退職相談はメールでも問題ないのでしょうか。
上司に退職の相談をしたいものの、体調不良などの理由から直接会うことが難しく、メールで相談したいと考える人もいるでしょう。
本記事では、メールで退職相談をする際の注意点と例文を紹介しています。
退職の意志をある程度固めており、これから上司へ相談しようとしている人は、参考にしてみてください。
目次
退職相談は直接話すかメールで行う
退職に関する相談は、対面で直接することが一般的です。
しかし、体調不良などで直接会うことが難しい場合などは、メールでの相談も可能です。
直接話して相談する
特別な事情がない場合、退職の相談は、直属の上司に直接会って行いましょう。
他の人に相談したり、特に理由もないのに直接会うことを避けたりすると、上司からの心象を悪くし、後々のトラブルにつながるおそれもあります。
また、直属の上司であれば、業務や人事において、必要な考慮をしてもらえる可能性もあるでしょう。
メールで相談する
退職の相談は直接会って話をするのが一般的ですが、場合によってはメールでの相談も可能です。
例えば、心身の不調により出社が難しいケースなどは、メールで相談しても問題ないでしょう。
メールで相談する際には、直接伝えられないことをお詫びしたうえで本題に入るなど、相手に不快感を与えないような工夫が必要です。
退職相談をメールで送る際の注意点
退職相談メールを送る際の注意点は、以下のとおりです。
- 直属の上司に相談する
- 相談方法としてメールを選んだ理由を伝える
- 相談メールを送るタイミング
- 必要な情報を入れて丁寧な文章を心がける
- 上司への退職相談メールは残しておく
直属の上司に相談する
退職相談のメールを送る相手は、直属の上司です。
自分が退職することで、もっとも大きな影響を受けるのが直属の上司だからです。
また、上司に相談することでアドバイスをもらえて、退職する以外の選択肢が開ける可能性もあります。
一方で直属の上司以外に相談すると、退職意向などが第三者から上司に伝わることで心象を悪くし、円満退職が難しくなるおそれもあるでしょう。
相談方法としてメールを選んだ理由を伝える
メールで退職相談をする場合は、直接会って話せないことを冒頭でお詫びし、その理由を簡潔に伝えましょう。
正当な理由があるのならば、上司からの理解を得られる可能性が高いです。
相談メールを送るタイミング
退職相談メールを送るタイミングにも注意が必要です。
退職する意思を伝えるべき時期は就業規則に規定されていることがあり、一般的には1～3ヵ月前までに申し出をする必要があります。
退職の意思が完全に固まっていない状態で相談するのであれば、それよりも余裕を持つ必要があるため、可能な限り早めに相談してください。
メールを送る時間は基本的に就業時間内が良いですが、もし業務が忙しく時間内に送るのが難しい場合は、休憩時間などを使って送りましょう。
必要な情報を入れて丁寧な文章を心がける
メールの内容には必要な情報を記入し、丁寧な文章を心がけます。
必要な情報とは、何を相談されており、どのようなアドバイスを求められているのかが、相手に伝わる内容のことです。
メールは、直接会って話すよりも内容が伝わりにくく、そっけない印象を与えるため、できるだけ丁寧に書くことが重要です。
また、メールで相談することへのお礼やお詫びなど、相談相手への配慮も忘れないようにしましょう。
上司への退職相談メールは残しておく
退職相談メールの内容は、念のため残しておきましょう。
万が一トラブルに発展した場合に、相談した証拠として有効だからです。
退職をするにしても、しないにしても、トラブル回避のために一定期間はやりとりしたメールを残しておきましょう。
退職相談メールの例文
ここでは、退職相談メールの例文として、以下の3パターンを紹介します。
- 体調不良が理由の場合
- スキルアップが理由の場合
- 家庭の事情が理由の場合
体調不良が理由の場合
体調不良が理由の場合の例文は、以下のとおりです。
本文：
⚪︎⚪︎課長
お疲れ様です。
△△です。
1点ご相談がありメールさせていただきます。
本来なら直接会ってご相談すべきことですが、ご了承いただきたく存じます。
ここ最近、体調不良が続いており、医師から「治療に専念するべきである」との指導がありました。
私自身も治療に専念したい思いと、このまま会社を休み、みなさんにご迷惑をかけ続けるのも申し訳なく思い、退職を検討しております。
メールでのご相談で大変恐縮ですが、退職の許可をいただけますようご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
スキルアップが理由の場合
スキルアップが理由の場合の例文は、以下のとおりです。
本文：
⚪︎⚪︎部長
お疲れ様です。
△△です。
突然で恐れ入りますが、退職の相談をしたくメールさせていただきました。
⚪︎⚪︎部長のスケジュールに空きがなさそうでしたので、第一報がメールになりますことをお詫び申し上げます。
以前より□□□に興味があり、通信教育やインターネットを利用し学び続けてきました。
知り合った社長から「一緒に働かないか」とお誘いをいただいたので、新たにチャレンジをしたいと考えております。
ここまで自分が成長できたのも⚪︎⚪︎部長や部内のメンバーに支えられてきたからであり、心より深く感謝しております。
一緒に働いてきた仲間たちには心苦しくもありますが、ご理解とご了承いただけますと幸いです。
家庭の事情が理由の場合
家庭の事情が理由の場合の例文は、以下のとおりです。
本文：
⚪︎⚪︎所長
お疲れ様です。
△△です。
忙しい時期に大変心苦しい相談で申し訳ありませんが、退職のご相談があり、メールしました。
本来なら会って直接相談すべき事案ですが、メールとなってしまうことを重ねてお詫び申し上げます。
以前からお伝えしておりましたとおり、地元の⚫︎⚫︎県に高齢の両親がおり、脳梗塞を患った父親を母親が介護しております。
しかし、母親の体力もかなり消耗しており、介護を続けることが難しくなってきました。
両親・兄弟と話し合った結果、私が両親のもとに戻り、介護を実施する結論に至りました。
今まで仕事だけでなくプライベートのことまでさまざまな相談にのっていただき、本当にありがとうございました。
新しいプロジェクトが立ち上がったタイミングでご迷惑をおかけしますが、□月に退職させていただきたいと考えております。
⚪︎⚪︎所長はじめ、所員のみなさんにはご迷惑をおかけし恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
退職相談のメールは注意点を押さえて送ろう
退職相談は直接会って話すことが一般的とされていますが、怪我や病気で出社できないなど、特別な事情があるケースにはメールでの相談も可能です。
しかし、メールで送る際には、直接話せないことを謝罪したうえで理由を伝えたり、送るタイミングを考慮したりと、注意すべき点があります。
今回の記事で紹介した注意点や例文を参考にして、適切な退職相談メールを送りましょう。
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