています」といった主旨のものが当てはまります。
また、返信を催促するからといって「至急ご連絡ください」といった表現を使用することも避けた方が良いでしょう。
催促メールを送る際には、「お忙しいところ恐縮なのですが、面接の日程についてお返事をいただくことは可能でしょうか」といった、やんわりとした表現を用いることが大切です。
就業時間中にメールを送る
メールの送信時間を就業時間内にすると、会社にいる時間にメールを確認してもらいやすいといったメリットがあります。
メールは24時間いつでも送信できるといったメリットがありますが、深夜などにメールを送ると「生活リズムが不規則なのかな」といった印象を担当者に与えてしまう可能性があるため注意が必要です。
確実にメールを送っても反応がない場合は、電話をかけてみても良いでしょう。
新規作成したメールを使わず返信形式で送る
「Re：」がついた返信形式でメールを送信すると過去のやりとりの履歴を確認できるため、人事担当者が内容を追って確認しやすくなるといったメリットがあります。
人事担当者は、一日に多くのメールを確認しています。
メールを送信する件名で、緊急性があると判断した場合や返信メールとして送られてきている場合は、優先的にメールを確認してくれる可能性があります。
面接の日程調整メールに返信がこない場合の催促メールの例文
面接の日程調整メールに返信がこない場合の催促メールの例文をご紹介します。
〇〇株式会社
採用担当者 〇〇様
大変お世話になっております。
先日、貴社の求人に応募させていただきました〇〇と申します。
〇月〇日に〇〇様から頂戴したメールにて、面接の機会をいただけるとの
ご連絡を賜りまして誠にありがとうございます。
本日は面接日程についてお伺いしたいことがあり、ご連絡させていただきました。
面接の日程調整に関しまして、〇月〇日に当方より面接希望日を回答させていただきました。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、面接の日程を確認させていただくことは可能でしょうか。
本メールと入れ違いにご連絡を頂いておりましたら、誠に申し訳ございません。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
氏名：
メールアドレス：
電話番号：
住所：〒
日程調整メールに返信がないときの催促はタイミングとマナーに注意
面接の日程調整メールに返信がない場合の催促メールは、メールを送信してから1週間程度期間をあけて行いましょう。
「〇月〇日までに返事をします」といった先方の返信期限がある場合は、その返信期限から2日程度期間をあけて催促メールを送ります。
催促メールを送る場合には、ビジネスマナーとして「Re：」のついた返信メール形式を使用し、先方の就業時間内に送信してください。
また、返信がないことに対して責め立てるような表現は使用せず、やんわりとした表現を使用することで、印象を悪くせずに済むでしょう。
また、以下の記事では、面接の日程調整をメールでする場合の送り方を詳しく紹介していますので、この記事とあわせてご参照ください。
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