「日程調整にお礼のメールって必要なの？」「お礼のメールはどう書いたら良いの？」など、悩んでいる方は多いでしょう。
日程調整へのお礼のメールはマナーとして大切であり、企業とのコミュニケーションを円滑にするうえでも重要です。
本記事では、日程調整にお礼のメールが必要な理由や書き方のポイント、例文を紹介します。
ぜひ、参考にしてください。
目次
日程調整のお礼メールは必要｜3つの理由
日程調整をしてもらった際には、担当者へのお礼メールが必要です。
ここではお礼のメールの必要性について、以下の3つの理由を解説します。
- マナーとして必要である
- 日程調整への感謝を伝えられる
- 日程の承諾を確認できる
マナーとして必要
日程調整のメールには、お礼を伝えるのが一般的なマナーであり礼儀です。
日程調整は企業とのコミュニケーションの一環であり、お礼メールを挟むことで、そのプロセスを丁寧に進めることができます。
マナーを守ったやり取りであれば、企業との良好な関係につながります。
日程調整にお礼のメールを送ることはマナーとして必要であり、企業との良好な関係を維持するうえでも重要なのです。
日程調整への感謝
日程調整には、参加者のスケジュールの仮押さえや面接会場の確保、企業内での調整、予定の確定連絡など、多くの手間がかかります。
担当者は日程調整のために多くの時間を割いているのです。
そのため、日程調整をしてもらった担当者には、メールで感謝を伝えることが重要です。
感謝の気持ちを伝えることで、自分自身も企業も面接当日を気持ち良く迎えられるでしょう。
日程の承諾を確認
日程調整のメールに返信することで、互いに日程を承諾したことを再確認できます。
返信がなければ、企業は面接日程が確定したのかどうかがわからないままです。
お互いが承諾したことを明記すれば、トラブルを回避できます。
ただし、「返信不要」などの記載がある場合は、やり取りを簡素化する配慮などから、相手が返信を望んでいない場合もあるため注意しましょう。
お礼メールが不要なケースについては、以下に詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。
日程調整のお礼メールが不要なケース
日程調整のお礼メールが不要である場合もあります。
具体的には、以下の2つのケースです。
- 「返信不要」とメールに記載がある場合
- 繰り返し何度もやり取りをしており、日程確定までに感謝の気持ちが伝わっている場合
「返信不要」とメールに記載がある場合、お礼メールを送ることで企業に余計な手間が発生し、業務量の増加につながるため控えたほうが無難です。
また、何度もやり取りしているなかですでに感謝の気持ちが伝わっているのであれば、お礼メールは不要でしょう。
日程調整のお礼メールの書き方とマナー
日程調整のお礼メールを送っても、書き方やマナーを守っていなければ、企業に悪い印象を与えてしまう可能性があります。
ここでは、以下の6つの書き方やマナーを解説します。
- 24時間以内に返信する
- 件名の「Re:」は削除しない
- 感謝とお詫びの言葉を添える
- 宛名は正式名称で記載する
- 日程調整後の日時と場所を記載する
- 個人のメールアドレスを使用する
24時間以内に返信する
ビジネスメールのやり取りにおいて、相手からのメールには迅速に返信しましょう。
基本的に、24時間以内に返信することがマナーとされています。
企業に対する礼儀としても大切であり、お礼メールでも同様のことがいえます。
迅速な返信は、信頼関係を築くうえで欠かせません。
すぐに予定の確認ができないなど何らかの理由で返信が遅くなる場合は、取り急ぎその旨を伝えましょう。
また、深夜や明け方の返信を避ける配慮も大切です。
件名の「Re:」は削除しない
メールの件名には、相手に対するメッセージの概要を的確に伝える役割があります。
件名を見ただけでメールの内容がわかることが大切です。
通常の返信メールには、元のメールの件名に「Re:」をつけて返信することが多いですが、これはお礼メールでも同様であり、削除すべきではありません。
「Re:」を残すと初めてメールが来たのか、返信なのかを判断でき、内容確認がしやすくなります。
元の件名を残すことで、相手が返信する際にもスムーズにやり取りができます。
また、件名は具体的な内容を簡潔にまとめるように心がけ、繰り返しやり取りをしていて「Re:」が複数付いているような場合は一つだけ残すなど工夫しましょう。
感謝とお詫びの言葉を添える
日程調整には、企業内の関連部署で連絡・調整したり、求職者とメールのやり取りをしたりなど、手間がかかっています。
そのため、お礼のメールでは企業に感謝やお詫びの言葉を添えましょう。
感謝の気持ちを伝えることで、企業の担当者と良好な関係を築くことができます。
また、失礼があったり誤解を招いたりした場合は早急にお詫びし、再度適切なやり取りを行うようにしましょう。
誠意ある対応は、企業担当者に好印象を与えることができます。
宛名は正式名称で記載する
メールのやり取りにおいては、相手に対する敬意を示すためにも、宛名は正式名称で記載するようにしましょう。
相手の肩書きや役職などを調べ、適切な敬称を使用することがマナーです。
略称は使用せず、基本的には「会社名＋部署名＋役職名＋氏名」と記載するようにします。
「（株）」ではなく「株式会社」と記載したり、氏名をフルネームで記載するなど配慮しましょう。
常に相手への敬意を持った対応を心がけましょう。
日程調整後の日時・場所を記載する
お礼メールには、日程調整後の日時や場所をあらためて具体的に記載すべきです。
これにより、自分自身と企業、双方において認識の違いがないことを確認できます。
また、オンラインでの面接の場合は、URLの記載があるかどうかも確認しましょう。
個人のメールアドレスを使用する
お礼メールを送る際には、会社のメールアドレスではなく、個人のメールアドレスを使用するようにしましょう。
新卒者であれば、在籍している学校から発行されているメールアドレスも活用できます。
日程調整後に送るお礼メールの例文
ここでは、日程調整後に送るお礼メールの例を紹介します。
2つの例文を提示するので、参考にしてください。
通常のお礼メールの場合
株式会社〇〇〇〇
採用担当 〇〇（フルネーム）様
お世話になっております。
〇〇大学の〇〇（フルネーム）と申します。
このたびは、面接日時の調整をいただきありがとうございました。
以下の日時に貴社にお伺いいたします。
〇月〇日（〇）〇時 〇〇室
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
－－－－－－－－－－－－－－－
〇〇（氏名）
電話番号：〇〇
メール：〇〇
－－－－－－－－－－－－－－－
日程調整後のメールであり、感謝の気持ちを伝えることを忘れないようにしましょう。
宛名は正式名称で記載し、企業に敬意を払うことが大切です。
リスケを依頼した際のお礼メールの場合
株式会社〇〇
〇〇（フルネーム）様
いつも大変お世話になっております。
〇〇大学の〇〇（フルネーム）でございます。
このたびは日程を調整していただいたにもかかわらず、当方の都合により日程の再調整を依頼してしまい、大変ご迷惑をおかけしました。
改めてお詫び申し上げます。
お忙しい中、日程の再調整にご対応していただき、ありがとうございました。
ご提示していただいた日程にて、貴社にお伺いいたします。
日程：〇月〇日〇〇時～
場所：株式会社〇〇 〇〇室
この度は、多大なるご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。
何卒よろしくお願い申し上げます。
－－－－－－－－－－－－－－－
〇〇（氏名）
電話番号：〇〇
メール：〇〇
－－－－－－－－－－－－－－－
何らかの事情により、一度決定した日時の都合が悪くなる場合もあるでしょう。
日程の再調整は、企業内での調整が必要であり、時間と労力を使います。
丁寧に謝罪と感謝を述べることが大切です。
日程調整のお礼メールの必要性を理解しマナーを守って送信しよう
日程調整を行ってくれた企業に対して、お礼メールを送るのはマナーとして推奨される行動です。
お礼メールを送信することで、相手が手間や時間をかけて対応してくれたことに対する、感謝の気持ちを伝えることができます。
しかし、お礼メールの書き方やマナーを遵守できなければ不快感を与えてしまうこともあります。
本記事で紹介した例文も参考に、適切なお礼メールを送ることで、企業との関係性を良好に保ちましょう。
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