仕事は一人で行うものではなく、さまざまな人と一緒に行うものです。
相手を尊重し、思いやる気持ちを表しながら働くためには、ビジネスマナーが欠かせません。
今回は、ビジネスマナーとは何か、どのような種類があるのかに加え、ビジネスマナーの学び方なども解説しています。
具体例も合わせて紹介するので、ぜひ参考にしてください。
目次
ビジネスマナーとは何か
ここではまず、ビジネスマナーの基本と必要な理由を紹介します。
ビジネスマナーの基本
ビジネスマナーとは仕事をするうえで必要なマナーのことで、やりとりを円滑にし、相手に不快感を与えないためのものです。
ビジネスマナーには多くの種類があり、企業によっては研修を行い、社員を教育しているところもあります。
ビジネスマナーが適切であることと仕事ができることは同じではありませんが、ビジネスマナーがないと信頼を失ったり、仕事が滞ったりするおそれがあります。
ビジネスマナーはある意味、ビジネスシーンにおける対人関係スキルの一つといえるでしょう。
ビジネスマナーはなぜ必要か
ビジネスマナーが必要な理由は、相手と良好な関係を築き、仕事をスムーズに進めるためです。
適切なビジネスマナーに基づいて行動すると、相手とのコミュニケーションがうまくいき、信頼関係が築けます。
一方で、不適切なビジネスマナーに基づいて行動すると、相手に不快感を与えたり、悪い印象を与えたりすることもあります。
不要なトラブルに巻き込まれたり、仕事が滞ったりするリスクも高まるでしょう。
また、取引先に与える印象がアップすると、会社の業績につながるケースもあります。
ビジネスマナーとは仕事をしていくうえで、必要不可欠なものなのです。
ビジネスマナーの分類
ビジネスマナーは多岐にわたりますが、一般的には、大きく分けて以下の5つの分類があるといわれています。
- 挨拶
- 表情
- 身だしなみ
- 言葉遣い
- 態度
社会生活を送るうえで挨拶は大切なものであり、それはビジネスの世界でも同じです。
仕事では、ハキハキとした元気な挨拶を自分からするようにしましょう。
また、そのときは表情も意識して笑顔を向けることが大切です。
挨拶以外のときも無表情ではなく、相手に笑顔を向けるように心がけましょう。
身だしなみもビジネスマナーの大切なポイントです。
清潔感のある服装やTPOに合った服装をしていないと、第一印象が悪くなってしまいます。
服のシワや靴の汚れに無頓着だと、いい加減な人だと思われるかもしれません。
言葉遣いや態度が悪いと相手の印象が悪くなり、相手から信頼されなくなります。
敬語は相手への心遣いの表れでもあるため、きちんと使えないと相手の不快感につながることもあります。
ビジネスマナーの種類・具体例
ビジネスマナーにはさまざまな種類がありますが、ここでは以下の3つを紹介します。
- 挨拶
- 言葉遣い
- 電話対応
挨拶
人間関係の基本である挨拶は、明るくハキハキと元気に行いましょう。
朝は「おはようございます」、退社時は「おつかれさまでした」などの言葉が適切です。
ポイントは自分から、笑顔で挨拶することです。
また、挨拶の言葉を発したあとには、必要に応じて適切なお辞儀も加えましょう。
お辞儀には、会釈や敬礼、最敬礼などがあり、状況によって使い分けが必要です。
言葉遣い
ビジネスシーンで求められる言葉遣いは、基本的な敬語が軸となります。
尊敬語や謙譲語、丁寧語を、相手や状況に合わせて使いこなしましょう。
目上の人に敬意を表す場合は尊敬語、自分を低くして相手を高める場合は謙譲語を使います。
敬語は社外の人だけではなく、社内の人にも適切に使うように心がけましょう。
敬語が使えれば、自分よりもずっと立場が上の人ともコミュニケーションをはかることができます。
ただし、過剰な敬語は相手に不快感を与えるかもしれないため、へりくだりすぎないことも大切です。
電話対応
社会人になると避けては通れないのが電話対応です。
スマートフォンのチャット機能で文字のやりとりはするけれど電話は苦手、という人でも電話を取らないわけにはいきません。
着信は3コール以内に対応するというルールを設けている会社などもあります。
電話対応では明るい声で好印象を与えるトーンを意識し、正しい話し方をするようにしましょう。
相手の意図を把握できなかったり、自分の意図を伝えられなかったりすると、仕事上トラブルになるリスクもあります。
丁寧に確認しながら話し、ときにはメモを取ることも大切です。
ビジネスマナーがない人のリスク
ビジネスマナーが身についていないと、個人の印象が悪くなるだけではなく、上司や会社のイメージまで悪くなるなど、会社全体に影響を与えます。
自分一人ではなく、他の人にも迷惑をかけてしまうことを、しっかりと意識しなければなりません。
また、相手との良い関係性を築けないことで、仕事が滞ったり、トラブルが起こったりするなど、仕事がスムーズに進まなくなるリスクもあります。
ビジネスマナーは、ただ相手への印象を良くするためだけのものではないのです。
リスク回避のために、その意義をしっかり理解して使えるようになる必要があります。
ビジネスマナーを学ぶにはどうしたら良いのか
ここからは、ビジネスマナーを学ぶためにできることを2つ紹介します。
書籍で学ぶ
ビジネスマナーは、自然と身につくものではありません。
きちんと体系的に理解しないままでは、中途半端なマナーしか覚えられないおそれもあります。
そこで、ビジネスマナーを学ぶには、実地訓練だけではなく、書籍を参考にして習得していくことも有効です。
現在、書店を訪れると、ビジネスマナーに関する書籍が数多く販売されています。
ビジネスマナーを習いに行く時間がない人には、自分のスキマ時間で勉強できる書籍がおすすめです。
研修を受ける
ビジネスマナーの学び方には、研修を受ける方法もあります。
会社によっては、社内研修を実施しているところや、上司らが仕事の一環として指導してくれるところもありますが、なかには最低限だけしか教えてくれないところもあるでしょう。
ビジネスマナーの外部研修では、ビジネスマナーの型だけではなく、その重要性や意義なども一から指導してもらえます。
また、電話対応やアポイントなど、知識だけでは使いこなすのが難しいことも、すぐに実践できるように指導してくれるので安心です。
社会人として適切なビジネスマナーを習得しよう
社会人として多くの人と関わっていくなかで、ビジネスマナーは必要不可欠です。
ビジネスマナーなしでは、新社会人である間は大目に見てもらえても、いずれは立ち行かなくなるでしょう。
この記事では、ビジネスマナーの基本や必要性、種類から、身につけないことのリスクや学び方までを紹介しました。
ビジネスマナーの重要性を理解し、使いこなせるように習得してください。
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