2級キャリア・コンサルティング技能士(国家資格） ／キャリアコンサルタント(国家資格） ／CDA（career development adviser） ／ハラスメント対策認定アドバイザー
【プロフィール】
フリーランスのキャリアコンサルタントとして、高校生から中高年までの幅広い年齢層の就職・転職支援、相談業務に従事。高校や大学での面接指導、職業訓練校や就労移行支援事業所での講師兼キャリアコンサルタント、就職・転職フェアでの相談コーナーにて、求職者を支援。 新卒・中途採用、次世代リーダー選別のアセスメント業務歴25年。適性診断テスト（文章完成法テスト）を用いての人物像把握など、これまで10数社の判定に携わる。
「面接の日程確定メールには返信すべきなの？」「マナーを守ったメールの返信方法は？」などと悩む方は多いでしょう。
面接の日程確定メールには、24時間以内に返信することがマナーです。
また、メールを返信する時間帯や送信方法にもマナーがあります。
守れないとマナー違反となって採用担当者に悪い印象を与え、採用結果に悪影響を及ぼすこともあるでしょう。
本記事では、面接の日程確定メールへの返信の必要性と、返信のマナーを解説します。
例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
目次
面接の日程確定メールには必ず返信しよう
面接の日程確定メールには、返信を欠かさないようにしましょう。
「自分が日程を希望し、企業が了承したから返信は必要ない」と感じている方もいるかもしれません。
しかし、メールに返信がなければマナー違反と受け取られる可能性があります。
送信専用アドレスからのメールであったり、メール本文に「返信不要」とある場合は、メールの返信により企業の手間を増やすことにつながるため返信の必要はありません。
これらの場合に当てはまらなければ、メールを返信したほうが良いでしょう。
面接日程の確定について、企業と自分自身の双方での合意を確認するためにも、メールの返信は必要です。
面接の日程確定メールを送るときの5つのマナー
面接の日程を確定するために送るメールは、重要な意味を持ちます。
面接の日程が決まることで、企業と求職者の双方がスケジュールを調整し、円滑なコミュニケーションの機会へと準備を進めることができます。
面接の日程確定メールに返信するときは、以下の5つのマナーを遵守しなければなりません。
- メールの返信は24時間以内にする
- 早朝・深夜は送信を控える
- まずはお礼を伝える
- 件名や本文は残したまま返信する
- 色文字や太字などの装飾はしない
それぞれについて以下で詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。
メールの返信は24時間以内にする
メールの返信は、24時間以内にするのがマナーです。
相手の時間を尊重するために、できる限り早めに返信するようにしましょう。
特に面接日程確定メールはスケジュールの調整に関わるものであり、早めの返信が求められます。
すぐに返信できない場合は、内容を確認したことや後日あらためて返信する旨を取り急ぎ返信しましょう。
また、事情により24時間以内に返信できなかった場合は、「返信が遅くなり、大変申し訳ございません」と謝罪の言葉を添えたうえで、可能な限り早く返信するのがマナーです。
対応を間違えるとマナーや礼儀に欠ける印象を与え、選考に影響する可能性があるので注意しましょう。
早朝・深夜は送信を控える
メールは、相手が受け取ることを前提としたコミュニケーションツールです。
早朝や深夜のメール送信は、相手に迷惑をかける可能性があります。
早朝や深夜のメールは、相手のプライベートを妨げる可能性もあります。
日中の返信を心がけ、採用担当者が多忙であると考えられる時間帯や休憩時間も控えるなど、できる限りの配慮が必要です。
まずはお礼を伝える
本題である日程調整の件の前に、まずはお礼を伝えましょう。
先にお礼を伝えることで、相手に好印象を与えることができます。
採用担当者は面接の日程を組むために関係各所と連携を取ったり、会場を押さえたりなどしています。
例えば「このたびは面接の日程を調整していただき、ありがとうございます」などと、感謝の気持ちを表現することが大切です。
件名や本文は残したまま返信する
面接の日程確定メールを受信した場合、件名や本文を残したまま返信しましょう。
受け取ったメールの件名と本文を残すことで、お互いにやり取りをスムーズに把握できます。
件名を変更しての返信では、これまでのやり取りを確認できず、手間をかける恐れがあるため避けなければなりません。
相手が確認しやすいように、元のメールの内容を残したまま、適切な返信をすることが重要です。
この際に、件名の冒頭につく「RE:」は残したままで問題ありません。
初めてやり取りをするのか、やり取りしたことがあるのかなどの判断材料となるためです。なお、「RE:元の件名（名前）」のように、件名のあとに自分のフルネームを加えると良いでしょう。
色文字や太字などの装飾はしない
メールの本文に色文字や太字などの装飾をすることは、相手にとって見づらく不快な印象を与えることがあります。
色文字や太字などの装飾は避け、わかりやすくまとめるようにしましょう。
過度な装飾はビジネスメールにはふさわしくありません。
絵文字や顔文字は不適切であり、絵文字はデバイスによっては表示されず、文面が崩れる恐れがあります。
記号を使用する際には「：」や「＝」など、シンプルなものにするのが無難です。
面接日程確定メールに返信する際に必要な6つの項目
面接日程確定メールに返信する際には、以下の6つの項目が必要です。
- 宛先
- 宛名
- あいさつ文
- 本文
- 締めの言葉
- 署名
宛先
「To」には、返信先のアドレスを入れるのが一般的なマナーです。
「cc」はToのアドレスに送ったメールを、受信者以外にも見てほしい場合に入力します。
企業からのメールに合わせて、使い分けるようにしましょう。
宛名
宛名では、面接を受ける企業名や担当者名を正式名称で記載するのがマナーです。
会社名・部署名・役職名・氏名の順に記載し、担当者名がわからない場合は「ご担当者様」と記載しましょう。
また、敬意をもって対応しなければなりません。
（株）や（有）ではなく、株式会社や有限会社など正式名称での記載が必要です。
あいさつ文
宛名の下に1行空白を入れて「お世話になります」「お世話になっております」など、あいさつ文を記載しましょう。
初めてメールする際には「お世話になります」と記載するほうが良いです。
以前に、やり取りのある場合は「お世話になっております」と記載しましょう。
「お世話様です」は、目下の人に使う言葉であるため不適切です。
ビジネスメールで使用する表現は、使い方を間違えると相手に悪い印象を与えるため、気を付けなければなりません。
本文
本文では、面接日程の承諾や日程の変更依頼などを簡潔に記載しましょう。
日程を承諾する場合は、本文であらためて日程を記載すると、企業と自分自身に認識の違いがないことを確認できます。
また、日程の変更を依頼する場合は、求職者から希望日を提示するのがマナーです。
採用担当者の都合に合わせられるように、複数の候補日を記載しましょう。
変更を希望する理由と謝意を丁寧に添えることも大切です。
締めの言葉
文末は短いあいさつで締めましょう。
「お忙しい中面接のお時間をいただけますこと、感謝申し上げます。当日は何卒よろしくお願いいたします」などで締めくくると良いでしょう。
以下の例文を紹介するので、ぜひ参考にしてください。
署名
最後に、署名を入れるのも忘れてはいけません。
署名として、氏名・学校名・電話番号・メールアドレスを入力します。
署名がなければ、誰からのメールなのかすぐに把握できず、採用担当者に手間をとらせることになります。
メールには署名を入れることがビジネスマナーです。
面接日程が確定した際のメール例文
面接日程が確定した際の例文として、以下の2つを紹介します。
- 対面の面接の場合
- Web面接の場合
対面の面接の場合
〇〇株式会社
人事部〇〇（フルネーム）様
お世話になっております。
貴社の求人に応募いたしました〇〇（フルネーム）と申します。
このたびはお忙しいところ、面接の日程を調整していただき、誠にありがとうございました。
以下の日程で伺いますので、よろしくお願いいたします。
日時：〇月〇日（〇）〇時
場所：〇〇室
当日は、何卒よろしくお願いいたします。
ーーーーーーー
〇〇 〇〇（フルネーム）
〇〇大学〇〇学部
e-mail：〇〇
電話番号：〇〇
企業と自分自身の認識のズレを防ぐためにも、確定した日時と場所をあらためて記載します。
日程調整には手間がかかるため、お礼を忘れないようにしましょう。
Web面接の場合
〇〇株式会社
人事部〇〇様（フルネーム）
お世話になっております。
貴社の求人に応募いたしました〇〇（フルネーム）と申します。
このたびはお忙しいところ、Web面接の日程を調整していただき、誠にありがとうございました。
以下の日程でよろしくお願いいたします。
日時：〇月〇日（〇）〇時
アプリのダウンロードは済んでおり、接続テストは無事に終えました。
お忙しい中、面接のお時間をいただけることに感謝いたします。
当日は、何卒よろしくお願いいたします。
ーーーーーーー
〇〇 〇〇（フルネーム）
〇〇大学〇〇学部
e-mail：〇〇
電話番号：〇〇
対面での面接とは異なり「〇〇に伺う」と記載はできません。
「〇の日程でお願いいたします」と記載するのが良いでしょう。
アプリのダウンロードが済んでいることなど、Web面接の準備ができていることを伝えると、良い印象を与えられます。
面接の日程確定メールは24時間以内に返信しよう
面接の日程確定メールは、24時間以内の返信が望ましいです。
適切なマナーを遵守して返信すると、採用担当者に良い印象を与えられるでしょう。
しかし、マナーの遵守ができなければ採用担当者に悪い印象を与えてしまい、採用結果に影響する可能性があります。
メールを作成したら、すぐに送信せず誤字・脱字がないか、正しい敬語やマナーに則った文章になっているか、見やすいレイアウトになっているかなど、必ず読み直してチェックしましょう。
自信のない人は、保護者や社会人の先輩など、第三者にチェックしてもらうのも一つの手です。
本記事で解説したマナーを守って返信しましょう。
例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
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