雇用証明書はどこでもらう？書き方のテンプレートや記載事項を解説

雇用証明書を求められたとき、提出するのは勤め先の人事課や総務課です。
子どもの保育園入園や転職活動中、住宅ローンの審査の場面など、さまざまな場面で雇用証明書は必要になります。
規定の用紙やフォーマットがないため、提出するシチュエーションごとに記載項目が変わる点に注意しましょう。

この記事では、雇用証明書が必要となる場面、雇用証明書の発行方法などについて解説します。

雇用証明書とは何？

雇用証明書とは、会社に在職していることや勤務状況を証明する書類です。
会社によっては在籍証明書、就労証明書、勤務証明書などとも呼ばれます。
これらは公的な書類ではないため、規定の用紙があるわけではありませんが、記載される項目は基本的に同じです。

雇用証明書は企業の人事課や総務課で発行することができます。

雇用証明書が必要な場面

雇用証明書を求められる場面としては、保育園や学童への入所、転職先への提出用、賃貸物件への入居や住宅ローンの審査などが挙げられるでしょう。
3つのケースについてそれぞれ詳しく解説します。

保育園・保育所への入所申し込み

働きながら子育てをしている保護者が、保育園や幼稚園、または学童などに子どもを預ける場合、預け先から雇用証明書の提出を求められる場合があります。
役所が保育の必要性を審査する際に、保護者の就労状況を確認するためです。

入園のあとも、年1回の提出を求められるケースが一般的でしょう。
自治体ごとにフォーマットを指定される可能性があるほか、預け先の園から指定の用紙を受け取る場合もあります。

いずれも両親二人分の雇用証明書が必要となるため、それぞれの勤め先の人事課もしくは総務課に記載を依頼しなければなりません。

転職活動のとき

転職活動のときに、転職先の企業から雇用証明書の提出を求められる場合があります。
これは履歴書や職務経歴書と照合をして、記載内容に偽りがないか確認するためです。

例えば公務員の中途採用の場合、「経験年数5年以上」など条件付きで募集を出しているところも珍しくありません。
その場合、雇用証明書があれば年数を満たしているかどうか、応募者のスキルや資格なども併せて確認できるため信頼性が増します。

住宅ローンを組むとき、賃貸住宅を契約するとき

住宅ローンを組むとき、あるいは賃貸住宅を契約するときに雇用証明書の提出が求められることがあるでしょう。
理由としては勤務先の確認、または本人に支払い能力があるかの確認をするためです。

賃貸契約を結ぶ場合、在籍状況や年収などをメインにチェックされます。
住宅ローンを組む際には、さらに勤続年数が重視され、返済能力の有無を判断されるでしょう。

ただし、これらの情報は健康保険証や源泉徴収票などでも把握できるため、必ずしも雇用証明書の提出を求められるわけではありません。

雇用証明書はどこで発行できる？

雇用証明書は、正社員はもちろんパート・アルバイトなど雇用形態に関わらず、勤め先に発行してもらうことが可能です。
主に、元もしくは現職場の人事課や総務課が担当窓口となります。

窓口では、通常の業務をこなしながら作成を進めてもらうことになるため、発行まで多少時間がかかるかもしれません。
提出を求められたら、早めに担当窓口へ相談するようにしましょう。

なお2018年10月より、内閣府が運営するオンラインサービス「ぴったりサービス」にて、保育園入所申請用の就労証明書フォーマットを検索できるようになりました。
入園を希望する園の地域ごとに適したフォーマットで雇用証明書を作成できるため、園からの指定がない場合には活用してみてください。

雇用証明書の発行方法

雇用証明書の提出を求められたら、必要な記載事項を確認したうえで発行先に依頼を行います。
ここからは、雇用証明書の入手にあたって覚えておきたいポイントを見てみましょう。

提出先によって異なる記載事項を確認

上述したように雇用証明書は規定のフォーマットがないため、記載事項はケースによって異なります。
必須の記載事項は何か、提出先にあらかじめ確認しておきましょう。

例えば保育園の入所申し込みをする場合は、日中の保護者の勤務日数や労働時間、土日はお休みかなどを確認できる項目が必要です。
転職活動であれば、持っている資格や勤務年数などが重要視されます。

発行を依頼する前にこうした確認を怠ると、書類不備となり再提出を求められることもあるため注意しましょう。

≺h3>会社の発行部門（総務課・人事課）に依頼

雇用証明書の発行依頼先は、元もしくは現職場の人事課、総務課となります。
提出先から規定の用紙が配られたら、その用紙を持って担当窓口に出向き、依頼目的や提出期限など必要な情報を伝えてください。
規定の用紙がない場合は、記載してほしい項目をメモで渡すなどして漏れがないようにしましょう。

権限保有者の押印が必要となるため、完成した用紙を受け取ったら、必要項目と併せてきちんと捺印されているか確認をします。

雇用証明書のテンプレートを紹介

「雇用証明書テンプレート.docx」をダウンロード

前述のとおり提出先によって記載事項は変わってきますが、おおよそ以下の項目は共通して必要になるでしょう。

• 氏名、性別
• 住所
• 勤務地
• 雇用形態
• 勤務時間
• 役職・職種
• 記入日
• 会社の捺印

このほか産前産後休暇の取得期間や、育児による短縮勤務時間などの情報を求められることもあります。

雇用証明書は必要な手順を追って発行してもらおう

雇用証明書は勤め先の人事課、あるいは総務課で発行できますが、完成までに時間がかかることもあります。
必要とわかったら、できる限り早めに依頼するのがベターです。

また、雇用証明書は規定のフォーマットがないため、記載項目をしっかりと確認をしたうえで依頼先の担当部署に伝える必要があります。
最終的に完成した雇用証明書を受け取ったら、抜け漏れがないか、さらに会社の捺印が押してあるかどうかをチェックして、書類不備を防ぎましょう。

雇用証明書の発行をする際は、今回の記事をぜひ参考にしてみてください。